Les interfaces Paie / Gestion des temps et l’impact de la DSN

Un accroissement du nombre d’informations échangées.

Il n’est pas rare qu’un logiciel de paie attende, mensuellement, de son outil de PGT, plus d’une centaine d’éléments variables potentiels par employé….

L’accroissement du nombre d’informations transmises peut d’ailleurs poser quelques contraintes techniques. Ainsi, il n’est pas rare que les contraintes des deux logiciels en la matière soient contradictoires (quelque soit la capacité d’interfaçage des deux logiciels d’ailleurs…).

Le calcul des droits à congés payés en est un bon exemple. En effet, un cas très fréquent est le suivant :

• Le client souhaite que l’outil de Gestion des Temps, (qui est un espace collaboratif en temps réel pour l’employé) réalise le calcul des droits à congés payés. Ce qui lui permet de disposer de cette information de manière prévisionnelle et ainsi de faire des projections…

• Or un certain nombre de logiciels de paie ont, pour des raisons techniques, obligatoirement besoin d’effectuer également ce calcul des droits congés payés.

Par conséquent, ce calcul aurait besoin d’être réalisé par les deux outils. Si nous tenons compte d’une règle immuable en matière de système d’information qui consiste à ne surtout pas faire réaliser deux calculs identiques à deux outils différents (risque de comportements et de résultats différents, dans des choix d’arrondis notamment…), ce qui précède est bien évidemment à éviter.

La résolution de ce type de problème peut vite devenir très complexe…

Des schémas d’interface plus nombreux

Au-delà des schémas classiques :

• Interface mensuelle d’éléments variables (rubrique et événements d’absences) dans le sens PGT -> PAIE
• Interface quotidienne des données des employés dans le sens PAIE -> PGT
• Interface quotidienne d’événement d’absence dans le sens PAIE -> PGT
• …

Une tendance et un nouvel élément viennent modifier la donne actuelle

• L’interface de données des employés

Historiquement, un nouvel employé (ou un nouveau contrat), a toujours été en premier lieu créé dans le logiciel de paie. Les éléments étant ensuite transférés vers le logiciel de PGT par une interface dans le sens PAIE -> PGT.

Or, beaucoup d’établissements (notamment les établissements multi sites disposant d’une paie centralisée), ont besoin d’ajouter le nouvel employé (ou le nouveau contrat) dans le planning,  bien avant l’intégration des éléments dans le logiciel de paie (les informations étant connues en premier lieu par le site et non pas par le siège). Cette tendance fait croitre auprès de beaucoup d’établissements la demande consistant à faire de l’outil de Gestion des Temps, le nouveau point d’entrée des données des employés dans le SIRH.

• Les arrêts de travail

Il n’est pas rare que les absences pour « Arrêt de travail » soient saisies dans le logiciel de Gestion des Temps. Puis, que ces dernières soient ensuite transférées vers le logiciel de paie lors du lancement de l’interface mensuelle d’éléments variables.

Or, avec la mise en place de la DSN, l’outil de paie doit disposer de cette information le plus rapidement possible, afin de transférer ces éléments au point d’entrée de la DSN dans le délai réglementaire. C’est la naissance d’un nouveau schéma d’interface dans le sens PGT ->PAIE. Une interface chargée de transmettre quotidiennement ces éléments vers le logiciel de paie. L’outil de Gestion des Temps  peut devenir alors, dans ce cas précis, le point d’entrée de la saisie de l’ensemble des éléments constituant ces arrêts.

Les interfaces entre Paie et Gestion des Temps ont régulièrement évoluées ces dernières années. Avec l’impact de la DSN, dans le sens PGT > Paie, elles doivent être encore plus performantes, car automatiques et quotidiennes. Les solutions de Gestion des Temps doivent gagner encore en performance afin de fournir des informations toujours plus précises et fiables aux équipes RH.

La société Octime  est un éditeur de progiciel leader en France dans le domaine de la Planification et de la Gestion des Temps de travail, qui capitalise un savoir-faire de plus de 20 ans et qui accompagne des milliers  de structures de toutes tailles (de 5 à 30 000 salariés), dans tous les secteurs d’activité.

Octime intègre les contraintes DSN dans ses interfaces avec les logiciels de paie.

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