Préparez vos entretiens dès aujourd’hui !
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Le mois d’octobre sonne le top départ des entretiens en entreprise… Véritables actes de management, les entretiens annuels et professionnels ne doivent en effet pas être pris à la légère et nécessitent une méticuleuse préparation. Tour d’horizon des bonnes pratiques avec Sophie Mardon, directrice communication et marketing au sein d'Eurécia, l’éditeur toulousain de solutions de gestion RH et management en 100 % web
Intégré au Code du travail par la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale, l’entretien professionnel concerne tous les salariés, qu’ils soient embauchés en CDD ou en CDI, et doit être mené tous les 2 ans à compter du jour de l’embauche. S’il n’est pas obligatoire d’un point de vue légal, l’entretien annuel d’évaluation n’en est pas moins, lui aussi un élément clé de la politique RH de l’entreprise.
Planifier : l’étape obligatoire
« Il est important de commencer à planifier la campagne d’entretiens dès les mois d’octobre-novembre, car pour qu’elle se déroule dans les meilleures conditions, celle-ci doit démarrer par l’entretien de l’ensemble des managers, pour ensuite se décliner au niveau des collaborateurs avec les différents objectifs fixés… », souligne Sophie Mardon. Pour être efficace et pertinent, l’entretien annuel dure en moyenne entre une heure et une heure et demie. Le manager doit donc réfléchir en amont à la période la plus adéquate pour fixer sa série d’entretiens afin d’avoir l’esprit libre et du temps à consacrer à ce moment. Dans tous les cas, les périodes de rush sont à proscrire.
Communiquer sur l’entretien : clé de voûte de la motivation
« Au-delà de l’aspect légal, les entretiens annuels et professionnels sont l’occasion de prendre du temps avec le collaborateur, d’analyser ses objectifs fixés, d’évoquer ses aspirations professionnelles, ses désirs d’évolution au sein de l’entreprise et bien sûr ses besoins en formation », rappelle Sophie Mardon. Essentielle, cette communication ascendante permet ainsi de créer une relation privilégiée entre le collaborateur et son manager. Pour optimiser la mobilisation et l’engagement de l’ensemble de ses collaborateurs, l’entreprise doit communiquer en amont sur les périodes d’entretien, leurs fréquences, et les interlocuteurs. « Il est conseillé de rappeler en interne à quoi servent les entretiens, et les points légaux et plus informels qui y sont abordés », précise la directrice communication et marketing.
Se doter d’un outil pour plus d’efficacité
Si une campagne d’entretiens réalisée manuellement sera chronophage pour les services RH et les managers, il existe aujourd’hui des solutions pour accompagner au mieux les entreprises. « L’outil d’Eurécia permet au responsable RH de créer, de piloter et de suivre l’avancement des campagnes d’entretien », indique Sophie Mardon. Exit le suivi sur tableau Excel et les relances par mails aux managers pour organiser les campagnes d’entretiens ; avec Eurécia, le service RH peut planifier et suivre l’état d’avancement des entretiens des collaborateurs par manager, par équipe. Il met également à disposition du manager et du collaborateur des outils adaptés pour préparer le rendez-vous.