Réussir son entrée dans la DSN, entretien avec le groupe SAMSE

 Françoise Grassa, Directrice des Ressources Humaines et Patrick Metral, Responsable Paie du Groupe SAMSE, ont accepté de partager leurs expériences dans la mise en place de ce projet.

Pouvez-vous nous présenter le Groupe SAMSE en quelques mots ?

Notre société a été créée en 1920. Notre vocation est de distribuer des matériaux de construction et d’outillage au sein de deux filières : la vente aux professionnels, artisans et spécialistes du bâtiment, et la vente aux particuliers par l’intermédiaire de magasins de bricolage. Nous possédons 337 points de vente, un effectif de près de 5 000 personnes et gérons 11 conventions collectives. Nous devons faire face à des contraintes et des complexités administratives particulières puisque nous avons beaucoup de multi-contrats qui répondent à un besoin de saisonnalité au sein de nos magasins.

Pourquoi avoir choisi de devenir client pilote ?

Lorsque Meta4 nous a proposé, au début de l’année 2014, de devenir client pilote, nous avons souhaité y réfléchir puisque nous étions, à cette époque, dans une phase où l’implémentation de la solution nécessitait encore quelques ajustements. En effet, notre situation est un peu particulière car très complexe avec une structure spécifique, un nombre d’établissements et de conventions collectives important. Puis, nous nous sommes dit que ce projet était une opportunité de mieux maîtriser la solution, d’activer un partenariat fort avec Meta4, mais aussi de travailler sur un projet fédérateur pour l’ensemble de nos équipes. De plus, dans le Groupe SAMSE, nous aimons être novateur, anticiper et aller de l’avant !

Quelles difficultés avez-vous rencontrées dans la mise en œuvre du projet ?

Nous sommes finalement entrés dans le dispositif en avril 2014 et les premières phases de test ont débuté au mois de juin. La principale difficulté rencontrée était liée à l’organisation. En effet, au départ, nous n’avions pas mesuré à quel point il était important de revoir notre organisation et nos processus, par exemple intégrer qu’après la clôture de paie, nous ne pouvions plus intervenir sur la DSN. Nous avons donc dû trouver rapidement des solutions. Il est donc important d’adapter son calendrier pour que les données de gestion administrative et de paie soient contrôlées très en amont, et ne pas attendre la clôture de paie.

Comment avez-vous perçu le module DSN et l’accompagnement de Meta4 ?

La prise en main du module s’est faite naturellement. Il est ergonomique et très intuitif. Par ailleurs, ce projet nous aura permis de construire un partenariat fort avec Meta4. Nous avons bénéficié d’un accompagnement de qualité, d’une grande proximité et réactivité de l’équipe R&D qu’il convient de souligner. Le GIP-MDS a également joué un rôle important dans le projet en nous apportant des réponses rapides face aux difficultés rencontrées.

Quels conseils pourriez-vous donner à vos homologues qui n’ont pas encore passé le cap de la DSN ?

Il est important de considérer la DSN comme un projet à part entière car elle va impacter l’organisation et les processus métier. Pour réussir ce virage et obtenir des données fiables, l’anticipation et la rigueur s’imposent, tout comme une bonne coordination entre les services RH, paie et comptabilité.

Quelques mois après la mise en route du projet, quelles sont aujourd’hui vos premières impressions sur la DSN ?

Nous venons d’effectuer nos troisièmes déclarations pour les 18 sociétés que nous gérons. Aujourd’hui, les équipes se sont appropriées le sujet et ont bien pris le rythme. Il est cependant encore trop tôt pour entrevoir un véritable gain de productivité, mais cela devrait être le cas rapidement, avec les signalements d’événements et l’entrée en phase 2 (intégrant les cotisations sociales employeur).