Cinq raisons pour lesquelles il faut dématérialiser la gestion des absences et des congés

• Processus de validation intégré

Exit les feuilles volantes qui voyagent plus que vous ! Lorsqu’un utilisateur dépose un congé, son manager reçoit une alerte email. Grâce au solde et au planning de l’équipe, il décide judicieusement de valider ou refuser cette absence. Une fois qu’une grande partie du travail est faite, vous n’intervenez que si nécessaire. En tant que GRH vous disposez des mêmes informations que le manager, à savoir le planning, mais surtout les soldes des utilisateurs.

• Planning de présence en temps réel

Lors des prises de décisions, il faut pouvoir obtenir des informations claires rapidement. Le planning vous permet en un coup d’œil de voir le taux de présences des équipes et les absences en attente de traitement. C’est la fonctionnalité centrale lorsqu’il s’agit d’avoir une vision globale de l’effectif, notamment pendant les vacances scolaires !

• Autonomie des utilisateurs

C’est LA raison la plus importante ! Pensez à toutes les sollicitations pour connaître le solde, savoir s’il est autorisé ou non de déposer un congé à telle ou telle date, etc. Grâce à ManaTime c’est fini. Ils se connectent eux-mêmes à l’outil et obtiennent toutes les informations voulues sur une page très synthétique.

• Interface avec les collègues de la comptabilité

Le mieux dans ces processus informatisés, c’est qu’une fois le travail de saisie effectué par les utilisateurs et l’absence validée par le manager, il ne reste plus qu’à exporter. Sans aucune autre action, toutes les informations sont importées automatiquement par les gestionnaires de la paye dans leur outil d’édition de bulletins de salaire tels que Sage, Ciel, Cegid, etc.

• Gain de temps significatif

Pour terminer, ces avantages finissent par faire gagner un temps fou ! Vous pourrez enfin vous consacrer aux autres facettes du métier et apporter cette touche de qualité et de rigueur que le temps nous vole trop souvent.

Les directions ont naturellement tendance à vouloir s’attaquer au plus imposant poste de la dématérialisation. La gestion et le suivi des clients, la numérisation des documents fournisseurs sont les premiers auxquels les DSI pensent. Mais quand bien même si les promesses en gain (d’argent ou de temps) sont bien plus fortes, l’investissement l’est tout autant.

Mener un projet de dématérialisation de la gestion des absences est un projet à petite envergure en terme de coûts et d’impact. Après, tous les salariés n’ont que cinq semaines de congés par an, ils n’y sont connectés que ponctuellement.

Pour les gestionnaires des ressources humaines, les gains sont différents. À la différence des utilisateurs classiques, vous utiliserez cet outil chaque jour. Il vous assurera l’aspect gestion des absences définitivement ! Vous n’aurez plus qu’à vous occuper du reste.

ManaTime n’est pas le seul à gérer vos absences. Il existe une dizaine de solutions avec des fonctionnalités similaires sur le fond. Ces logiciels sont édités en France et aux États-Unis, mais ManaTime se distingue par son service client de qualité.

C’est simple une fois inscrit, on est rapidement (et gratuitement) contacté pour l’explication du fonctionnement de ManaTime. Après trente minutes, le compte est configuré et il est possible d’utiliser directement ManaTime pour l’entreprise.

L’important n’est pas tant la solution, mais plutôt la dématérialisation.

Retrouvez le logiciel ManaTime au lien suivant : ManaTime