« Avec Octime nous avons optimisé et uniformisé notre gestion du temps », Franck Guiraud, CMN

Il conserve, restaure et anime près de 100 monuments nationaux ouverts ou en passe de l’être, dont l’abbaye du Mont-Saint-Michel, les châteaux d’Angers et d’Azay-le- Rideau, l’Arc de triomphe… Le CMN a accueilli plus de 9,2 millions de visiteurs en 2015. Il favorise l’ouverture de ces monuments aux publics spécifiques et scolaires. Il valorise le patrimoine avec plus de 100 chantiers de restauration et de conservation lancés ou en cours en 2015 et 34,5 millions d’euros engagés dans la conservation des monuments et des collections. Enfin, avec près de 200 manifestations par an, il est un acteur majeur de la vie culturelle et du développement des territoires. Le CMN s’appuie sur 1400 collaborateurs et son fonctionnement est financé à hauteur de 84 % sur ses ressources propres.

Quelle a été votre démarche concernant la mise en place d’un logiciel de gestion des temps ?

En 2013, la direction générale a souhaité uniformiser les pratiques et garantir le respect de la réglementation en vigueur, tout en responsabilisant les gestionnaires de plannings sur chaque site. Jusque là, nous n’avions pas trouvé « chaussure à nos pieds ». Après une recherche et un appel d’offre, le marché a été attribué à Octime. 2014 a été consacré à la remise à plat de nos pratiques concernant l’organisation du travail, au paramétrage de l’outil et à la mise en place avec nos 10 sites pilotes volontaires en fonction de leur situation (Paris / Province), de leur taille et organisations différentes. A partir de 2015, nous avons déployé massivement l’application sur l’ensemble des sites. En 2017, tous seront opérationnels.

Vous avez travaillé en amont avec l’ensemble des acteurs du projet (DRH, organisations syndicales, responsables de site et agents), qu’en est-il advenu ?

Cela a été bien perçu. En effet, les changements du cadre règlementaire étaient finalement modestes. Nous avons souhaité une base de données unique. Le travail préalable d’organisation a permis d’optimiser les plannings sur les sites, par notamment des changements d’horaires effectués en accord et avec les responsables et les agents. J’estime qu’un outil fiable de gestion des temps est la garantie de l’équité entre les agents !

Comment fonctionnez-vous ?

L’outil est utilisé par l’administration pour l’ensemble du CMN. Sur les sites, les chefs de secteur (accueil, surveillance, jardiniers, animation…) travaillent avec un référent RH qui est en lien avec la DRH et ils font « vivre » les plannings. Un accès est donné aux agents. Nous fonctionnons pour l’instant dans un système Intranet assurant la sécurité. Concrètement, chaque mois, 2 plannings sont adressés à l’administration. Le premier, signé par le responsable du site, certifie le mois N-1. Le second présente le prévisionnel du mois en cours.

Pour tous les sites, monuments et sièges compris, les plannings sont également projetés sur plus d’un an. Deux types de planification sont en place. Une pour les agents en emplois administratifs qui travaillent du lundi au vendredi et une pour les agents en emplois postés qui, par roulement, assurent une activité tous les jours et un weekend sur deux.

Concernant le produit Octime, les retours des utilisateurs sont bons. La prise en main est facile, l’outil est ergonomique et intuitif. Je tiens à souligner les excellentes relations que nous avons avec les intervenants d’Octime depuis la phase projet jusqu’à la hotline qui est très réactive, tout cela nous aide à faire vivre le produit.

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