Digitaliser sa gestion des absences : quels prérequis pour un ROI optimisé ?
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Comment tirer tous les bénéfices d’une gestion digitalisée des congés et des absences au niveau d’une organisation ? Bodet Software, éditeur de solution SIRH depuis plus de 30 ans, revient sur les enjeux majeurs, en vue de choisir et de déployer une solution de gestion des congés/absences qui soit à la fois fluide et efficace. En un mot : optimale !
En cette période de crise sanitaire où le travail à distance s’est généralisé, les entreprises n’ont eu de cesse de se réorganiser. Si certaines ont expressément digitalisé leur processus RH, d’autres ont constaté amèrement que leurs solutions RH, viables par le passé, s’avéraient dans le contexte peu performantes, voire obsolètes.
« Concernant le choix d’une solution de gestion des congés et des absences, le facteur le plus important va être sa conformité à la réglementation et aux conventions légales. L’outil doit impérativement pouvoir traiter les différents types de congés, les motifs d’absences et les différentes pratiques d’entreprises. Mais surtout, les législations autour des absences ne cessent d’évoluer (congé de présence parental, congé de deuil…). L’outil doit donc impérativement être évolutif et pouvoir être paramétré facilement par le gestionnaire RH. En outre, les délais de prévenance et les processus de validation varient d’une entreprise à une autre… En cela l’outil doit permettre de clarifier les modalités d’acquisition des congés, les droits d’absences et le temps imparti pour chacun d’eux en prenant bien en compte, au cas par cas, les conventions ou les accords d’entreprises », explique Claire Cohan, chef de produit Gestion des Temps chez Bodet Software.
Pour gagner en productivité, l’outil doit également être automatisé pour qu’à chaque fin de période, les résultats de suivis d’absences (comptabilisation, retenu, report, solde…), s’imbriquent sans erreur avec les logiciels de paie. Une promesse tenue par Bodet Software sont la solution s’interface avec 130 éditeurs en la matière, soit la quasi-totalité du marché.
Gestion des absences en mode SAAS : pour une expérience collaborateur mobile
En outre la facilitation des demandes et des validations des congés/absences est un élément crucial d’un bon logiciel de gestion RH. En ce sens, la solution doit être collaborative et impliquer tous les acteurs de la chaine, des salariés aux dirigeants en passant par les managers et les gestionnaires RH, afin d’optimiser la démarche.
« Quelles que soient les modalités de travail (présentiel, distanciel, itinérance…), les entreprise, et on le constate d’autant plus aujourd’hui, doivent privilégier le mode SAAS - dans le Cloud - qui vont permettre à n’importe quel collaborateur, d’interagir à distance avec la solution, de son ordinateur de bureau, d’un portable, d’une tablette ou de son smartphone. De ce fait, il faut également viser des outils qui offrent l’opportunité de paramétrer des systèmes de validation différents, qui peuvent se faire en parallèle ou de manières spécifiques pour fluidifier et simplifier l’expérience collaborateur », précise Cédric Lampin, responsable marketing de Bodet Software.
Aussi, ce n’est qu’en tenant compte de ces points d’attention et en étant bien accompagné lors de son déploiement qu’une solution de gestion des absences et des congés présente tout son intérêt. Pour un retour sur investissement maximal, elle doit en effet décharger les gestionnaires RH de tâches administratives fastidieuses, fiabiliser l’envoi des éléments variables de paie et simplifier l’expérience collaborateur, tant auprès des managers que des salariés.