Interview d’Anne Marty, Directrice des Ressources Humaines d’Altiservice, filiale d’Engie

Ce mouvement permanent de personnel (+80 % de l’effectif) complexifie fortement la gestion RH d’une entreprise et nécessite en retour des outils faciles pour leur déploiement.

Utilisatrice d’Octime, vous avez eu une démarche originale pour l’intégrer dans votre circuit d’information RH ?  

Après un diagnostic interne, nous avons constaté que nous n’avions pas d’outil de planification efficace, ni de gestion du temps adapté. L’objectif était double : mettre à disposition des managers un outil de planification efficace et de mieux maîtriser notre masse salariale.

Après la mise en forme d’un cahier des charges, 2 points essentiels sont ressortis. La partie RH pure gérée par l’outil de paye ne convenait plus à nos attentes sur la partie GTA et la planification décentralisée. Il fallait que l’application gère cette partie, qui est pour nous la plus importante et qu’elle serve à construire un budget à long terme. La gestion de la paye découlait jusque-là des éléments saisis localement par nos assistantes RH sur la Paye.

Justement, comment avez-vous procédé ?

Nous avons proposé aux 3 prestataires que nous avons reçus (dont Octime), un challenge qui était d’ailleurs un prérequis obligatoire pour Altiservice : il s’agissait de pouvoir disposer d’une application utilisable facilement par tous les personnels et disponible partout, y compris au pied des remontées mécaniques. L’objectif final étant que les informations remontent jusqu’à la paye. Les équipes Octime ont su être réactives et intégrer nos besoins, adapter l’application et finalement elles ont répondu pleinement à nos demandes.

Est-il difficile de gérer des plannings à distance sur des sites différents ?

Ce n’est pas difficile s’ils sont établis localement par les chefs de secteur qui connaissent leurs équipes et leurs besoins. C’était aussi une manière pour que tous s’approprient l’application. Quand un employé déclare ses heures ou quand le responsable demande des changements pour cause de service, ce sont les personnes sur place qui sont les plus aptes à vérifier et valider ces informations.

D’accord sur le principe, mais en pratique, comment cela se passe ?

D’abord, nous ne pouvions avoir un ordinateur par personne, nous en avons donc mis à disposition, ainsi que des terminaux Octime, mais la vraie différence c’est surtout qu’aujourd’hui tout le monde a un smartphone et que les nouvelles générations l’utilisent en permanence. 
Pour nos collaborateurs, pouvoir consulter leur planning sur leur téléphone est un vrai plus en termes de qualité de vie au travail ; Un exemple : quelqu’un est invité à une sortie par des amis. Il consulte immédiatement son planning pour connaître ses disponibilités, où qu’il soit.
Il s’agit d’une vraie valeur ajoutée et d’une vraie optimisation des tâches RH : par exemple si un collaborateur travaille 30 minutes supplémentaires à la demande de sa hiérarchie, il saisit sa modification d’heure sur Octime, cela envoie un mail à son manager, et si le manager valide, c’est immédiatement intégré dans l’application et au final envoyé en paye. Toute la partie « ressaisie » des équipes RH a disparu.

L’application est également devenue un vecteur de communication dans l’entreprise et cela a provoqué un changement de mentalité. Nos employés étaient attachés à leur entreprise, Octime mobile a renforcé leur appartenance car ils ont accès via Octime (à venir sur Octime Mobile) à tous les documents de l’entreprise (accords, règlements Intérieurs, journal interne…). Ils sont également fiers d’appartenir à une société qui propose un système innovant, qui leur apporte un vrai service et un confort d’utilisation. 
C’est vrai qu’avec l’implication des développeurs d’Octime, nous sommes parmi les premiers à posséder un outil performant et en perpétuelle évolution, avec des options allant jusqu’à l’accès à la documentation RH depuis le mobile.