Mettre en place une Gestion RH moderne et efficace

N°1 du luminaire français, Keria représente aujourd’hui plus de 90 points de vente en France.

Interview de Virginie Bonnoit, Responsable Paie et Administration du personnel.

En 2005, Keria a déployé le progiciel de gestion des temps et des plannings Octime sur l’ensemble de son réseau. Pourquoi ce choix ?

Pour bien comprendre, il faut revenir avant 2005. Les plannings étaient alors établis manuellement, sur papier dans chaque magasin, puis envoyés par fax au siège de Keria à Echirolles, où une personne ressaisissait tous les éléments pour la paie ! Avec l’augmentation du nombre de magasins, cela devenait de plus compliqué. Fastidieux, chronophage et source de nombreuses erreurs ! Sans parler des fax illisibles, perdus, incomplets… Bref, une perte d’énergie pour tout le monde et une personne mobilisée quasiment à plein temps - partie à la retraite en 2005 - sur les liasses de plannings prévisionnels et réels.
Un constat évident : il nous fallait une solution plus adaptée à notre situation pour accompagner le développement de Keria. Notre rencontre avec Octime a été déterminante. L’éditeur de progiciels de gestion des temps nous a mis en relation avec Botanic, un client Octime au profil proche du nôtre, également multi sites. J’ai passé une demi-journée avec la responsable de la paie qui m’a apporté un éclairage d’utilisateur.

Si Octime s’est imposé, c’est aussi parce que le produit fonctionne en lien avec le logiciel de paie SAGE que nous souhaitions continuer à utiliser. La plupart des autres prestataires nous proposaient des solutions intégrées (paie, gestion des carrières, gestion du recrutement…) qui impliquaient de tout révolutionner. Octime s’est finalement avéré être la solution la plus souple, facile à « raccrocher » à l’existant qui fonctionnait très bien et que nous n’avions absolument pas envie de changer !

Comment s’est déroulé le déploiement ?

La première étape - installation d’Octime au siège, formation des utilisateurs et paramétrage - a pris un an environ. Il faut préciser que le paramétrage a été l’occasion de remettre toute l’organisation à plat, en cohérence avec notre convention collective. Ensuite nous avons étendu le déploiement à trois magasins et nous avons lancé les développements spécifiques. Le siège a joué le rôle de hot line durant un an.
Troisième étape : entre juin et décembre 2005, tous les magasins ont basculé progressivement sous Octime. Au début beaucoup de responsables ont continué à faire en parallèle des plannings papiers. Et peu à peu ils se sont habitués à la gestion écran.
Début 2006, l’ensemble a été interfacé à la paie, avec des paramétrages spécifiques : par exemple un système de RTT différent dans les magasins et au siège.

Et la formation ?

Octime a formé le Service RH (4 personnes) et les responsables régionaux des ventes qui ont eux-mêmes transmis la compétence Octime aux responsables de magasins. Individuellement et à l’occasion de réunions collectives en région.

Quel est le cheminement entre le magasin et le siège ? Qui utilise Octime ?

Les magasins ont accès à Octime Web Employés et Octime Web Administrateurs. Dans leur espace personnel, consultable via Octime Web, les vendeurs consultent : leur solde de congés, le nombre de tickets-restaurants acquis, leur planning… Ils font aussi en direct leurs demandes d’absences ou de congés.
Le responsable de magasin utilise Octime Web Employé pour consulter ses propres compteurs et Octime Web Administrateur pour la gestion des plannings de son équipe.
Tout ce qui est en planning de base est rentré par le Siège. Les responsables de magasins ne font que de la mise à jour : saisie des absences, changement d’horaires…
Le Siège a émis le souhait d’une gestion « au jour le jour », aussi les plannings ne sont plus modifiables à J-1. Avant, avec le papier, le planning était parfois rempli seulement à la fin du mois ! Maintenant, avec Octime, s’il y a un oubli, il faut appeler le Siège qui effectue les modifications.

Le retour du terrain ?

Il est très positif, aujourd’hui plus personne ne pourrait se passer d’Octime. Dans les magasins mais aussi côté RH où le progiciel a apporté de la fiabilité et un gain de temps non négligeable reporté sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Il suffit maintenant de jeter un coup d’œil sur un planning pour déceler une anomalie, les codes couleurs sont très utiles. Nous avons résolu la problématique des incidents de présence. Sur un effectif de 500 personnes, avec beaucoup d’entrées/sorties, c’est un « plus » ! Pour moi, Octime a été le catalyseur de la mise en place d’une gestion RH moderne et efficace.

Pour en savoir plus sur Octime : www.octime.com