Paroles d’expert - 6 questions à se poser sur les règles de gestion avant d’implémenter son logiciel de gestion des congés

1. Quels sont vos types de congés ?

« Il est essentiel de s’interroger sur les types de congés et d’absences utilisés au sein de l’entreprise », explique Christophe Pareau. Si l’utilisation des congés payés paraît en effet évidente, qu’en est-il des RTT, congés maternité, ou encore des jours octroyés pour le mariage ou le PACS ? « Les règles et le nombre de jours dédiés à ces évènements exceptionnels variant en fonction de chaque convention collective, il est important de lister les types de congés utiles aux responsables RH et d’en déterminer le nombre », précise le chef de projet. D’autant que l’entreprise peut avoir une multitude d’absences à gérer en fonction du pays ou des pays où sont situées ses filiales.

2. Quels sont vos profils congés ?

Après avoir listé l’ensemble des types d’absence identifiables au sein de l’entreprise, il est également important de prendre en compte le fait que cette liste peut varier en fonction de chaque profil de salariés. Ainsi, selon les entreprises, des cadres peuvent bénéficier de RTT, et les non cadres, non. « Il est donc nécessaire de créer au sein de l’application des profils congés qui seront différents en fonction des statuts des salariés », souligne Christophe Pareau. Une dizaine de profils différents pourra ainsi cohabiter au sein de la même entreprise.

3. Comment gérez-vous les temps partiels ?

Avez-vous des temps partiels et comment parvenez-vous à les gérer ?  « La législation française étant particulièrement complexe au niveau des temps partiels, leur gestion est un critère à ne surtout pas négliger », ajoute le chef de projet.

4. Quels sont vos horaires de travail ?

Etape souvent fastidieuse pour les responsables RH, mais pourtant indispensable : la récupération des horaires de travail pour l’ensemble des salariés de l’entreprise. « En effet, le système a besoin de connaître précisément les horaires de travail théorique de chaque salarié. D’une part quels sont les jours théoriquement travaillés et d’autres part quelles sont les plages horaires », précise Christophe Pareau. Si la tâche s’avérera assez aisée dans une petite entreprise, elle le sera beaucoup moins lorsque cette dernière réunira plusieurs centaines de salariés.

5. Vos salariés ont-ils droit à des récupérations ?

Autre question indispensable pour un paramétrage efficace du logiciel : « Lorsque des salariés de l’entreprise travaillent le week-end par exemple, ont-ils droit à des récupérations ou à des jours de repos compensateurs ?  »

6. Quel est votre circuit de validation pour les congés ?

« Faut-il l’accord du manager et du responsable de service ou uniquement celui du manager ? » Pour le chef de projet d’Eurécia, il est impératif de s’interroger au préalable sur le nombre de niveaux de validations nécessaires lorsqu’un salarié effectue une demande de congés.

« Les responsables RH ne doivent pas sous-estimer le temps nécessaire au paramétrage de l’outil. Si la force du logiciel d’Eurécia réside dans sa simplicité, la réussite de son implémentation ne dépend pas uniquement de l’éditeur. Les règles de gestion doivent être clairement posées et l’outil correctement paramétré afin que l’expérience soit la plus fluide possible », conclut Christophe Pareau.

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