L’expérience collaborateur, un critère de premier ordre dans le choix de sa stratégie SIRH ?

Quels sont les enjeux auxquels sont confrontés les entreprises dans le choix de leur SIRH ? 

Au sein des entreprises, la fonction RH est confrontée à plusieurs enjeux qui orientent le choix de la stratégie de mise en place d’un SIRH.

Elle doit :

• proposer une forte qualité de services sur les activités clés et légales liées au calcul et au versement des payes, à la gestion des temps et activités, à la formalisation des entretiens annuels et professionnels, etc.
• disposer d’une bonne visibilité de l’organisation en termes de ressources humaines et connaitre les postes occupés, les postes clés (stratégiques et opérationnels), les compétences détenues et celles à acquérir pour répondre aux enjeux et ambitions de l’organisation, dans quelle mesure les collaborateurs répondent aux attendus, etc. 
• se doter d’un système d’informations robuste avec des données fiables et des processus structurés constitue donc un enjeu clé dans le choix de son SIRH.

Les salariés, managers et équipes RH doivent pouvoir disposer d’outils permettant de gagner en efficience, en qualité d’accompagnement et de partager facilement des informations aux différents publics concernés.

L’expérience utilisateur, qui se traduit notamment par la facilité d’accéder et de naviguer dans un outil ainsi que d’y trouver et partager les bonnes informations, devient ainsi un critère clé pour favoriser la bonne adoption des outils RH et leur bonne utilisation.

Quels critères prendre en compte dans le choix de son SIRH ?

Le choix d’un SIRH prend en compte plusieurs critères d’ordre fonctionnels, techniques, organisationnels, financiers et d’expérience utilisateur.

On retrouve notamment :

• La capacité à répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise en lien avec sa stratégie RH et de proposer des fonctionnalités avancées et personnalisées selon les utilisateurs ;
• La fiabilité de la solution en termes de robustesse technologique ;
• La capacité à pouvoir s’intégrer aussi facilement que possible dans l’environnement informatique de l’entreprise et dans l’écosystème d’outils existants pour :
  • limiter la complexité dans la gestion des interfaces,
  • favoriser le bon partage des informations entre les systèmes,
  • garantir une meilleure qualité de données ;
• La conformité avec les normes de sécurité informatique et de protection des données des salariés ;
• La facilité de navigation, la lisibilité des informations et le « look & feel » de la plateforme ;
• Le coût des licences du SIRH et les coûts de maintenance applicative une fois le SIRH déployé ;
• Les projets de développement futurs de la solution pour répondre aux besoins des clients et la relation entretenue entre éditeurs et clients utilisateurs.

On constate ainsi que de nombreux critères sont aujourd’hui primordiaux dans le choix d’un SIRH mais dépendent en grande partie du contexte de mise en place de la solution.

La finalité d’un outil RH vise à pouvoir valoriser, structurer et rendre lisible l’offre de services RH de l’entreprise auprès de ses utilisateurs.

Critère primordial de choix d’un SIRH : il a vocation à améliorer l’expérience collaborateur. Il englobe la capacité à améliorer l’expérience générale des utilisateurs d’un point de vue de :

• La navigation,
• La simplicité d’accès à l’outil,
• La lisibilité des informations,
• La capacité à répondre aux besoins administratifs, de développement, ou de gestion RH des collaborateurs.

Quels sont les principaux leviers pour améliorer l’expérience collaborateur dans le cadre de la mise en place d’un SIRH ?

Une grande partie des entreprises disposent depuis quelques années de SIRH leur permettant de gérer les activités administratives et légales au sein de l’organisation ainsi que leurs activités de gestion des talents.

Cependant, les utilisateurs, salariés et managers, ont parfois du mal à percevoir les bénéfices réels de la mise en place de ces solutions. Les principaux écueils portent aujourd’hui sur la complexité d’accès aux outils, au design et à la navigation au sein de la solution, à la capacité à trouver simplement des informations ou à obtenir des réponses à leurs questions en ligne, etc.

Certaines entreprises décident ainsi de renouveler leur stratégie SIRH afin de maintenir un socle administratif robuste tout en y apportant de l’innovation et une optimisation de l’expérience utilisateur. 

Pour cela, plusieurs leviers peuvent être activés : 

• Mettre en place une solution centrale de gestion administrative (module de « Core RH » ou solution de gestion de la Paie) et la mise en place de modules complémentaires sur des domaines RH spécifiques interconnectés avec la solution centrale.
  • Ces solutions complémentaires appelés « best of breed » permettent d’adresser un domaine fonctionnel RH « en profondeur » et de proposer des fonctionnalités de gestion avancée pour les professionnels des RH, pour les managers et pour les salariés et de proposer une expérience utilisateur simplifiée.
  • La majorité des éditeurs de solutions SIRH, qu’il s’agisse de « suite talents » ou de « best of breed  », développent également de nouvelles fonctionnalités et ont de plus en plus recourt à l’intelligence artificielle pour proposer des solutions « intelligentes » qui apprennent de leurs utilisateurs.
  • Par ailleurs, on observe que les feuille de route de déploiement des éditeurs ont tendance à être de plus en plus rapides afin de répondre aux besoins des clients ;
• Limiter le nombre d’accès au SIRH grâce à la possibilité d’accéder via un système d’authentification unique (SSO) ;
• Disposer d’un portail unique permettant de disposer d’un point d’accès unique puis de rediriger au besoin les utilisateurs vers les bonnes applications, de mettre en avant les informations et modules utiles à chaque typologie d’utilisateur ;
• Redesigner les modules SIRH existants pour limiter le nombre de clicks, disposer d’une ergonomie homogène entre les modules, disposer d’écrans épurés pour faciliter la lisibilité du contenu, proposer des contenus personnalisés.

Quelques premiers leviers pouvant être étudiés pour améliorer l’expérience collaborateur et favoriser ainsi la prise de décision dans le choix de la stratégie SIRH.

Pour en savoir plus : 

• Découvrez notre expertise “SIRH et Digital” 
• Consultez notre article : Comment faire un choix sûr et pérenne pour votre SIRH ?