Questions-réponses sur la BDES
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Ce mois-ci, Anne-Lise Castell, juriste-rédactrice aux Editions Tissot, répond à toutes vos questions sur le sujet de la BDES, pour vous éclairer sur son accès, sa mise en place, les règles à appliquer en matière de confidentialité, les informations qui doivent y figurer et leur classement, ainsi que le sort du bilan social, du rapport unique et du rapport de situation comparée
L’accès des représentants du personnel est-il le même qu’ils soient suppléants ou DP ?
La loi parle d’accès de la BDES aux « membres du comité d’entreprise ». Cela semble donc viser les titulaires et les suppléants. Une position confirmée par l’administration dans la circulaire du 18 mars 2014. Elle indique ainsi que les modalités d’accès, d’utilisation et de consultation de la BDES doivent permettre aux élus d’exercer utilement leurs compétences, qu’ils soient titulaires ou suppléants.
Le CHSCT doit-il avoir accès aux mêmes documents que le CE ? Les élus CE et CHSCT ont-ils les mêmes accès ?
La question d’un accès différencié à la BDES selon le type de mandat détenu par le représentant du personnel pose débat et n’a pas été tranchée par la loi ni par les juges. L’article L. 2323-8 du Code du travail indique que la BDES rassemble un ensemble d’informations que l’employeur met à disposition du comité d’entreprise ainsi que du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail. Au vu de cet article on pourrait penser que la loi prévoit un accès libre à l’ensemble des données pour le CE mais aussi le CHSCT. Mais il s’agit uniquement d’une interprétation dans la mesure où la loi n’interdit pas clairement à l’employeur de créer des accès différents selon les types de mandat, et que l’administration ne s’est pas prononcée sur le sujet. Si vous souhaitez ne pas prendre de risque mieux vaut donc éviter de compartimenter.
A noter : la solution BDES Online des Editions Tissot propose un paramétrage par défaut où tout est ouvert aux représentants du personnel, quel que soit leur mandat. Mais les employeurs peuvent s’ils le souhaitent prévoir un accès différencié à la BDES selon les compétences respectives des élus.
Mes RP ne me réclament pas de BDES, ça ne les intéresse pas. Faut-il quand même que j’en mette une en place ?
La mise en place d’une BDES est une obligation légale pour l’employeur. L’entreprise ne peut donc pas se permettre d’en faire l’impasse même si les représentants du personnel n’en semblent pas demandeurs.
L’ensemble de la BDES est-elle confidentielle ?
Non, il n’est pas possible de classer toute la BDES comme confidentielle.Plusieurs décisions de justice ont été rendues sur le caractère confidentiel des informations. En pratique, est considérée comme confidentielle une information dont la divulgation peut nuire à l’intérêt de l’entreprise et qui n’est connue ni du grand public, ni des salariés. En outre, pour se prévaloir de la confidentialité, l’employeur doit :
- justifier, par des éléments objectifs, le caractère confidentiel des informations. C’est-à-dire prouver en quoi elles peuvent nuire aux intérêts légitimes de l’entreprise si elles sont divulguées. Il peut en aller ainsi par exemple des données les plus sensibles figurant dans la BDES telles que les données financières ;
- déclarer l’information comme confidentielle ;
- indiquer la durée de la confidentialité à respecter.
A propos de BDES online, la solution en ligne enricie de contenus : il vous permet de rédiger et mettre en place une charte de confidentialité auprès des utilisateurs. Voir les 15 autres questions/réponses. Rappel : la mise en place de la BDES pour les entreprises de plus de 50 salariés est maintenant obligatoire depuis bientôt 2 ans.