Cinq conseils pour réussir la refonte de son système de paie par Adeline Darnay

1. Convertir les données

Sous-estimée, l’étape de la récupération de données est essentielle. « Pour éviter des erreurs dans le calcul de la paie, il faut être attentif à la qualité des données qui proviennent de l’outil source. Car leur format et leur structure sont amenés à changer d’un système à l’autre. Cela implique de mettre en place les conversions nécessaires », souligne Adeline Darnay, project manager. Ce travail demande plusieurs mois car non seulement chaque champ de texte doit être vérifié, mais toute modification doit être mesurée puisqu’elle peut impacter les outils de SI, reporting, GTA…

2. Créer des synergies avec la DSI

« Un nouvel outil ne peut fonctionner efficacement si l’aspect technique n’a pas été anticipé », rappelle-t-elle. Même si elles n’ont pas les mêmes enjeux, les directions métiers et techniques des entreprises doivent travailler de concert dans la refonte de leur système de paie. « Les équipes en charge de l’architecture technique et de l’infrastructure doivent, par exemple, être associées très tôt au projet puisque ce sont elles qui s’assurent du nombre de données échangées, de la taille des tuyaux, de la qualité du parc informatique… », précise-t-elle.

3. Optimiser les processus RH

Changer d’outil de paie est l’occasion rêvée de réfléchir au bien-fondé de ses processus de contrôle de paie, d’exécution de solde de tout compte, d’édition de contrats de travail… « J’ai récemment accompagné une entreprise, dont les gestionnaires imprimaient tous les bulletins de paie pour les vérifier. Avec leur nouveau système de paie, ils ont pu faire des requêtes de contrôle directement dans l’outil. La simplification de cette action a permis à l’entreprise d’améliorer l’ensemble de son processus »,  illustre la project manager de mc2i Groupe.

4. Accompagner les équipes utilisatrices

Qui dit nouvel outil, dit généralement nouvelles méthodes de travail… Pour que les utilisateurs adhèrent au projet de refonte, mieux vaut ne pas sous-estimer la conduite du changement, nécessaire pour permettre aux gestionnaires de paie de se détacher de leurs habitudes. « La communication ne doit pas non plus être négligée », insiste-t-elle. Des ateliers peuvent, par exemple, être organisés pour expliquer les grandes logiques du projet et les échéances-clés. Bref, pour préparer la transition. Ils doivent évidemment être complétés de formations sur l’utilisation de l’outil.

5. Corréler la paie à l’outil de reporting

Les entreprises ayant un outil de Business Intelligence intégré à leur système de paie doivent être particulièrement attentives aux changements de connecteurs et de formats qu’induit une migration vers un nouvel outil. « Elles doivent s’assurer que la nouvelle solution de paie embarque le module de reporting ou, le cas échéant, prévoir des moyens de le contourner lors de la mise en production », conseille Adeline Darnay. Une étape facilitée lorsque l’outil englobe la gestion administrative et est donc interfacé avec de nombreuses applications (planification, formation, évaluation …)

Aurélie Tachot