Dailymotion dématérialise ses dossiers salariés grâce à Novapost

a initié, en mars 2012, un projet de dématérialisation de ses documents RH. Invitée, début juin, à prendre la parole à l’occasion d’un colloque sur l’externalisation organisé par le club DéciDRH, Emeline Bourgoin, DRH du groupe, a partagé son retour d’expérience.

L’hébergeur français de vidéos a beau être né du digital, il n’a pas toujours été innovant, notamment lorsqu’il s’agissait de stocker les documents RH de ses salariés. « Dans l’un de nos bureaux, nous disposions d’une armoire dans laquelle tous les dossiers papiers de nos collaborateurs étaient rangés. Sans parler des risques de pertes de documents, lorsque notre équipe RH, composée de quatre personnes, souhaitait mettre la main sur un formulaire, elle perdait beaucoup de temps », se souvient Emeline Bourgoin. Pour optimiser ses processus RH et aider son équipe à se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée, la directrice des ressources humaines du groupe a présenté, en janvier 2012, les avantages de la dématérialisation à sa direction. Deux mois après, un projet de dématérialisation était initié avec l’éditeur Novapost, qui commercialise la plateforme PeopleDoc.

Un coffre fort électronique par salarié

Dès qu’elle a obtenu le feu vert de la part de sa hiérarchie, Emeline Bourgoin a recruté une personne pour un mois. Sa mission ? Scanner l’ensemble des informations RH des 200 salariés du groupe. Une réflexion pour déterminer les documents qui allaient être intégrés aux futurs dossiers des salariés a ensuite été menée. La fiche de paie a finalement été l’un des premiers documents à faire l’objet d’une dématérialisation. « Nous avons expliqué à l’ensemble de nos salariés qu’ils allaient disposer, à vie, d’un coffre fort électronique dans lequel tous leurs bulletins de paie seraient stockés. Via des campagnes email et des affichages électroniques sur notre intranet, nous avons valorisé les avantages de ce dispositif, qui permettait, par exemple, à nos collaborateurs de rendre accessibles leurs documents à un ensemble d’acteurs comme des banquiers », raconte la DRH.

Une productivité RH optimisée

Grâce à une communication dédiée, le pure player a rapidement convaincu ses salariés. « A l’issue d’un mois, nous avons obtenu l’adhésion de 61 % d’entre eux », souligne Emeline Bourgoin. Pour autant, si le projet a été bien reçu par les collaborateurs, il a suscité beaucoup de réticences de la part de l’équipe IT. « Leurs doutes quant à la sécurité de la plateforme ont toutefois été levés dès lors qu’ils ont échoué à la cracker », précise-t-elle. Deux ans après le lancement du projet, Dailymotion semble satisfait des bénéfices obtenus. « Lorsqu’ils cherchent un document, nos RH ne perdent plus de temps puisque tous les dossiers du personnel sont organisés de la même façon. L’usage du coffre électronique s’est étendu : aujourd’hui, certains salariés y stockent leurs factures personnelles », illustre-t-elle. Vu le succès, Dailymotion n’envisage aucun retour en arrière : « nous n’avons pas sollicité de société d’archivage : la plupart des documents papiers ont été détruit », conclut-elle.

Aurélie Tachot