Dématérialisation : état des lieux

1 - Dématérialisation RH : des avantages et quelques freins

Plusieurs domaines RH sont concernés par la dématérialisation : la rémunération, le recrutement, la formation, la gestion des talents, l’intégration des nouveaux collaborateurs… Les offres des éditeurs sur le marché sont nombreuses mais quels sont les bénéfices pour les entreprises ? Et existe-t-il encore des freins ?

L’exemple très spécifique du bulletin de paie

2009 marque sans aucun doute un tournant pour la dématérialisation RH. La loi de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures valide l’usage du bulletin de paie électronique en France. « C’est la date qui revient fréquemment dans la bouche des DRH. Beaucoup de communication avait été faite autour de la dématérialisation du bulletin de paie. Mais dans les faits, une minorité d’entreprises ont fait ce choix. Et très fréquemment, les clients réimpriment les bulletins », explique Hélène Mouiche, analyste senior au cabinet d’études Markess.Encore aujourd’hui, des freins existent en ce qui concerne la dématérialisation du bulletin de paie. Rappelons-le, le bulletin de paie électronique demeure le seul document RH qui requiert l’accord du salarié avant d’être dématérialisé. La volonté de la direction ne suffit donc pas face aux craintes des salariés. Pour certains, la perception du toucher papier les rassure encore tandis que la conservation de ce précieux document numérique suscite de nouvelles interrogations, chez les jeunes générations notamment. C’est sans doute pour cette raison que certaines entreprises, adeptes de la dématérialisation RH, proposent de plus en plus à leurs salariés la possibilité d’accéder à un coffre-fort numérique qui leur serait propre et qu’ils pourraient conserver au-delà de leur vie passée dans l’entreprise.

Une dématérialisation de plus en plus généralisée

Malgré ces quelques réticences autour du bulletin de paie, la dématérialisation RH suit une progression grandissante. « Les résistances sont de moins en moins fortes », constate Caroline Panhard, directrice marketing chez Novapost. Les chiffres ne mentent pas. Le carnet de commande de l’éditeur affiche 100 nouveaux clients en 2014 en plus des 150 clients déjà en production.Il faut dire que la dématérialisation concerne aujourd’hui pratiquement tous les pans des ressources humaines. Le bulletin de salaire, la gestion des heures supplémentaires, la gestion des congés, les attestations de frais professionnels au rayon paie. Le contrat de travail, l’avenant, le CV et la lettre de motivation au rayon recrutement. Le DIF, la convocation à une formation, le contenu e-learning pour la partie formation. La présentation de la mutuelle entreprise, la convocation à la visite médicale pour la partie santé. Sans oublier les fiches de poste, les parcours carrière, les certifications, les agréments très souvent accessibles sur l’intranet de l’entreprise.Les avantages sont nombreux : un gain de temps, des coûts réduits, un accès à une information centralisée, une possibilité de suivi à partir de bases de données… Selon Célia Vedovotto, consultante chez Convictions RH, « la dématérialisation facilite la communication des informations. Elle permet au salarié d’avoir une vision plus claire à l’instant T et au manager de passer plus de temps dans l’analyse des documents que dans leur recherche. »

Deux dématérialisations distinctes

Deux dématérialisations sont toutefois à distinguer, comme le rappelle Hélène Mouiche :  « La dématérialisation au sens numérisation de documents et celle déjà nativement électronique par l’intermédiaire du logiciel utilisé dans l’entreprise.  » C’est sur ce dernier aspect que les évolutions sont les plus fortes. Les solutions RH sur le marché proposent de plus en plus ce type de fonctionnalités et de manière de plus en plus poussée. L’éditeur SilkRoad permet ainsi la dématérialisation de l’ensemble du processus d’onboarding. « Le livret d’accueil par exemple représente un coût de 15€ d’impression environ sans compter que certaines sociétés doivent parfois l’envoyer par la poste. De plus en plus, celles qui disposent du produit onboarding chez nous, font le choix du livret en ligne sous la forme d’un site Internet. Le ROI est rapidement important », signale Didier Bichon, vice-président de SilkRoad en Europe. L’éditeur Profilsoft a dématérialisé une grande partie des documents que se transmettent managers, opérationnels et candidats lors du processus de recrutement. «  Les entreprises bénéficient d’une meilleure traçabilité de l’information et d’une meilleure réactivité dans le processus », a pu constater Aurélien Scappe, directeur marketing et commercial chez Profilsoft. À en croire les spécialistes, les bénéfices de la dématérialisation peuvent être tels qu’ils permettraient à la fonction RH d’atteindre une nouvelle dimension de responsabilité dans l’entreprise comme le pense Caroline Panhard : « En passant moins de temps sur des tâches chronophages, la fonction RH peut vraiment améliorer la performance et la productivité de l’entreprise. »

Aurélie Le Caignec

2 - Dématérialisation RH : les tendances du marché

De nombreux acteurs coexistent sur le marché de la dématérialisation. Certains offrent des fonctionnalités RH dématérialisées dans leur domaine de prédilection quand d’autres éditeurs ont fait le choix de la dématérialisation comme spécialisation. Qui sont les grands acteurs de ce marché ? Et quelles sont les demandes des entreprises ?

Deux écoles

En février 2011, le cabinet Markess réalisait une cartographie assez complète des principaux prestataires sur le marché de la dématérialisation RH. On y constatait que deux écoles coexistaient : les fournisseurs spécialistes de la dématérialisation et les fournisseurs spécialistes des RH. Les éditeurs capables d’allier dématérialisation et spécialisation RH sont en réalité peu nombreux. On y compte des acteurs comme Novapost, réellement ancré dans les RH et edocgoup et Primobox, un peu plus généralistes, également capables de dématérialiser un volet comme la facturation. Ces trois éditeurs mettent à disposition des départements RH et de leurs salariés des coffres-forts numériques. Selon Hélène Mouiche, « il existe peu d’acteurs sur le marché de l’archivage numérique.  » Un marché auquel on peut ajouter Digiposte, le service d’archivage de La Poste.

L’ère du numérique

Mais de multiples éditeurs de solutions RH sont aujourd’hui capables de fournir des services de dématérialisation. « Aujourd’hui, plus que dans le format électronique, nous sommes réellement entrés dans l’ère du numérique  », explique Didier Bichon, vice-président de SilkRoad en Europe. C’est donc naturellement que l’éditeur américain a commencé à fournir ce type de services : numérisation de documents RH, usage de la signature électronique, dématérialisation des entretiens individuels, du CV, du contrat de travail…

Une digitalisation plus centralisée

Grâce au développement rapide des solutions en mode SaaS, les entreprises, de toute taille, ont pu se familiariser avec la dématérialisation des processus RH. Aujourd’hui, les grands groupes aspirent à consolider leurs pratiques autour d’une digitalisation plus centralisée et généralisée, à travers une gestion des flux plus maîtrisée. Mais les salariés poussent aussi à un changement de pratiques : « Lors de nos deux dernières études RH, nous avons pu constater que les collaborateurs expriment une réelle envie de poursuivre l’expérience qu’ils ont dans la vie privée au sein de leur vie quotidienne au travail », rapporte Hélène Mouiche.

De moins en moins de barrières

Tous les indicateurs semblent être réunis pour que le marché de la dématérialisation explose dans les mois et les années à venir. «  De plus en plus d’entreprises souhaitent mettre en oeuvre des projets de dématérialisation pour des questions évidentes de coût et de facilitation de pilotage  », explique Célia Vedovotto, consultante chez Convictions RH. Même au niveau de la paie, les barrières tendent à tomber. D’après une étude menée par l’ANDRH début 2013, 70 % des entreprises étaient prêtes à reconsidérer la question de la dématérialisation du bulletin de salaire. Les carnets de commande devraient donc être bien remplis du côté de l’ensemble des éditeurs.

Aurélie Le Caignec

3 - PeopleDoc de Novapost : la seule plateforme globale de dématérialisation destinée aux RH

Editeur SaaS créé en 2008, Novapost s’impose comme le pionnier français de la dématérialisation de documents et process RH. Son offre PeopleDoc comprend désormais 4 modules qui permettent pour la première fois d’accéder à une gestion « zéro papier » de tout l’environnement RH : dossiers salariés, bulletins de paie, contrats, mais également tous les échanges entre ressources humaines, managers et collaborateurs, y compris ceux soumis à signature. Gains de productivité, contrôle des données, conformité réglementaire… gros plan sur les enjeux de la dématérialisation pour la planète RH.

Partenaire de la productivité RH des entreprises

Certes, les logiciels de gestion des RH intègrent parfois à leur offre des fonctionnalités de dématérialisation. Si la démarche va dans le bon sens, elle demeure incomplète et donc insatisfaisante. La preuve : en entreprise, les contrats de travail ou les entretiens annuels sont bien souvent réimprimés pour être signés et archivés dans des armoires. « La plateforme en ligne PeopleDoc complète les process existants et permet enfin de boucler la boucle. Par exemple, la chaîne de production de la paie est dématérialisée de A à Z, jusqu’au dépôt du bulletin dans un coffre-fort numérique » explique Clément Buyse, DG et co-fondateur de Novapost. Tandis qu’il signe près de 80 000 contrats de travail et avenants par an avec ses collaborateurs intermittents, le groupe Canal+ a récemment décidé de dématérialiser cette tâche chronophage et laborieuse. « 8 mois après le lancement de l’opération, plus de 96 % des lettres d’engagement sont signées électroniquement » se félicite  Diane Egloff, responsable paie et SIRH du groupe.

Accessibilité, sécurité, pérennité…

Les solutions PeopleDoc de Novapost permettent d’une part de centraliser et d’archiver les données, et d’autre part de garantir leur accès aux seules personnes habilitées. La confidentialité, ô combien importante en matière de documents RH est donc assurée, tout comme la traçabilité des échanges. PeopleDoc assure en outre une conformité avec les règlementations locales : un véritable atout pour les groupes internationaux. « La sécurité est au cœur de notre démarche aussi bien en termes de technologie que d’hébergement des données. Nous sommes prestataire de confiance d’un tiers des entreprises du CAC 40 » rappelle Clément Buyse. Parmi elles, Eiffage ou Total par exemple.

PeopleAsk : dernière innovation signée Novapost

A l’heure où le salarié se doit d’être traité comme un client, le tout nouveau module PeopleAsk permet de gérer facilement les sollicitations des collaborateurs. « Les  services RH sont bombardés de questions sur leur mutuelle, leurs congés, etc. Notre solution 100 % digitale  structure, automatise et simplifie ces échanges » explique Novapost.  D’une manière générale, le retour sur investissement de la suite PeopleDoc est évalué à moins de 6 mois pour toute entreprise de plus de 500 salariés. « Nous avons mis en place le projet de coffre-fort électronique pour les 25 000 salariés du groupe Décathlon en seulement 1 mois » relate Clément Buyse. Avec 150 clients actifs, Novapost connaît un développement fulgurant. « Nous travaillerons sur 100 nouveaux projets en 2014 contre 60 en 2013  » conclut le fondateur. Signe que la dématérialisation a plus que jamais le vent en poupe dans les RH.

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4 - Dématérialisation RH : les conseils pour réussir

Comme tout projet d’entreprise, la dématérialisation RH doit être menée étape par étape. Par quels questionnements l’entreprise doit-elle passer ? Comment doit-elle gérer la conduite du changement et la phase d’intégration ?

La révision des processus en amont

Avant de se lancer dans une phase de dématérialisation en tant que telle, l’entreprise devra passer par toute une phase de questionnements. Recherche-t-elle la performance ? Doit-elle se concentrer sur des process déjà maîtrisés ou en réviser certains autres ? Quels sont les objectifs de cette dématérialisation ? Car ils peuvent être de différents ordres : homogénéiser les documents, maîtriser l’information, réduire les coûts de traitement dans la partie rémunération… Enfin, « les équipes devront travailler sur des processus de dématérialisation automatisés, qu’ils soient clairement cartographiés tout comme le classement des documents à dématérialiser », décrit Caroline Panhard, directrice marketing chez Novapost. 

La correspondance avec les besoins métiers

Bien qu’en partie mené par la direction RH, le projet de dématérialisation devra se montrer en phase avec les besoins métiers, pour que les opérationnels puissent se les approprier plus facilement lors de la phase de mise en oeuvre. Cela passe par une implication des équipes métiers dès le démarrage du projet.

L’intégration des solutions

L’entreprise devra également se poser la question de l’intégration des solutions déjà existantes et des futures solutions dans le processus de dématérialisation. Les documents pourront-ils être récupérés facilement ? Les solutions communiqueront-elles bien entre elles ? Pour quel coût supplémentaire ? Ces questionnements pourraient constituer un critère parmi d’autres dans le choix de la ou des solutions de dématérialisation.

La sécurisation des données

Tout projet de dématérialisation devrait également comporter un volet sécurisation. Quel degré choisir en fonction des documents ? Comment s’assurer de la confidentialité des données à l’heure du BYOD et de la mobilité des travailleurs ?  Un travail à mener entre DRH et DSI.

La conservation des documents

Certaines entreprises se lançant dans des processus de dématérialisation méconnaissent le contexte juridique et légal. Elles devront pourtant s’assurer de l’intégrité des documents, de leur authenticité et de leur origine. Il pourra être nécessaire à ce moment-là de s’entourer d’une équipe juridique capable de répondre à ce type de questions.

La conduite du changement

Enfin, la conduite du changement ne devra pas être négligée. Dès la phase en amont, des référents pourront être nommés afin de sensibiliser les nouveaux utilisateurs sur le bien fondé de la démarche. Des réunions pourront être programmés. « La simplification doit être un vrai mot d’ordre pour l’entreprise. La dématérialisation doit être perçue auprès des collaborateurs comme un vrai outil et non comme un gadget », conseille Célia Vedovotto, consultante au cabinet Convictions RH. Pour être mieux comprise, elle doit s’inscrire dans un contexte plus global comme dans le cadre d’une démarche de développement durable dans l’entreprise, un projet de dématérialisation généralisée de l’ensemble des documents ou une volonté clairement établie de modernisation des processus RH.

Aurélie Le Caignec

5 - Dématérialisation RH : le cas EY

En à peine deux ans, le cabinet de conseil et d’audit EY (ou Ernst & Young) est arrivé à un degré de dématérialisation particulièrement élevé. Dans une gestion électronique des documents, EY dématérialise directement à la source les documents des collaborateurs. Un système rapidement adopté dans l’entreprise.

En termes de dématérialisation, le cabinet d’envergure internationale EY ne partait pas de zéro. «  Nous avions déjà un système de gestion des absences ainsi qu’un système de facturation dématérialisé », précise la responsable SIRH Sonia Cluzet. La gestion du onboarding et des départs et le processus de recrutement l’étaient également quand le projet de dématérialisation des flux documentaires RH est arrivé. « Si nous nous étions contenté de dématérialiser à partir du document papier, nous aurions continué à générer du papier, à scanner. Nous avons simplement voulu diminuer la création des documents originaux », poursuit-elle.

Une mise en oeuvre rapide

Tout a donc été très vite, tel que le souhaitait EY. La rapidité de mise en oeuvre a d’ailleurs fait partie des critères déterminants à l’heure du choix de la solution deux ans en arrière. En mars 2012, c’est Primobox qui remportait l’appel d’offre pour une première mise en production en décembre 2012. « Le prestataire nous a construit une offre sur mesure. Il a pris l’engagement de nous servir sur tous les plans : la gestion électronique des documents, la gestion des flux et le coffre-fort », énumère Sonia Cluzet. EY a également été séduit par la transversalité de ce spécialiste de la dématérialisation : « Il ajoute de la cohérence interservices », indique la responsable SIRH.

Une liste fournie de documents

Aujourd’hui, pour les collaborateurs, la signature est devenue électronique, le dossier d’accueil, la carte vitale, la carte d’identité sont stockées sur la plateforme d’onboarding, des coffres-forts entreprise et salariés ont été créés afin de recueillir les flux dématérialisés dont le bulletin de paie. Chaque mois, de nouveaux documents sont venus s’ajouter à une liste de plus en plus fournie : contrats de travail, avenants, attestation de garde d’enfant, attestation de travail, demande de télétravail… Bientôt, le certificat d’aptitude de la médecine du travail le sera également.D’après les données recueillies par l’entreprise auprès des collaborateurs, les taux d’adhésion sont très satisfaisants. « Nous bénéficions d’excellents retours. Le meilleur d’entre eux demeure lorsque nous recevons des demandes complémentaires », signale  la DRH Anne-Marie Husser. 40 % des collaborateurs ont également opté pour la dématérialisation de leur bulletin de paie, un taux relativement satisfaisant au regard des freins culturels qui existent encore autour de cette question. Tout le monde y trouve son compte : l’entreprise jouit d’une plus forte attractivité auprès de candidats ravis de pouvoir postuler en quelques clics, les collaborateurs profitent d’un environnement de travail plus confortable et les équipes RH consacrent désormais plus de temps à l’accompagnement et au suivi.

Aurélie Le Caignec