Le CHRU de Nancy dématérialise 12 000 bulletins de paie

Depuis 2014, le CHRU de Nancy est engagé dans un plan de refonte de ses processus soignant, logistique, administratif… À ce titre, les ressources humaines font l’objet de plusieurs chantiers de modernisation. Le dernier en date porte sur la dématérialisation des bulletins de paie. « Jusqu’ici, le mode de distribution des bulletins de paie au format papier était source de dysfonctionnements, pouvait engendrer des pertes de documents et mobilisait des compétences de distribution qui n’étaient pas très à propos et qui empêchaient nos équipes RH de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée », explique Jérôme Malfroy, chef du département RH et affaires sociales.

L’établissement hospitalier, qui édite plus de 12 000 bulletins de paie par mois pour ses propres agents et gère les bulletins de 8000 agents répartis dans 30 établissements partenaires du Grand Est a profité de la loi travail, qui a assoupli les règles en matière de remise du bulletin de paie sous la forme électronique, pour dématérialiser l’envoi et le stockage des bulletins de paie de ses agents.

80 000 euros économisés chaque année

 « Nous avons lancé un appel d’offres en juin 2017 qui a abouti sur une phase de concertation avec l’ensemble des établissements de notre groupement de territoire. Sur la trentaine d’établissements, une dizaine s’est montrée intéressée par le coffre-fort électronique », raconte Jérôme Malfroy. PeopleDoc a été retenu au terme de cet appel d’offres, « pour son interface permettant aux agents d’entreposer, dans un coffre-fort numérique, tous types de documents RH et offrant ainsi l’opportunité à l’entreprise de dématérialiser d’autres processus RH que celui du bulletin de paie, notamment la signature du contrat de travail, l’envoi des décisions administratives de gestion de personnel, la gestion des frais de déplacement, les demandes de formation… », précise-t-il. « L’interfaçage avec l’outil de gestion administratif HR Access et l’outil de paie PH7 était également un critère de choix », ajoute Nadia Thomas, responsable SIRH du CHRU de Nancy.

Depuis que l’établissement a dématérialisé ses bulletins de paie en mai 2019, les équipes RH ont gagné plus d’une demi-journée par mois, qui correspond au temps d’impression et de distribution des fiches de paie. Chaque année, l’établissement pense économiser jusqu’à 80 000 euros via la suppression des coûts d’impression. Le retour sur investissement promet d’être rapide étant donné que la mise en place de la solution a nécessité un investissement de 60 000 euros.

Varier les dispositifs de communication

L’adhésion des agents du CHRU de Nancy envers ce coffre-fort électronique, qu’ils peuvent garder toute leur vie, a été massif. « Sur les 12 000 bulletins de paie que nous éditons, seuls 300 n’ont pas fait l’objet d’une dématérialisation. Nous attribuons ce succès aux dispositifs de communication que nous avons mis en œuvre : les séances d’informations en amphithéâtre, la diffusion interne dans notre journal, les mailings pendant la période critique… », explique Jérôme Malfroy.

L’adhésion au coffre-fort électronique est d’autant plus forte que le centre hospitalier embauche une population hétérogène (agents de services hospitaliers, aide soignants…) qui n’a pas accès aux outils informatiques. « Nous avions identifié 1000 agents qui potentiellement pouvaient être en difficulté. Pour s’adresser à eux, nous avons mis en place des bornes informatiques au sein de kiosques afin que les populations les plus éloignées des outils informatiques puissent ouvrir leur coffre-fort électronique. Nos gestionnaires RH ont également fait preuve de pédagogie et ont été un relai de proximité dans ce projet de transformation », précise-t-il.

Par Aurélie Tachot