Expérience collaborateur : comment sécuriser l’arrivée du candidat retenu en phase de preboarding

Une guerre des talents sans précédent secoue le marché du travail.

Du point de vue d’un candidat, le fait de décrocher un nouveau travail doit rester une expérience galvanisante.  A charge pour le futur employeur d’accompagner cette étape cruciale et de la sécuriser. 

Une expérience collaborateur qui débute comme un parcours d’obstacles

• - Apprendre que sa candidature est retenue,
• réussir le(s) entretien(s),
• passer les tests de personnalité ou les exercices de mise en situation,

les recruteurs peuvent revendiquer les meilleures pratiques de bienveillance du monde, il n’en demeure pas moins que le processus de sélection reste éprouvant du point de vue du candidat. 

Ainsi, à l’annonce de la nouvelle du recrutement :

« Nous avons le plaisir de vous annoncer que vous avez été retenu pour ce poste »,

 il est naturel de se sentir envahi d’émotions fortes et  parfois contradictoires. Avec des interrogations suscitées telles que :

• Mes missions vont-elles me plaire ?
• Comment vais-je être accueilli dans mon nouvel environnement de travail ?
•  Quel genre de management pratique mon nouvel employeur ?
• Quelles valeurs porte-t-il ?
• Comment s’habiller ?
• Où est localisé mon bureau ? D’ailleurs, vais-je disposer d’un bureau individuel ?
• Quels sont les horaires de travail ?
• Où déjeuner à midi ? 

Autant de petites et de grandes préoccupations susceptibles de troubler votre futur salarié à l’approche du jour J et  de sa prise de fonction. 

Il faudra aussi garder en tête que la future recrue prendra ses responsabilités en amont : 

• poser sa démission dans son organisation précédente,
• prévoir un éventuel déménagement,
• convaincre sa famille que la nouvelle expérience professionnelle sera absolument formidable.

Prévenir le risque d’abandon du nouveau recruté avant sa prise de fonction

Les plus assurés décrocheront le téléphone pour poser leurs questions. Mais il faudra trouver le bon interlocuteur dans une organisation encore inconnue. 

Pour les moins assurés, cette période qui sépare la promesse d’embauche du premier jour de travail peut devenir anxiogène, d’autant qu’elle dure en moyenne 90 jours. De quoi faire retomber comme un soufflé l’excitation des premiers instants.

Il ne s’agirait pas que votre nouvelle recrue aille chercher un emploi ailleurs, accepte une contre-offre ou se désiste à la dernière minute en ne se présentant pas lors de son premier jour de travail.  Ce phénomène de « Ghosting » ou de « No show » a déjà été vécu par 83 % des entreprises.

Le preboarding : processus stratégique de sécurisation du recrutement

• Comment accompagner votre futur collaborateur avant même son arrivée dans vos équipes ?
• Comment souffler dès le départ sur la flamme de l’expérience collaborateur ?
• Comment soigner d’entrée de jeu votre marque employeur (vous savez, cette image irrésistible de votre entreprise qui l’a encouragé à postuler et qui pourrait changer d’allure en un post sur Glassdoor) ?

La réponse est claire : soignez votre preboarding.

Cette phase démarre dès l’acceptation de l’offre d’emploi par le candidat et s’échelonne jusqu’au premier jour opérationnel en entreprise. Elle marque la première étape du parcours collaborateur. Nous le savons tous : au travail comme dans la vie, on n’a qu’une seule occasion de faire une première bonne impression.

Des actions concrètes à mettre en place, automatisées par Neocase Employee Journey

La solution Neocase Employee Journey intègre cette première étape dès la signature de la promesse d’embauche.

Déclenché manuellement ou automatiquement si vous disposez d’un logiciel de recrutement, le processus pré-paramétré de preboarding est à personnaliser en fonction de votre organisation. Il vous permettra d’offrir un portail dédié à votre futur employé et un parcours sur mesure en fonction de son profil. 

Premier signe d’appartenance à l’organisation, cette plateforme en ligne et en accès libre-service  (24h/24, 7j/7, depuis n’importe quel terminal) permettra à votre nouveau talent de :

• poser ses questions sans crainte,
• lire des articles sur la culture de l’entreprise,
• communiquer avec les ressources humaines,
• collecter et stocker jusqu’à péremption les documents nécessaires à son dossier administratif,
• générer son contrat de travail ou autre document avancé,
• procéder aux validations d’usage,
• permettre à toutes les parties de signer le contrat de travail par signature électronique.

La commande du matériel sera elle aussi gérée en amont et votre futur employé pourra choisir (qui sait ?) jusqu’à la couleur de sa chaise de bureau !Il/elle pourra recevoir des e-mails personnalisés, tout en étant générés  de manière automatique, afin de lui transmettre les éléments nécessaires pour préparer sereinement son arrivée le jour J :

• un plan d’accès,
• le programme de son premier jour,
• ou toute autre information utile.

Pour en savoir plus, découvrez : Le Guide Parcours Collaborateur, Preboarding & Onboarding en 12 étapes clés