Dématérialisation des entretiens annuels : l’exemple de Pixmania

« A quoi ça sert de dématérialiser les entretiens annuels si ce n’est pas pour le faire mieux, davantage, ni pour optimiser leur suivi ? » s’interroge Alexandre Pachulski, DG Produits de TalentSoft, qui commercialise « TS Evaluation ». Intégré à sa suite de gestion des talents en mode SaaS, ce module a notamment été choisi par le site d’e-commerce Pixmania pour sa campagne française d’entretiens d’évaluation. Destinée aux entreprises de 500 à 5000 employés, cette solution cloud promet une mise en place en 3 mois et une bonne flexibilité internationale.

Ne pas bousculer les habitudes
« L’appropriation de l’outil par les équipes est notre objectif n° 1 » admet Alexandre Pachulski, bien conscient du risque de désamour dont peut faire l’objet l’entretien d’évaluation - déjà souvent perçu comme une contrainte -  lorsqu’il s’informatise. L’éditeur a un parti-pris : reproduire les formulaires existants à l’identique, pour faciliter la conduite du changement. « 70 % des entretiens dématérialisés ont été réalisés cette année, contre 50 % des entretiens papier en 2011 » confirme Sophie Duflos, responsable RH chez Pixmania. De même, plutôt que de substituer les tableaux Excel utilisés jusqu’alors par de nouveaux formats de reporting, TalentSoft propose de les importer tels quels pour les actualiser et les enrichir. « Notre fonctionnalité TalentOffice est un levier de marketing RH. L’enjeu consiste à donner envie aux collaborateurs de s’impliquer » affirme Alexandre Pachulski. Si l’acculturation est encore en cours chez Pixmania, la responsable RH reconnaît que les retours du terrain sont plutôt bons malgré certaines craintes exprimées au départ. « Les salariés savent que leurs souhaits de formations vont être mieux pris en compte » explique-t-elle.

Fluidifier les flux RH
Mobilité interne, recrutement, GPEC… autant de chantiers RH directement impactés par l’entretien annuel. « Désormais, 80 % de notre travail est prémâché : les statistiques nous sautent aux yeux » reconnaît Sophie Duflos qui se félicite de la visibilité globale offerte par l’outil. La solution a également permis à Pixmania d’optimiser d’autres types d’évaluations, comme l’entretien de seconde partie de carrière. L’e-commerçant pourra désormais déployer ses campagnes d’évaluation dans la vingtaine de pays d’Europe dans lesquels il est implanté. « Les règlementations locales sont prises en compte » confirme Sophie Duflos. Le groupe Clarins a également fait le choix de TS Evaluation pour ses campagnes d’entretiens annuels dans 11 pays d’Asie.

Nourrir le référentiel métiers et compétences
« Nous avons pu importer, réactualiser et enrichir notre référentiel théorique » explique Sophie Duflos. La fonctionnalité « Pick and Choose » permet en effet au manager de rajouter par exemple des compétences manquantes sur la fiche de poste du collaborateur, faisant ainsi évoluer en permanence le référentiel au plus près de la réalité terrain. Une option intéressante qui implique toutefois d’avoir une base de métiers et compétences déjà structurée.

Gaëlle Fillion