Intégrer un logiciel GPEC : les clés de la réussite

Avant d’être une longue liste d’outils, la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) est une démarche de gestion anticipative des ressources humaines. Pour être efficace, elle doit donc « accompagner la stratégie globale de l’entreprise », explique Caroline Cidère, directrice de projets au sein d’Amplitude, un  cabinet de conseil lillois spécialisé dans le développement du capital humain.

Avant de jeter son dévolu sur l’un des nombreux logiciels GPEC disponibles sur le marché, il s’agit donc de s’interroger sur les axes stratégiques à développer dans l’entreprise : la fidélisation des salariés, la transmission des compétences, le recrutement en interne… Car tous les logiciels ne proposent pas les mêmes segments.

Analysez vos besoins

Comme pour la réalisation de tout projet, la première étape consiste à identifier, en amont, ses besoins. S’agit-il d’intégrer un logiciel GPEC pour se positionner sur un nouveau marché ? Pour conduire un système de management par la compétence ? Pour répondre à ces questions, il importe de créer un comité de pilotage. « Il peut être composé du DRH, de la direction générale mais aussi des managers de différents services de l’entreprise : commercial, administratif, comptabilité… »

N’oubliez pas d’associer le service informatique de l’entreprise. Il doit également être partie prenante du projet dans la mesure où il assure l’intégration de ces nouveaux outils au SIRH de l’entreprise. Profitez de l’expertise technique de vos informaticiens pour « faire le point sur les outils déjà existants, notamment les fiches de postes, le référentiel de compétences, les entretiens d’évaluation et de se demander ce qu’un logiciel GPEC pourrait apporter en plus à l’entreprise. »

Impliquez tous les acteurs de l’entreprise

« Au premier abord, la GPEC risque d’être considérée comme une surcharge de travail inutile aux yeux des managers… », annonce Caroline Cidère. Pour y remédier, il convient donc de mettre en place un plan de communication à l’égard des managers et des autres salariés. Pour convaincre ces deux cibles des avantages d’un logiciel GPEC, soyez concret. « Il faut expliquer aux managers ce qu’ils peuvent leur apporter au quotidien : un gain de temps et d’énergie, la possibilité de répondre aux aspirations professionnelles de leurs collaborateurs… »

Ensuite, les managers peuvent à leur tout relayer ces informations à leurs collaborateurs. « Il faut le faire de manière formelle, dans le cadre d’une réunion de travail. De même, mieux vaut ne pas effrayer ses collaborateurs avec des termes RH trop techniques… », préconise Caroline Cidère.

Misez sur la transparence et la simplicité

Pour être performant, le logiciel doit être collaboratif. Les données telles que les référentiels emplois-compétences doivent être mises à jour par les managers, les RH mais aussi par les employés. L’objectif est double : rendre les salariés acteurs de leur propre carrière et favoriser le dialogue entre les acteurs de l’entreprise.

Ainsi, la solution informatique ne doit pas représenter un frein au développement de la GPEC. « Préférez les logiciels simples, intuitifs et ergonomiques », insiste Tristan Gibausset, responsable grands comptes au sein de l’éditeur Profilsoft.

Pour réussir son intégration en entreprise, il convient de former, via le e-learning par exemple, les managers et les responsables RH en amont de son déploiement. « Il faut également accompagner les utilisateurs de la solution, généralement durant une journée, afin qu’ils prennent rapidement ces nouveaux outils en main », conclut Tristan Gibausset

Aurélie Tachot