GDF SUEZ dématérialise la gestion de ses dossiers salariés
Le | Externalisation de la paie
L’éditeur Novapost organisait dernièrement un petit-déjeuner dans les salons de l’hôtel George V, avec en vedette PeopleDoc Entreprise, sa solution SaaS de gestion électronique du dossier salarié. Pour l’occasion, GDF SUEZ - qui déploie actuellement le module pour une partie de ses collaborateurs - a témoigné de son expérience à travers la voix de Nicolas Borgel, chef de projet SIRH au sein de la GDF SUEZ IT
Objectif : optimiser l’existant
Au départ, il y a ce constat : malgré un riche écosystème d’outils de gestion RH et un partenariat avec un numériseur, certaines actions menées par les centres de services partagés de GDF SUEZ pour gérer les dossiers salariés restent manuelles. Pour bannir les re-saisies et ainsi gagner en performance, le groupe a récemment décidé de faire appel à la plateforme en ligne PeopleDoc Entreprise. 300 professionnels RH sont concernés par le projet, pour le traitement des dossiers RH de 9 600 collaborateurs sur les quelques 147 200 (effectif 2013) que compte GDF SUEZ. « Une solution d’archivage préexistait, mais elle n’assurait pas la valeur probante des documents ni une confidentialité suffisante. Pour l’accès aux dossiers, il n’y avait pas d’étanchéité possible d’un DRH à l’autre par exemple » explique Nicolas Borgel.
Un socle connecté à l’environnement SIRH
« Notre projet ne se réduit pas à la mise en place de PeopleDoc : nous souhaitons optimiser l’ensemble de notre SIRH à travers une solution globale » précise Nicolas Borgel. La nouvelle plateforme d’archivage est ainsi alimentée automatiquement par le système de paie - pour les documents liés aux promotions ou à la mobilité par exemple -, mais aussi au portail RH ou à l’espace partagé type Sharepoint. L’avantage de PeopleDoc ? « C’est une solution dédiée aux RH, qui permet un classement de 70 types de documents RH différents. Un système standard d’archivage permettait de bénéficier de plus de volume, mais dans le cadre d’un plan de classement bien plus restreint » observe Nicolas Borgel. Si le montant des gains escomptés par la mise en place de PeopleDoc n’a pas été dévoilé, GDF SUEZ entend économiser sur les frais d’édition, d’impression et d’affranchissement, mais aussi au travers une meilleure organisation. En revanche, les documents papiers constitutifs des dossiers salariés continueront à être stockés par un prestataire extérieur puisque le groupe ne prévoit pas (encore) de s’affranchir de l’archivage physique.
6 mois de mise en place
« On pourrait s’étonner de la rapidité du déploiement » reconnaît le chef de projet GDF SUEZ. Lancé en octobre dernier avec les phases d’étude et de contractualisation, la plateforme devrait être opérationnelle en mai prochain, au terme d’une double étape de recettes techniques et métiers, d’un audit de sécurité et d’une phase de formation des gestionnaires RH. « Nous avons déjà travaillé près de 200 fois sur ce type de projets » souligne Clément Buyse, DG de Novapost pour justifier de sa méthodologie millimétrée. « Il faut se donner les moyens de ses ambitions » admet toutefois Nicolas Borgel qui a mobilisé autour de lui des parties-prenantes au sein de 17 divisions du groupe pour mener à bien le chantier. Et GDF SUEZ ne compte vraisemblablement pas en rester là, puisque un projet de dématérialisation des bulletins de paie est également en cours.
Gaëlle Fillion