PeopleDoc Entreprise facilite la dématérialisation des dossiers salariés

Permettre aux professionnels RH d’atteindre zéro papier dans leur gestion : telle est la promesse de Novapost, une société née en septembre 2007 et spécialisée dans la dématérialisation du bulletin de salaire et des documents RH. « La gestion des dossiers est une source de contrainte pour les professionnels RH : aujourd’hui, des documents électroniques cohabitent avec des documents papiers, les centres de services partagés ne permettent pas de stocker des documents ayant un niveau de confidentialité élevé, les armoires RH sont onéreuses car leur paramétrage est élevé… », constate Benjamin Cadars, responsable des offres chez Novapost. Au travers de sa solution en mode cloud PeopleDoc Entreprise, brique d’un ensemble de quatre modules couvrant un large périmètre RH, l’éditeur français, promue par l’entrepreneur Pierre Kosciusko-Morizet, propose aux moyennes et grandes entreprises de miser sur la dématérialisation et de centraliser leurs dossiers salariés (contrats de travail, bulletins de paie, entretiens annuels, relevés de temps et d’activité…) au sein d’une plateforme unique de gestion documentaire. « Tous les documents générés par le salarié, le SIRH ou les professionnels RH eux-mêmes sont regroupés au sein d’un seul espace. La solution, qui a été lancée en 2011, est conçue autour d’un coffre fort électronique, permettant aux entreprises de garantir un archivage pérenne et fiable des informations », précise-t-il.

Un archivage simple et automatisé

Pour permettre aux gestionnaires RH de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, Novapost s’est concentré sur des fonctionnalités leur permettant d’optimiser leur temps. « Des dossiers pré-établis avec des règles de tri automatisées leur offrent un cadre de gestion et une facilité de recherche de documents. Ils ont, par ailleurs, la possibilité d’agréger des documents de plusieurs canaux : l’email, via un scanner en ligne… », explique Benjamin Cadars. Une bannette commune par thèmes (arrêt maladie, embauche…) permet de confier aux membres de l’équipe RH, des documents à traiter et de les relancer via un système de rappel. Grâce à un outil de reporting, les recruteurs peuvent également être informés, en temps réel, du niveau de complétude des dossiers salariés. Des accès restreints en fonction des postes dans l’entreprise (managers, RH, responsables paie…), du profil de salarié et du type de documents permettent, enfin, de partager des informations en toute confidentialité. Pour faciliter le déploiement de son module PeopleDoc Entreprise, l’éditeur Novapost, qui dénombre 150 clients dont Vinci Energies et Schneider Electric et qui gère plus de 50 millions de documents RH par an, a signé une dizaine de partenariats avec des acteurs éprouvés du SIRH. « Des groupes comme Sage, HR Access et Meta4 intègrent ou revendent nos solutions à leurs clients », illustre le responsable des offres de l’éditeur, qui parvient, depuis trois ans, à doubler son chiffre d’affaires chaque année.

Aurélie Tachot