Les cinq questions à se poser avant de dématérialiser

Les doutes à lever avant de se lancer.

1. Faut-il faire le ménage avant la reprise de l’historique ?

Par manque de temps, les entreprises choisissent de scanner l’ensemble de leurs documents RH plutôt que de procéder à un tri. Et pour cause : cette sélection implique de jeter des formulaires. « Une responsabilité difficile à endosser en interne », explique Gérard Pietrement, président du cabinet Danaé, dans le cadre de la matinale organisée par Gestform. Afin de réduire les coûts de reprise de l’historique mais aussi de stockage, il est conseillé de confier à un gestionnaire RH la mission de classer les dossiers. « Cette étape peut permettre aux entreprises d’améliorer la recherche dans leur outil de gestion électronique de documents. »

2. La reprise de l’historique peut-elle être externalisée ?

La tâche étant parfois gargantuesque, certaines entreprises se tournent vers un prestataire pour externaliser la reprise de leur historique. Une décision qui n’est pas sans risque, pour Gérard Pietrement, qui cite notamment « une perte de document, une mauvaise maîtrise de la confidentialité, un manque d’expertise RH… » Comme la reprise de l’historique nécessite un travail de plusieurs mois, il est toutefois possible de trouver un compromis : garder en interne le traitement des documents des populations à risque comme le Comité de Direction, par exemple.

3. Quelles sont les durées de conservation optimales ?

Pour répondre à cette question, il faut à la fois se plonger dans le Code du Travail, le Code Pénal et le Code Civil, qui fixent les durées légales. Le dossier disciplinaire se conserve 3 ans maximum. Quant aux documents relatifs à la gestion des temps et des activités, un an suffit. Les éléments liés à la paie doivent, quant à eux, être gardés cinq ans minimum. Pour éviter tout contentieux, « la tendance est toutefois de conserver les données RH bien au-delà des délais légaux, via, par exemple, la mise en place de coffres forts numériques, accessibles à vie », remarque Gérard Pietrement.

4. Faut-il faire une déclaration à la CNIL ?

Cela dépend si les données sont déjà présentes dans le SIRH. Si elles le sont, « il n’est pas nécessaire de faire une déclaration, les informations ayant déjà été déclarées », explique Stéphane Leriche, avocat associé au sein de Bird & Bird. Dans le cas où les données proviennent de source papier, une déclaration est nécessaire « afin de préciser la destination et l’usage », indique-t-il. A noter que si la loi impose cette démarche auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), « dans les faits, c’est rarement le cas… », regrette l’avocat.

5. Peut-on attendre un retour sur investissement ?

La réponse est oui. Toutefois, « le R.O.I est difficilement mesurable », prévient Gérard Pietrement. Celui-ci dépend du degré d’externalisation choisi, de l’organisation de l’entreprise et de la technologie de dématérialisation choisie (workflow, GED, EDI…). L’un des premiers bénéfices qu’une entreprise est en droit d’attendre est toutefois le gain de temps. A cela s’ajoutent une réduction des coûts immobiliers liés à l’archivage, une baisse des coûts de fourniture (papier, encre…), une amélioration de l’image de l’entreprise (qui gagne en réactivité) et une réduction des risques d’erreurs.

Aurélie Tachot