Entretiens professionnels : profiter des obligations pour faire évoluer son management

Automatiser l’organisation des campagnes d’entretiens pour lever le frein au développement des compétences

Bien que la sanction soit sévère (3000 € sur le compte CPF de chaque collaborateur pour qui l’obligation n’aurait pas été respectée), elle ne doit pas être la seule motivation à réaliser cet entretien, ni les autres types d’entretiens professionnels du reste.

Or, dans les faits, si les campagnes d’entretiens professionnels sont plus ou moins régulièrement réalisées, si elles souvent fusionnées avec la campagne d’entretien d’évaluation, c’est que son organisation est aussi pénible que chronophage.

Passer 3 mois à les préparer, les planifier, les suivre pour ne pas récupérer la moitié des grilles complétées est de nature à en décourager plus d’un. D’autant que les managers, comme les collaborateurs n’y voient pas non plus grand intérêt et se prêtent à ce rendez-vous sans grand enthousiasme. En se débarrassant de la lourdeur de ce processus, les entreprises lèvent un premier frein à la mise en place d’une politique managériale tournée vers la performance et l’épanouissement professionnel de leurs collaborateurs.

Est-ce qu’un outil de gestion des campagnes soulage les DRH et les managers des tâches pénibles comme retrouver les synthèses des entretiens précédents ou relancer les retardataires ? Certainement. Mais il doit surtout donner l’occasion d’améliorer ses méthodes de management. En d’autres termes, il doit créer les conditions favorables à une meilleure qualité d’entretiens.

Pour que ces rendez-vous managériaux soient à la hauteur de ce que sont en droits d’attendre les collaborateurs (managers inclus), ils doivent avoir lieu plus régulièrement et n’aborder qu’un seul sujet à la fois.

Les sujets qu’il faut aborder dans vos entretiens pour qu’ils soient efficaces

L’entretien professionnel

Peu d’entreprises le pratiquent correctement mais l’entretien professionnel ne s’adresse pas uniquement aux salariés en poste depuis plus deux ans, il s’applique également aux collaborateurs en reprise d’activité après un congé ou un arrêt de longue durée comme :

• un congé sabbatique ;
• un congé parental;
• un congé maternité ;
• un arrêt maladie.

Ils servent à faire un point d’étape dans la carrière des collaborateurs et à évaluer leurs besoins en formation pour pouvoir progresser.

Idéalement, on y aborde les formations et les actions RH dont a bénéficié le collaborateur au cours des deux dernières années, les compétences acquises ou à acquérir ainsi que les projets, postes ou missions sur lesquels il peut se positionner.

L’entretien d’évaluation

Inventaire des compétences, revue de l’atteinte des objectifs, fixation de nouveaux challenges, feedbacks, demandes de mutation, souhaits de formation, rémunération etc. Parce que l’organisation de campagnes est un chantier trop chronophage, les entreprises profitent souvent de l’entretien annuel pour traiter tous les sujets concernant le collaborateur.

Conséquence inévitable, les entretiens sont trop longs à préparer, mal vécus par les managers comme par les collaborateurs, et impossible à analyser par les responsables des RH, censées proposer des actions correctrices.

L’entretien d’évaluation est avant tout un temps d’échange libre et constructif entre un collaborateur et son manager et ne doit donc aborder qu’un seul sujet : celui du développement du collaborateur dans l’entreprise et sur les perspectives à lui offrir.

La revue des objectifs

Au projet, au semestre ou au trimestre, les revues d’objectifs nécessitent une plus grande fréquence que l’entretien annuel. Ces points permettent d’aligner les contributions individuelles avec la vision stratégique de l’entreprise. Les équipes sont ainsi plus à même d’identifier si elles travaillent sur des chantiers importants.

Généralement, cet entretien se divise en trois temps. Il débute par l’inventaire des objectifs précédents en précisant leur niveau d’achèvement. C’est aussi le moment de faire part des difficultés rencontrées pour l’atteindre si les feed-backs réguliers ne font pas parties de la culture managériale de l’entreprise.

L’échange se poursuit sur la fixation des objectifs à venir. Plusieurs méthodes existent pour guider et faciliter la description des objectifs par le manager, comme la méthode SMART, ou encore celle dite des OKR (Objective Key Results), popularisée par les géants de la Silicon Valley.

Une autre approche consiste utiliser des paliers par défaut à 75 %, 100 % et 125 %, pour aider le manager à être plus spécifique dans sa description. On sait mieux ce qu’il faut atteindre une fois qu’on a défini le moment où l’on dépasse l’objectif.

En conclusion, pourquoi se limiter aux entretiens obligatoires prévus par la loi quand vous pourriez multiplier les occasions de recueillir du feedback, de s’assurer que vos collaborateurs sont satisfaits de leurs missions, vivent sereinement leur retour de congés maladie et atteignent leurs objectifs ?

Pour aller plus loin et rendre vos campagnes d’entretiens efficaces, voici 10 conseils accessibles en cliquant sur le lien suivant :
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