AG2R réduit de 30 % la gestion de la formation
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Il y a deux ans, AG2R La Mondiale a lancé un vaste chantier : automatiser la gestion administrative de son activité formation. Plutôt que de choisir l’outsourcing, le groupe a implémenté une solution éditée par Place de la Formation. Un pari plutôt réussi : à défaut de réaliser des économies, l’entreprise a réduit de 30 % le temps dédié à la gestion administrative
Envoi des convocations, organisation des sessions de formation, gestion des factures… L’activité formation regorge de tâches administratives chronophages qu’il est désormais facile d’automatiser, grâce au digital. En pleine phase de transformation, le groupe AG2R La Mondiale a fait le choix d’implémenter une solution dédiée - TMS, éditée par Place de la Formation - pour répondre à cet enjeu. ʺNous évoluons dans un secteur qui se consolide : suite au rapprochement avec Reunica, nous sommes par exemple passé à 11 000 collaborateurs, ce qui a eu pour conséquence d’augmenter le nombre d’actions de formationʺ, explique Pierre Bal, ancien directeur de formation d’AG2R La Mondiale. La formation est d’autant plus stratégique que le groupe jongle avec un nombre vertigineux de réglementations, sur la protection client, la lutte contre le blanchiment, le RGPD… Conjugués à une tendance forte - les actions de formations sont plus courtes, donc plus fréquentes - ces facteurs augmentaient jusqu’ici considérablement le volume de travail de l’activité formation du groupe.
Aucune facture à gérer
En cherchant des leviers de productivité, AG2R La Mondiale s’est donc tourné vers plusieurs éditeurs. ʺNous avons expérimenté l’outil de Place de la Formation entre juillet et novembre 2016, sur la partie mise en œuvre de la formation. Nos priorités portaient sur la partie administrative : avoir moins de factures à gérer, de ne pas avoir à relancer les organismes de formation pour récolter les feuilles d’émargement… Nous avons ensuite débuté le partenariat dans la fouléeʺ, explique Pierre Bal. L’implémentation de l’outil TMS a été réalisée en trois étapes. La mise en œuvre de la formation, c’est-à-dire la partie purement logistique, a d’abord été concernée. L’arbitrage sur le financement des actions puis, quelques semaines après, le recueil des besoins de formation auprès des directions métiers du groupe ont ensuite été automatisés. Grâce à cette approche, AG2R La Mondiale a gagné un temps précieux. ʺNous estimons à 30 % le temps que nos assistantes de formation ont gagné. Elles se consacrent désormais à des tâches où les attentes sont fortes : l’interlocution avec les directions métiers, l’ingénierie pédagogique, l’évaluation et les contrôles…ʺ, illustre-t-il.
Des obstacles à surmonter !
AG2R La Mondiale a rencontré quelques difficultés dans la conduite du changement, suite à l’implémentation de TMS. L’équipe formation, composée de 35 collaborateurs, a eu besoin d’être accompagnée. Certains salariés l’ayant vécu comme ʺune perte de pouvoirʺ. La transition entre les précédents processus et les nouveaux a également été complexe. ʺL’outil de Place de la Formation a été interfacé à notre ERP, HR Access, à qui nous avons progressivement ôté l’activité formation, mais qui reste notre référentiel (collaborateurs, temps boudget). La co-existence des outils a toutefois été complexe : nous avons rencontré des problèmes de codification, de paramétrage, de vocabulaire…ʺ En s’outillant, AG2R La Mondiale, qui consacre plus de 5 % de sa masse salariale à la formation, n’a pas réalisé d’économies importantes sur l’achat des formations. ʺNous avions déjà plusieurs contrats cadres négociés, donc des prix remisés sur les formations. Par ailleurs, nous avons conservé la plupart de nos organismes de formation habituels. Implémenter la solution n’a apporté que peu d’économies supplémentaires en achat direct. Ce n’était pas un objectifʺ, conclut Pierre Bal.
Aurélie Tachot