Guide pratique - Gestion de la formation : Do’s and Don’ts
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Optimisation des coûts, parcours individualisés, effectifs de plus en plus importants, développement des compétences clés… Les services Formation doivent faire face à de plus en plus d’exigences. Quelles sont les bonnes idées et les erreurs à éviter ?
Don’ts
Avoir une vision à court terme
Prenez garde à ne pas vous précipiter en achetant un outil qui ne correspondrait qu’à vos besoins du moment sans vous projeter dans l’avenir. Investissez dans un outil durable avec un éditeur pérenne. « Il faut avoir une vision dynamique du sujet et penser à plus longue échéance car la réglementation évolue beaucoup, conseille Stéphane Pineau, PDG de Training Orchestra, éditeur de solutions de gestion de la formation. Mais il faut également penser aux évolutions techniques et technologiques. Veillez donc à avoir la garantie contractuelle de l’éditeur que votre version migrera vers les nouvelles. »
Ne pas aller chercher les financements auxquels vous avez droit
Un conseil qui s’adresse plutôt ici aux PME. Beaucoup de petites entreprises ne récupèrent pas leur budget formation auprès de leur OPCA. Pensez y !
Se laisser déborder par la réglementation légale
« La France possède la réglementation la plus complexe du monde en matière de formation, constate Stéphane Pineau. Il faut avoir un expert ès formation pour réussir la gestion du processus. » Maitriser l’impact du droit du travail et les aspects législatifs sont des fondamentaux auxquels vous ne pourrez déroger. Pour autant, veiller à sécuriser les processus légaux et réglementaires ne doit pas vous faire oublier tout le reste.
Do’s
Piloter son budget
Les DRH ont une grosse pression financière : former toujours plus et mieux avec des budgets serrés. « Ne jamais perdre de vue où je suis et où je vais. Avoir un budget prévisionnel et le suivre en temps réel grâce à des indicateurs », conseille Stéphane Pineau. Les projets de mutualisation, entre filiales par exemple, permettent également des économies.
Bien connaître le métier
Car c’est plus important que de bien connaître l’outil. Il faut savoir identifier les besoins de formation, y répondre et sécuriser le processus légal. « Avoir une idée claire de son organisation est essentielle, souligne Stéphane Pineau. Quel est le rôle de chacun ? Forme-t-on en faisant appel à ressources internes ou externes ? »
Le choix d’un SIRH
Demandes et validations de formations, indicateurs de pilotage et d’alerte de remplissage des sessions, historique des formations suivies… Aujourd’hui, les logiciels couvrent l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à la gestion de la formation. « Nos outils sont pensés comme des outils d’aide à la décision et de structuration juridique, dans la mesure où ils intègrent la réglementation française, explique le PDG de Training Orchestra. C’est à la fois une expertise embarquée et un outil qui permet de se structurer. » Au-delà de 500 salariés, il est préférable d’utiliser un logiciel de gestion de formation, et dès 2 000 collaborateurs, il devient incontournable.
Magali Morel