Comment réussir la dématérialisation des bulletins de paie ?

Accepter les projets hybrides

C’est bien connu : les Français n’aiment pas le changement. Véridique ou non, ce constat explique en partie pourquoi l’Hexagone affiche un retard important sur le sujet de la dématérialisation des bulletins de paie. Au vu de ces éléments, Nadia Amal, chef de produits RH chez Docapost, recommande aux professionnels RH de ne pas faire une croix définitive sur le format papier. « Il est préférable d’accepter que le projet soit hybride, plutôt que d’aller, du jour au lendemain, vers le tout dématérialisé », explique-t-elle. « Chi va piano va sano », selon la maxime italienne.

Laisser le choix aux collaborateurs

Puisqu’en entreprise, il subsiste toujours des irréductibles du papier, mieux vaut laisser les salariés choisir le canal par lequel ils souhaitent recevoir leurs bulletins de paie : la lettre ou le coffre fort numérique. Pour obtenir une adhésion suffisante, Nadia Amal suggère d’être dirigiste. « La méthode la plus efficace consiste à annoncer à ses salariés qu’à partir de telle date, les bulletins de paie seront dématérialisés et qu’il leur suffit de le faire savoir s’ils le refusent », indique-t-elle. En d’autres termes : instaurer une nouvelle méthode, tout en laissant une porte de sortie.

Expliquer les avantages de la dématérialisation

Pour bon nombre d’individus, la dématérialisation est un sujet nouveau, voire abstrait ! Pour que la transition se passe le mieux possible, l’entreprise a tout intérêt à expliquer, en amont du projet, les bénéfices collectifs et individuels que la pratique peut apporter, à coup d’opérations de communication et de campagnes d’emailing. L’argument qui fait mouche ? « Expliquer, qu’au sein d’un coffre fort numérique, les salariés peuvent stocker d’autres documents que leur bulletin de paie, notamment leurs factures, et ce bien au-delà de leur vie passée dans l’entreprise », confie-t-elle.

S’assurer de la sécurité des données

Certes, depuis mai 2009, le gouvernement autorise les entreprises à digitaliser les bulletins de paie. Mais cela ne signifie pas qu’il faut mener ce projet les yeux fermés. Les questions liées à la sécurité des données doivent donc avoir leur place dans les conversations des DRH et des DSI. Notamment celle-ci : comment s’assurer de la confidentialité des données hébergées, à l’heure du « Bring Your Own Device » ? Nadia Amal a un début de réponse. « Privilégier les prestataires certifiés qui sont des tiers de confiance et qui respectent les normes ISO qui font références sur le marché », précise-t-elle.

Considérer le projet comme un point de départ

La digitalisation s’accélère… et est inévitable. Pourquoi ne pas profiter de ce premier pas vers la dématérialisation pour remettre à plat l’ensemble des processus RH de l’entreprise ? « La dématérialisation des bulletins de paie peut s’intégrer dans une stratégie plus globale, en lien avec la responsabilité sociale », confirme la chef de produits de Docapost. Abordé de cette manière, ce vaste chantier de modernisation obtiendra plus volontiers l’appui des équipes du terrain. En particulier s’il s’inscrit dans une vraie logique de choc de simplification.

Aurélie Tachot