Dématérialisation RH : les expériences réussies de BPCE et IBM

La dématérialisation des processus RH continue d’agiter les esprits des responsables paie. Si ce dispositif est au cœur de leurs préoccupations, c’est qu’il offre plusieurs avantages : une réduction des coûts, un gain de temps, une amélioration de la gestion documentaire… Des arguments qui ont convaincu IBM France, doté d’une organisation multi-sites, de passer à l’acte. « Nous disposons, dans notre groupe, de populations détachées dans différents pays, donc avec des paies spécifiques, mais également des gestionnaires RH et paie géographiquement éclatés dans l’Hexagone. Pour faciliter les accès aux dossiers de nos 12 000 salariés et éviter les erreurs dans leur gestion, nous avons décidé, en août 2005, de les numériser », raconte Jean-François Pothée, ancien responsable paie. Plutôt que de réaliser, en interne, la gestion électronique de ces documents, le groupe l’a confié à Gestform. « Comme nous étions novices sur le sujet, nous avons retenu un prestataire avec une compétence dans la confidentialité et la sécurité ». Un choix qu’IBM n’a pas regretté. « Nous avons eu un audit fin 2005. La numérisation des dossiers nous a permis de retrouver facilement les documents nécessaires. Quant à nos gestionnaires de paie, ils n’ont jamais souhaité revenir en arrière. La liberté d’accès à l’information les a tellement convaincus que les autres équipes RH ont souhaité dématérialiser leurs documents. Un projet que nous avons mené en 2006 », se souvient-il.

Le plan de classement : une étape délicate à relativiser

Fort de 102 000 collaborateurs, le groupe BPCE tire, lui aussi, un bilan positif de son projet de dématérialisation. Olivier De Zutter, responsable SI paie, se souvient notamment de l’élaboration du plan de classement, qui constitue la colonne vertébrale de l’outil de dématérialisation. Une étape redoutée par toutes les entreprises, « qu’il faut pourtant dédramatiser », selon lui. « L’enjeu consiste à réaliser une arborescence simple et complète, sans trop entrer dans le détail via des dossiers et des sous-dossiers, afin de faciliter le déplacement des documents par les gestionnaires », explique-t-il. Si cette étape s’est bien déroulée, celle concernant la conduite de changement a été plus chaotique pour le groupe bancaire. « Il nous a fallu réorganiser nos équipes pour savoir qui allait numériser les nouveaux documents entrants dans notre système d’archivage. Les responsables paie sont habitués à ne jeter aucun document. Le fait de les numériser et de s’en débarrasser définitivement sous la forme papier a été difficile pour eux », se rappelle Olivier De Zutter. Après plusieurs mois, ces derniers ont toutefois vu l’intérêt que pouvait apporter la dématérialisation dans leur quotidien. « Nous avons permis aux contrôleurs de paie de gagner du temps dans la gestion des documents et de se dédier à des tâches moins vides de sens. C’est sur ce dernier point, moins sur le gain de temps, que notre retour sur investissement a été, à nos yeux, le plus intéressant », insiste-t-il.

Aurélie Tachot