Dématérialisation des fiches de paie : 40 % des salariés du PMU déjà convaincus

Retour d’expérience.

Digiposte est né en 2010, suite à la publication du décret autorisant la dématérialisation des bulletins de salaire. Ce service de coffre-fort numérique privé et gratuit pour le salarié archive les fiches de paie et autres documents RH fournis par l’entreprise au format électronique. Le salarié peut par ailleurs librement utiliser l’outil pour stocker et conserver l’ensemble de ses documents numériques privés. Factures EDF ou relevés de banque, par exemple.

Objectif de PMU : un taux d’adhésion de 50 % d’ici fin 2013

Après une première phase pilote initiée début 2012 auprès de l’équipe RH, le dispositif a été déployé à l’ensemble de l’entreprise, service par service, sur la base du volontariat. Résultat à date : 40 % des collaborateurs ont souscrit au service. Les autres, reçoivent désormais leurs bulletins de paie version papier à domicile, au terme d’un parcours logistique totalement externalisé auprès de Digiposte. « Nous réfléchissions à une solution pour alléger la charge de travail du service RH qui préparait, distribuait, faisait les copies des bulletins de paie » explique Edith Boulinguez, Responsable de l’Administration du Personnel du PMU. Une tâche ingrate, qui avant la mise en place de Digiposte, occupait un employé du service 1,5 jour par mois, seulement pour la manutention. Contre deux heures aujourd’hui pour le suivi et le contrôle. La pérennité des informations électroniques -  pourtant garantie Digiposte - ou la nécessité d’avoir un ordinateur à domicile sont toutefois des freins identifiés côté salariés. « Nous pensons qu’il y a 10 ou 20 % de collaborateurs attachés au format papier qui resteront récalcitrants » reconnaît également Edith Boulinguez. Ce qui laisse toutefois une intéressante marge de manœuvre au PMU pour continuer à convaincre les sceptiques.

Quel ROI ?

« Digiposte a significativement réduit notre charge de travail, mais n’a pas généré d’économies sur les coûts de production » reconnaît Edith Boulinguez. Selon le PMU, le coût de mise en place serait pourtant « minime  », et la mise en place très rapide. « Nous avons signé en décembre ; le service était en place pour la paie de janvier » explique la responsable. Le service mensuel, en revanche semble davantage peser sur le budget de l’entreprise, le coût par fiche de paie étant généralement évalué entre 50 centimes et 1 €. « Que le bulletin soit généré en version électronique ou envoyé à domicile, cela nous coûte la même chose » précise Edith Boulinguez. Lors de l’appel d’offres, plusieurs services étaient en compétition. La caution du groupe La Poste en termes de pérennité des données aurait joué un grand rôle dans le choix du PMU, par ailleurs déjà client d’ADP depuis 1994. « Contrairement à d’autres solutions, Digiposte ne requiert aucune intervention humaine de notre part car le système est complètement intégré au logiciel de paie. En cas de problème, c’est ADP qui endosse la responsabilité. Jusque-là, cela fonctionne très bien » conclut le PMU.

Gaëlle Fillion