Gestion des temps : nouveau pivot du SIRH ?

Une entreprise de services est souvent amenée à gérer de nombreux profils de collaborateurs sur plusieurs dizaines de sites, avec une organisation du travail variable, des règlementations spécifiques, des accords sur les horaires différents selon les métiers, etc. C’est le cas d’ASF, filiale de Vinci, qui employait en 2011 près de 4800 salariés en CDI, 5300 en CDD et 2700 intérimaires à travers une centaine de conventions d’entreprises. Bref, un casse tête opérationnel et règlementaire que les applications de gestion des temps et des activités (GTA), se proposent de simplifier. L’enjeu : garantir l’homogénéité des règles métiers dans toute l’entreprise, tout en permettant aux équipes de terrain de procéder elles-mêmes à la planification des emplois du temps.

Affecter la bonne ressource au bon moment

Certes, une solution de GTA gère avant tout des hommes, mais elle doit aussi tenir compte des besoins propres de l’entreprise. L’objectif de CA d’un magasin ou le nombre de chambres occupées dans un hôtel par exemple. La GTA accompagne donc la fonction RH dans son rôle de business partner. « Le centre de gravité du SIRH est en train de se déplacer de la gestion administrative vers la gestion des temps » observe en effet Véronique Montamat, Directeur Conseil et Marketing de l’offre RH de Sopra Group.

La GTA au cœur des RH

Module indépendant de la suite RH de Sopra, Pléiades Temps & Activités gère une panoplie de process. Parmi eux, les contrats de travail, l’aide à l’embauche, mais aussi des tâches directement liées à la paie comme la gestion des absences, des CET, etc. Cette application accompagne à la fois la construction de plannings prévisionnels au quart d’heure près grâce à des indicateurs d’aide à la décision, mais permet aussi de gérer et corriger les plannings réalisés. « C’est un des outils RH les plus visibles au sein de l’entreprise » constate Véronique Montamat. De l’opérationnel RH qui gère quotidiennement les tableaux de bord, au manager qui conçoit les plannings et valide les absences. Du responsable RH au siège qui supervise et assure le support et la maintenance légale, au collaborateur qui procède à ses demandes de congés.

Les facteurs clés de réussite selon ASF

Déployer un système de gestion des temps n’est pas une mince affaire si l’on en croit l’expérience d’ASF. « Nous avons eu un go début 2010 pour remplacer notre système de GTA » précise Pierre Couvert, qui finalisait en octobre dernier la première phase de mise en œuvre de Pléiades Temps & Activités au sein de 12 sites pilotes, soit 150 salariés. Au terme d’un projet de près de 3 ans, qui s’explique notamment par la complexité de la structure, voici quelques conseils du Directeur des systèmes de gestion :

• Demander un engagement au forfait à l’éditeur

« C’est indispensable pour savoir où l’on va et pour préciser le périmètre en amont » assure Pierre Couvert. Près de 35 ateliers de travail ont en effet été nécessaires entre ASF et Sopra Group dans la phase de définition du projet. « Certaines fonctions de la GTA sont déjà assurées par les applications paie. Il faut donc arbitrer » ajoute-t-il. Il n’y aurait toutefois aucun problème à faire cohabiter deux applications distinctes.

• Assurer une bonne organisation entre la DSI et la DRH

Pendant la phase de test, les services DRH et DSI d’ASF ont travaillé de concert. « Plus de 1000 scenarii ont été préparés » indique Pierre Couvert. Les supports de formation ont par ailleurs été conçus en interne. « Entre octobre et décembre 2012, les sites pilotes ont saisi leurs temps en double » explique le responsable d’ASF. Le lancement officiel de la solution auprès de l’ensemble de la structure a en effet été décalé de quelques mois à la demande de la DRH, apparemment prise de court face à l’ampleur du plan de formation.

• Penser au transfert de compétence

« Nous souhaitons gérer en interne l’exploitation et la maintenance de notre outil de GTA » explique Pierre Couvert. Une indépendance précieuse acquise grâce à la formation de 2 personnes de la DSI.

Gaelle Fillion