BDES : les questions d’application soulevées par le décret
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Obligatoire depuis le 14 juin dernier pour les entreprises de plus de 300 salariés, la Base de données économiques et sociales (BDES) continue de susciter des interrogations. A l’occasion d’un récent webinaire, le cabinet de conseils Convictions RH a soulevé des questions sur la mise en application du décret qui, jusqu’ici, étaient restées sans réponse
Quelle est la sanction prévue en cas de non-respect des délais ?
Les entreprises de plus de 300 salariés n’ayant pas mis en place de BDES au 14 juin dernier risquent un délit d’entrave si leurs représentants du personnel décident d’agir en justice. Les personnes dites « physiques » encourent une peine d’emprisonnement d’un an et/ou d’une amende de 3750 euros. Cette sanction est multipliée par cinq pour les personnes dites « morales » (l’entreprise) « En parallèle, des dommages et intérêts peuvent être demandés par les parties lésées », précise Aurélie Jond, consultante senior chez Convictions RH.
Faut-il permettre aux salariés d’accéder à la BDES en dehors du temps de travail ?
Le décret du 27 décembre 2013 prévoit la mise à disposition permanente de la BDES. « Cela ne signifie pas que les entreprises ont une obligation de rendre la base accessible aux élus 24h/24 et 7j/7 », tempère-t-elle. D’après la DGT, la notion de permanence vise plutôt à rompre avec une transmission d’informations pas assez dynamique. Ce sont les entreprises qui fixent les modalités de consultation de la base, qui doivent permettre aux IRP d’exercer leurs compétences. En d’autres termes, « un accès libre à un ordinateur disposant de la BDES peut être suffisant », indique-t-elle.
La BDES doit-elle être déclarée à la CNIL ?
« Même si la BDES n’est pas nominative, certaines de ses données, plus confidentielles, peuvent l’être », nuance Aurélie Jond. C’est notamment le cas des informations échangées entre les DRH et les services financiers des entreprises à propos, par exemple, de la rémunération des dirigeants. Deux options s’offrent aux sociétés impactées par le décret : la première est d’anonymiser les données confidentielles, ce qui constitue un lourd chantier, la seconde est d’accomplir des formalités auprès de la Commission nationale de l’information et des libertés (CNIL).
Faut-il prévoir autant de BDES que de filiales dans l’entreprise ?
La réponse est non. Les grands groupes sont en droit de créer une BDES commune à l’ensemble de leurs filiales, « à condition que cette base fasse l’objet d’un accord avec les IRP concernés », prévient la consultante. Dans le cas d’établissements multiples, ce socle d’informations doit réunir les données centrales et les données spécifiques à chaque établissement. A noter qu’une entreprise incluse dans une Unité économique et sociale (UES) doit constituer une BDES au niveau de cette instance, non au niveau des différentes entités qui la composent.
Aurélie Tachot