Tribune - Comment optimiser au mieux l’expérience utilisateur de votre SIRH ?

Revue de cinq recommandations qui vous permettront d’améliorer l’appropriation de votre SIRH par les collaborateurs de votre entreprise.

1. Favoriser l’accessibilité

Votre SIRH doit être « accessible ». Les collaborateurs ont de plus en plus d’exigences en termes d’autonomie et de transparence. Favoriser leur accès aux principales informations RH est clé !
La mise en place d’une authentification unique permet d’éviter au collaborateur de devoir saisir à chaque connexion ses identifiants et mots de passe et limite le nombre de clics pour accéder au SIRH.  Il est également possible d’envisager l’insertion de liens de redirection qui pointent spécifiquement vers la page de l’outil souhaitée autre que la page d’accueil.
Au-delà de la facilité de connexion, il faut appréhender le SIRH de façon plus mobile et mener une réflexion autour de la notion de « digital ». Le SIRH 2.0 est en plein essor. Pour valoriser son outil, l’entreprise doit tenir compte de cette révolution. Le collaborateur souhaite dorénavant que le SIRH soit multicanal : lancer son cours en ligne via son smartphone, renseigner son entretien annuel sur sa tablette ou encore consulter à distance la synthèse de son dernier bulletin de paie.

2. Mettre l’accent sur la navigation

Le SIRH doit-être « navigable ». Le collaborateur ne veut pas perdre de temps à chercher les éléments… Dès la page d’accueil, les principales actions doivent être à portée de clics.
Les principaux outils du marché proposent aujourd’hui une configuration simplifiée de la page d’accueil avec l’utilisation de « widgets ». L’objectif est de pouvoir créer une navigation cohérente sur votre SIRH afin de permettre aux utilisateurs de trouver facilement les informations qu’ils recherchent.
En outre, parce que chaque utilisateur est différent, le contenu du SIRH visible par lui devra être personnalisé et dépendre de son profil (RH, Manager, Collaborateur…) ou de son appartenance à un groupe, un département, une famille professionnelle…

3. Travailler l’ergonomie

Le SIRH doit être « désirable ». L’ergonomie (la couleur, les images, les logos…) a beaucoup d’importance pour les utilisateurs et est un des leviers qui conditionnent leur envie de se connecter.
La personnalisation et l’appropriation de l’outil à votre entreprise sont primordiales. Il ne s’agit pas uniquement du logo inséré en haut de l’écran : l’identité visuelle et la cohérence avec les autres outils qu’utilise le collaborateur sont capitales.
La simplification de l’ergonomie de l’outil peut également passer par le développement de pages personnalisées en langage HTML afin de créer des pages dotées d’images en mouvement, de vidéos qui permettront d’effacer l’image « vieillotte » qu’on les collaborateurs sur les outils RH.  

4. Mettre à jour et/ou renouveler le contenu le plus souvent possible

Le SIRH doit être « crédible ». Évitez d’agacer ou décevoir les utilisateurs en laissant la même « news » pendant plusieurs mois.
 
Il faut le gérer de la même manière qu’un blog ou un site internet : le contenu (texte d’information, documents, catalogue…) doit être mis à jour très régulièrement afin d’assurer la fraîcheur des informations que l’on y retrouve. Il témoigne de l’activité et du dynamisme de la RH.

5. Construire une aide en ligne contextuelle

Le SIRH doit être facilement « utilisable ». Dans les entreprises, on constate souvent que les guides sont rarement consultés par les utilisateurs. Ils sont souvent trop complexes et pas assez lisibles. Les utilisateurs préfèrent appeler l’assistance que de rechercher la réponse à leur question dans le guide.

En revanche, l’aide en ligne contextuelle permet à l’utilisateur de retrouver directement l’explication sur la manipulation à effectuer, en quelques clics.

Si vous décidez d’utiliser ce type d’outil pour guider l’utilisateur dans l’utilisation de votre SIRH, préférez des vidéos de courte durée, très ciblées et efficaces, ou des encadrés qui apportent un guidage visuel sur les fonctionnalités.

L’aide en ligne doit refléter parfaitement les fonctionnalités que l’utilisateur retrouvera dans le SIRH. Le rôle de l’administrateur du SIRH est central : il fait vivre le SIRH et en assure sa maintenance. 

Conclusion

Un enjeu fondamental pour la réussite de votre SIRH : mieux écouter les collaborateurs, dialoguer avec eux, penser comme eux et les surprendre !
Ces quelques recommandations, non exhaustives, devraient vous aider à simplifier et fluidifier les actions dans le SIRH et en favoriser l’utilisation par tous, notamment par les managers et collaborateurs, qui sont des utilisateurs occasionnels.

A propos de l’auteur : Bérengère de MICCO
Après un parcours spécialisé en Ressources Humaines, Bérengère intègre le cabinet ConvictionsRH en 2011. Bérengère a été amenée à évoluer dans de nombreux contextes à forts enjeux stratégiques et à accompagner de grandes entreprises internationales. En intervenant sur des missions diverses comme l’aide au choix de SIRH, de refonte de processus RH, d’AMOA SaaS, de conduite du changement et plus récemment sur la définition et création d’un centre d’expertise partagé international pour la gestion administrative de la formation ; elle a ainsi acquis une expertise sur l’accompagnement d’universités d’entreprises et de directions de la formation en intervenant notamment au sein de groupes tels que Volkswagen Bank, PSA, Leroy Merlin et AXA.