Franprix adopte le SIRH Workday : « un vrai changement de paradigme de gestion IT et RH »

Franprix change de dimension avec le SIRH de Workday. Une véritable conduite de changement a été menée au sein de l’enseigne de grande distribution de Groupe Casino. Elle concerne ses 4000 collaborateurs.

« Désormais, avec ce nouvel outil, chaque employé devient acteur de sa vie RH », déclare Jonathan Goldfarb, Directeur recrutement, formation et digital RH chez Franprix. 

Ce retour d’expérience de déploiement de la plateforme est réalisé sous forme d’entretien croisé avec Laurent Homeyer, Industry Advisor Retail & Hospitality chez Workday.

« La plateforme unique Workday reprend l’équivalent du périmètre de ces 4 outils avec les données centralisées en un seul endroit mais partagées par l’ensemble des collaborateurs », évoque-t-il. 

Quels sont les contours de la collaboration entre Franprix et Workday ?

Jonathan Goldfarb : Notre point de départ a été 2023 car la maintenance de notre logiciel de paie Talentia arrive à expiration, ce qui impliquait d’adopter une nouvelle version. L’occasion pour nous d’aller au bout de la démarche en lançant un appel d’offres pour changer de prestataires. Nous y avons réfléchi dans le cadre d’une stratégie numérique plus large.

L’appel d’offres a été lancé en juillet 2020 et la signature avec Workday, le gagnant de la procédure, est intervenue le 31/12/2021. Nous avons adopté presque tous les modules de Workday, sauf celui du recrutement (nous conservons le nôtre).

C’est un projet colossal : nous avons décidé de déployer tous les modules sur l’ensemble des périmètres (magasins, entrepôts, fonctions support…) avec un lancement global réalisé le même jour pour tous.

La mise en production est survenue le 4 mais 2022. Ce projet d’entreprise a été porté par une équipe globale de 35 à 40 personnes - dont 8 à temps complet - avec une gouvernance multi-services intégrant la direction générale, la direction d’exploitation, la DSI, et la DRH.

L’implication dans ce projet a représenté 1,5 an, en collaboration avec notre intégrateur HR Path.

Laurent Homeyer : Workday se présente comme une plateforme unique qui suit l’ensemble du cycle de vie et la performance de l’employé (recrutement, paie, compétences, formations…). Nous mettons en place un core RH qui sert de fondation avec le référentiel employé et le référentiel d’entreprise.

Dans le core RH, Franprix a adopté six modules :

• compensation et gestion de la performance,
• gestion de la formation,
• GTA partiellement mise en place,
• gestion des talents,
• gestion de la paie,
• Advanced front pour la gestion des bonus et des revues.

Les services sont activés sur la même plateforme et ils sont tous opérationnels. C’est un choix : nous avons un réseau limité de partenaires d’intégration de Workday retenus pour leurs compétences. Cet écosystème maîtrise notre technologie, en sachant que tous les clients bénéficient de la même version de la plateforme Workday.

Avec l’appui de customer success managers (CSM), Workday accompagne le déploiement et s’assure à travers des points de contrôle qu’il n’y aura pas de problème d’intégration ou de performance.

Workday est le seul acteur sur le marché SIRH à s’engager sur les SLA en matière de disponibilité de la solution. Des pénalités existent si nous ne respectons pas les engagements.

Combien d’applications RH disposait Franprix avant la centralisation des services par Workday ?

Jonathan Goldfarb : nous avions amorcé les changements en digitalisant le processus de recrutement à partir de 2018. Nous conservons l’outil DigitalRecruiters [NDLR : acquis par Cegid en octobre 2022].

Parallèlement, nous avions 4 outils :

• paie,
• administration du personnel et GTA,
• formation,
• évaluation des talents.

Toutes ces services RH sont regroupés chez Workday, à l’exception de la GTA déjà bien en place dans les magasins et les entrepôts.

Comment se passe la migration du service de paie, qui constitue la brique la plus sensible ?

Jonathan Goldfarb : la transition est en cours et prend naturellement un peu de temps.

La différence se ressent surtout au niveau du back-office pour les équipes externes. Auparavant, nous étions dépendants de la maintenance et de la TMA. Avec l’outil Workday, nous avons à cœur de faire monter nos équipes en compétences pour qu’elles gagnent en autonomie comme la solution le permet.

Laurent Homeyer : la plateforme unique Workday reprend l’équivalent du périmètre de ces 4 outils avec les données centralisées en un seul endroit mais partagées par l’ensemble des collaborateurs.

Par exemple, les données d’un candidat au recrutement sont transmises directement à l’équipe en charge de la gestion des paie. Pour le cas d’un changement d’adresse d’un employé, les données sont rafraîchies et synchronisées de manière quasi-immédiate.

C’est un vrai changement de paradigme d’un point de vue IT et de gestion RH des équipes.

Pour le cas de Franprix, la méthodologie de projet de Workday prend tout son sens avec des maquettages successifs sur la semaine de lancement. Workday exploite plus de 500 processus (gestion RH, planning, finance) sur sa plateforme qui sont activés selon les choix du client. Les équipes prennent en main le logiciel en vue d’une acculturation, d’une prise en main et d’une maîtrise directes.

Jonathan Goldfarb : c’est une véritable conduite de changement qui a été menée avec Workday pour toucher 4000 collaborateurs et qui se poursuit. Avec ce nouvel outil, chaque employé devient acteur de sa vie RH. Il peut émettre en toute autonomie toutes ses demandes par le biais d’applications mises à sa disposition.

Pour les accompagner, nous avons combiné contenus pédagogiques (tutoriels et vidéos) et formation en présentiel. Cette démarche de co-construction a été menée tout au long du projet, y compris pendant le développement logiciel pour élaborer le design.

Auparavant, seule une base de 500 personnes (équipes RH et fonctions supports) avait la main sur les outils de gestion RH. Nous avons rajouté 3500 collaborateurs dans la boucle pour qu’ils accèdent directement à les services RH et transmettent pour leurs besoins individuels plus facilement et plus rapidement.

Laurent Homeyer : aujourd’hui, il est possible d’utiliser les solutions Workday à partir d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur. Cette approche multi-terminaux est pertinente pour Franprix, les managers et les employés de son réseau de magasins. Workday a démocratisé les outils RH à travers un self-service destiné aux employés.

L’objectif vers lequel Franprix tend est de digitaliser un certain nombre de process afin de gagner en performance. Néanmoins, comme dans toute transformation, il faudra être patient et nous avons encore beaucoup à accomplir pour y parvenir.

Quelques semaines après le déploiement, les scores d’adoption parmi les employés de Franprix sont importants : 65 % mais il faut continuer de travailler car celui-ci peut avoir tendance à diminuer.

Après la phase de déploiement du nouveau SIRH, quelles sont les prochaines étapes escomptées ?

Jonathan Goldfarb : nous apprenons progressivement à maîtriser et à stabiliser le nouvel outil. Nous n’avons pas eu le temps de voir les implications sur nos process et nous avons eu tendance à copier-coller les processus déjà existants dans le nouveau SIRH.

Il faut maintenant remettre à plat nos process pour vraiment tirer profit de la vraie puissance de la plateforme Workday.

(Extrait d’une interview diffusée sur News Tank RH le 12/12/2022. Pour consulter l’intégralité de l’entretien croisé, accédez à l’offre Découverte).