Pénibilité : état des lieux

1 - Pénibilité : que dit la loi ?

Promulguée par la loi du 20 janvier 2014, la mise en place du compte pénibilité est entrée en vigueur le 1^er janvier 2015. Quelles sont désormais les nouvelles obligations des entreprises ? Focus sur ce qu’il faut savoir sur le dispositif.

Pénibilité, mode d’emploi

Le compte pénibilité permet à un salarié qui est exposé à des risques définis par décret d’acquérir des points qui lui donneront la possibilité de bénéficier d’actions de formation (1 point = 25 heures de formation) afin d’accéder à un travail moins pénible, de réduire son temps de travail sans diminution de sa rémunération (10 points = 1 trimestre à mi-temps) ou encore de partir plus tôt à la retraite (10 points = 1 trimestre de droits à la retraite). « C’est la loi du 9 novembre 2010 sur la réforme des retraites qui a pris en compte et défini pour la première fois la pénibilité au travail », rappelle Mouna Elgamali, auditeur juriste au sein du cabinet conseil, Atequacy, spécialisé dans la gestion des risques professionnels.

Qui est concerné ?

Selon la circulaire du 13 mars 2015 : « Tous les salariés des employeurs de droit privé ainsi que le personnel des personnes publiques employé dans les conditions du droit privé ». Sont également concernés : « Les salariés titulaires d’un contrat de travail de type particulier tels que les apprentis ou les titulaires de contrats de professionnalisation ». Cependant, ne sont pas éligibles au compte pénibilité : « Les salariés affiliés à un régime spécial de retraite comportant un dispositif spécifique de reconnaissance et de compensation de la pénibilité, les salariés du particulier employeur et les travailleurs détachés en France ».

Quels sont les facteurs pris en compte ?

Depuis le 1^er janvier 2015, quatre facteurs de pénibilité sont pris en compte : le travail de nuit, le travail en équipes successives alternantes, le travail répétitif et les activités exercées en milieu hyperbare. Six autres facteurs entreront en vigueur au 1^er janvier 2016 : les manutentions manuelles de charges, les postures pénibles, les vibrations mécaniques, les agents chimiques dangereux, le bruit et les températures extrêmes.Pour évaluer l’exposition de ses salariés à la pénibilité, l’employeur doit croiser deux critères : « les facteurs de pénibilité applicables au type de poste occupé » et « l’exposition en moyenne annuelle du salarié sur le poste en question ». Cette mesure doit également prendre en compte les moyens de protection collective et individuelle mis en place par l’employeur comme les bouchons d’oreille contre le bruit, par exemple.

Pour chaque facteur de risque, des seuils et des durées d’exposition ont été définis dans le Code du travail (art D. 4161-2) :

- pour le travail de nuit, le seuil d’exposition est fixé à une heure de travail entre minuit et 5 h, pour une durée minimale de 120 nuits par an ;
- le travail en équipes successives alternantes implique au minimum une heure de travail entre minuit et 5 h, pour une durée minimale de 50 nuits par an ;
- le travail répétitif est, quant à lui, pris en compte à partir de 900 heures par an, dès lors que le temps de cycle est inférieur ou égal à 1 minute ou correspond à 30 actions techniques ou plus avec un temps de cycle supérieur à 1 minute ;
- les activités exercées en milieu hyperbare sont considérées comme facteur de risque lorsqu’elles concernent des interventions ou travaux réalisée sous une pression minimale de 1 200 hectopascals et répétées plus de 60 fois par an.

Quelles obligations incombent à l’entreprise ?

- Une entreprise ayant un ou plusieurs salariés exposés à un facteur de pénibilité doit reverser, au plus tard au 31 janvier 2016, 0,1 % de leurs rémunérations annuelles, et 0,2 % en cas d’exposition à plus d’un facteur. Ces taux évolueront au fil des années. En 2017, ils seront ainsi de 0,2 % pour les salariés mono-exposés et de 0,4 % pour les poly-exposés.A partir de 2017, toutes les entreprises, qu’elles soient concernées ou non par la pénibilité, devront reverser une cotisation équivalente à 0,01 % de leur masse salariale.
- Toute entreprise d’au moins 50 salariés ou appartenant à un groupe d’au moins 50 salariés qui emploie au moins 50 % de salariés exposés aux facteurs de pénibilité doit négocier un accord pénibilité.
- Une entreprise a désormais l’obligation de retranscrire et mettre à jour les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs au sein d’un Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUER). Cette évaluation doit comporter un inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail de l’entreprise.
- Enfin, pour chaque salarié exposé à un ou plusieurs facteurs de pénibilité, et ce quel que soit l’effectif de l’entreprise, un employeur doit rédiger, au plus tard au 31 janvier 2016, une fiche individuelle de prévention des expositions. Une copie de cette dernière devra en outre être remise au salarié concerné. 

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de l’entreprise ?

Toute entreprise ne respectant pas ses obligations se verra sanctionnée d’une pénalité financière : 1 500 euros par fiche erronée ou manquante et 3 000 euros en cas de récidive.

Et demain ?

Attention, en matière de pénibilité, rien n’est jamais acquis ! Sur la demande du Premier ministre, une mission d’évaluation, dont l’objectif est de faciliter la mise en place du compte personnel de prévention de la pénibilité, rendra sa copie en juin prochain et pourrait encore engendrer de nouvelles modifications.

Stéphanie Marpinard

2 - Pénibilité : panorama des solutions du marché

Si les petites structures pourront assez aisément se passer d’un outil spécifique pour la mise en place de la pénibilité au sein de leur entreprise, une gestion en mode artisanale risque d’être une véritable usine à gaz pour les grosses entités. Etat des lieux des solutions qui se font actuellement sur le marché…

« Si hier encore, la gestion des risques professionnels était l’apanage des directions Sécurité/HSE, la réforme de la pénibilité réintègre plusieurs acteurs autour des fonctions HSE qui doivent se mettre autour de la table : les directions RH et juridiques », rappelle Vanessa Plazanet, manager et responsable de l’offre pénibilité au sein de Convictions RH. Pour répondre à ce nouvel enjeu, il est donc aujourd’hui nécessaire de trouver une méthodologie et un outil qui conviennent à tous les acteurs. Pour se faire, « il est conseillé de faire un audit de l’outil existant afin d’évaluer comment sont gérés les risques professionnels dans l’entreprise », précise Vanessa Plazanet. Deux possibilités s’offrent ensuite aux entreprises : conserver le SIRH actuel et intégrer un module dédié à la pénibilité ou investir dans un nouvel outil SIRH qui pourra par la suite s’interfacer avec leur outil de paye. « La solution de gestion de pénibilité doit s’intégrer à un SIRH afin de ne pas traiter indépendamment les données liées au risque professionnel », conseille, pour sa part, Patrice Poirier, PDG de Sigma-RH.

Des solutions souvent incomplètes

Si de nombreux outils existent aujourd’hui sur le marché, beaucoup ne sont pas encore véritablement adaptés aux besoins des entreprises. « Certaines solutions très spécialisées vont répondre uniquement aux nécessités terrain des services HSE, et ne pas répondre aux attentes de la fonction RH, ni donner la vision macro nécessaire au Codir pour gérer ce sujet », regrette Vanessa Plazanet. Et d’ajouter : « A l’inverse, d’autres outils trop globaux vont s’adresser uniquement aux fonctions RH et ne pas être assez adaptés pour les fonctions HSE dans l’entreprise. » Malgré tout, quelques solutions, poids lourds du marché, telles que Sigma-RH, Preventeo, Winlassie ou encore Sopra HR, parviennent tout de même à sortir du lot. Leurs principaux atouts ? Traiter à la fois le sujet de la pénibilité, en répondant aux exigences réglementaires et aux besoins techniques et opérationnels des collaborateurs sur le terrain, des équipes HSE, tout en donnant une vision assez large type reporting aux fonctions RH.

Une mise à niveau du marché

Le marché des solutions de gestion de pénibilité devrait connaître d’importantes évolutions dans les mois à venir. « Le manque de clarté du gouvernement sur l’avenir du dossier pénibilité au sein des entreprises complique aujourd’hui la tâche des éditeurs pour être réellement opérationnels », explique Mouna Elgamali. Ainsi, alors que des logiciels sont arrivés sur le marché pour créer des fiches pénibilité, force est de constater que ces dernières pourraient rapidement être amenées à disparaître… « Les acteurs du marché ont cependant compris l’importance d’intégrer dans les solutions RH une partie sur la gestion des risques professionnels », conclut, pour sa part, Vanessa Plazanet.

Stéphanie Marpinard

3 - « La loi sur la pénibilité aura des impacts sur les trois grands thèmes du SIRH : la paie, le RH et la GTA », Karine ZERAH de Cegedim SRH

Acteur incontournable du marché des solutions et des services RH, Cegedim SRH se devait d’accompagner ses clients dans la mise en place du compte personnel de prévention de la pénibilité. A cet effet, l’éditeur a mobilisé très tôt ses experts pour apporter des solutions adaptées. Karine ZERAH, Responsable du service juridique au sein de Cegedim SRH, fait le point sur la question.

Qu’est-ce que l’intégration du compte pénibilité va changer au sein des entreprises ?

Les entreprises concernées vont être sollicitées sur les différentes étapes de la mise en place de la pénibilité, mais également sur le suivi de la réforme. Le compte pénibilité va, en effet, permettre au salarié exposé à des risques de bénéficier d’actions de formation permettant de réduire son exposition, de diminuer son temps de travail sans conséquences sur sa rémunération, ou de partir à la retraite de manière anticipée. Il y a également un impact financier puisque le financement du compte pénibilité est à la charge de l’entreprise. Deux nouvelles cotisations sont ainsi prévues : l’une qui concerne uniquement les entreprises ayant des salariés exposés à la pénibilité, et l’autre qui touchera toutes les entreprises dès 2017.

Quels sont les atouts et inconvénients d’une telle mesure ?

Cette loi va, bien sûr, permettre une amélioration des conditions de travail des salariés exposés puisque les entreprises devront rechercher des solutions afin de diminuer le coût de la pénibilité. Il y aura également une incidence positive sur les accidents de travail et les maladies professionnelles qui devraient diminuer. Parmi ses principaux inconvénients, on peut lui reprocher une mise en place complexe et le fait qu’elle soit peu adaptée aux petites structures qui ont moins de moyens pour mobiliser des ressources.Nous attendons beaucoup de la mission mise en place par le Premier ministre qui présentera en juin 2015 ses propositions afin d’améliorer et simplifier les règles du compte pénibilité. L’autre inconvénient majeur est le coût du dispositif puisque selon le ministère des Affaires sociales, le dispositif devrait coûter 155 millions par an jusqu’en 2018 et atteindre 2 milliards en 2030.

Cette dernière aura-t-elle un impact sur le SIRH ?

Cette mesure aura bien évidemment des impacts sur les trois grands thèmes du SIRH : la paie, le RH et la GTA. En paie, en raison du déclaratif à effectuer, puisqu’elle engendre de nouvelles cotisations et un suivi de la pénibilité. Le logiciel de paie de l’entreprise doit ainsi permettre de produire une fiche de pénibilité. En amont, le service RH doit également analyser les postes à risques et identifier ceux qui sont concernés par la pénibilité. Enfin, un suivi GTA est nécessaire, voire indispensable pour les grandes entreprises.

Quelles sont aujourd’hui les solutions apportées par Cegedim SRH ?

Dès la parution de la loi, nous avons mobilisé nos équipes juridiques, de paie et de développement. Nombre de nos clients dans le secteur de l’industrie et retail sont fortement concernés par cette nouvelle mesure. Nous avons donc enrichi notre solution GTA qui permet désormais de mesurer la pénibilité réelle à laquelle sont exposés les salariés.

Nos clients ont la possibilité de renseigner directement un écran pénibilité mis à leur disposition ou encore d’intégrer un fichier extrait de TEAMS GTA.Après consultation avec nos clients, nous sommes allés encore plus loin en proposant une mesure de la pénibilité réelle des salariés en tenant compte des absences :Un écran dédié permettant de renseigner les périodes d’exposition et d’imprimer les fiches individuelles d’exposition a été mis en place.L’intégration des données en DADS, en DSN et GTA permet de conserver les périodes d’exposition et de contrôler les éventuels dépassements de seuils. Enfin, nous avons mis en place les cotisations et un état permettant le suivi des salariés exposés.

4 - Comment les entreprises s’adaptent-elles à la pénibilité ?

Alors que le compte personnel de prévention de la pénibilité est entré en vigueur le 1^er janvier dernier, les entreprises sont-elles aujourd’hui prêtes à affronter leurs nouvelles obligations ? Voici les 3 points à retenir du Baromètre Atequacy réalisé auprès de 200 entreprises françaises de plus 50 employés, entre le 27 février et le 20 mars 2015.

1.    Des entreprises encore mal informées

31 % des entreprises interrogées ignorent ainsi qu’elles doivent consigner depuis le 1^er janvier 2015 en annexe du DUER (Document unique d’évaluation des risques) le résultat de leur diagnostic pénibilité. Pire, près d’une entreprise sur deux ne sait pas que le compte pénibilité sera financé par une double cotisation.

2.    Des employeurs peu actifs…

Alors que 60 % des entreprises interrogées seraient concernées par une poly-exposition de leurs salariés aux 10 facteurs pénibilité en 2016, beaucoup d’employeurs font preuve aujourd’hui d’attentisme, principalement en raison du manque de clarté du gouvernement quant à la mise en place des modalités exactes de la réforme. Ainsi, 35 % des entreprises concernées ont négocié ou mis en place un plan d’action en 2015, alors qu’elles étaient 47 % en 2014. 

3.    … mais malgré tout équipés

70 % des entreprises déclarent d’ores et déjà disposer des outils nécessaires pour mesurer les conditions de pénibilité et identifier les salariés qui dépassent les seuils.

Stéphanie Marpinard

5 - 5 conseils pour gérer avec succès la pénibilité au sein de son entreprise

La difficile appréciation de certains facteurs de risque et les impacts du dispositif en termes organisationnels et financiers ont engendré ces derniers mois son lot d’inquiétudes chez bon nombre de chefs d’entreprises et de DRH. Tour d’horizon des bonnes pratiques à mettre en place pour se faciliter la tâche…

1. Instaurer le dialogue

« Il est essentiel de réunir autour de la table tous les acteurs qui sont concernés par la pénibilité », prévient Vanessa Plazanet. Le CHSCT, la médecine du travail, les organisations syndicales, voire même des inspecteurs de la CPAM qui ont pu se rendre dans l’entreprise suite à un accident du travail ou à une maladie professionnelle, sont des éléments clés dans l’appréciation de la pénibilité.

2. Découper des groupes homogènes d’exposition

« Une réflexion en amont est nécessaire sur le découpage que l’on souhaite mettre en place dans l’organisation des groupes homogènes d’exposition, ainsi que sur l’association des salariés à ces groupes homogènes », recommande Patrice Poirier. L’objectif est d’analyser les risques non pas pour un salarié défini, mais pour des personnes qui occuperaient ce poste de travail. Ainsi, quand un salarié évolue d’un poste à l’autre, il hérite des risques liés à ce poste. « Certaines entreprises décident de faire des analyses de risque individuelles, ce qui n’est pas la volonté d’origine du législateur », souligne Patrice Poirier. Un découpage intelligent permettra ainsi de réduire par la suite le travail des RH en limitant le nombre d’évaluations à une ou deux par an sur chacun des postes. L’utilisation des données intégrées au SIRH permettra, par la suite, un suivi automatisé.

3. Réfléchir à l’outil que l’on souhaite mettre en place

Avec l’entrée en vigueur de la loi, une grosse PME, dont une part importante des salariés sont exposés à la pénibilité, pourra difficilement se passer d’une solution. « Désormais, la traçabilité et la gestion des périodes d’exposition doit être parfaite et ne plus se faire de manière artisanale comme cela pouvait être le cas jusqu’à présent en travaillant, par exemple, sur Excel », rappelle Vanessa Plazanet. Avant de choisir l’outil le plus adapté, le DRH doit donc s’interroger sur ses besoins : « Souhaite-t-il uniquement une solution lui permettant de sortir les fiches de prévention ou désire-t-il aller plus loin afin de s’inscrire dans une logique de performance et piloter son absentéisme, ses accidents du travail, et ses maladies professionnelles ? »

4. Une analyse globale des risques

« Afin d’éviter un nouveau diagnostic dans un an, il est conseillé d’effectuer dès aujourd’hui une analyse globale sur les dix facteurs de pénibilité qui seront à prendre en compte en 2016 », explique Mouna Elgamali. Cette analyse poussée permettra en outre de mettre en place un document unique d’évaluation de risques parfaitement à jour, en recensant l’ensemble des risques présents en entreprise.

5. Anticiper les processus

Ultime conseil pour Patrice Poirier : « La mise en place de la pénibilité au sein de l’entreprise doit se faire dès aujourd’hui. Trop d’entreprises retardent encore les processus en se disant que l’échéance pour remettre les fiches de pénibilité est fixée au mois de janvier 2016. » Si l’intégration des données au sein du SIRH est assez facile à mettre en place une fois l’outil choisi, la partie organisationnelle risque en effet, quant à elle, de prendre plus de temps.

Stéphanie Marpinard