Tribune : Sous-estimer la phase de «  onboarding  » peut coûter cher, Frédéric Bastok

Un premier jour en entreprise se résume bien souvent à une rencontre avec les RH pour un long monologue, suivi du remplissage de formulaires. En somme, un contact purement administratif, alors que le salarié n’a généralement eu aucune nouvelle de son employeur depuis la signature de son contrat. Pas idéal pour favoriser l’ « engagement » du nouveau collaborateur.

Pourquoi une solution de onboarding ?

• Pour clarifier les process en réduisant les coûts administratifs
  Faute de coordination entre les services RH, les services généraux et IT, il n’est pas rare qu’un collaborateur arrive à son nouveau poste sans qu’un bureau n’ait été prévu pour lui, ni que l’informatique ne soit prête. Au-delà du malaise du nouvel employé, une entreprise peut-elle se permettre de payer quelqu’un à ne rien faire ?

Pour soigner son image employeur
Un collaborateur enthousiaste suite à son intégration ne manquera d’en parler à son son entourage, sur les réseaux sociaux, etc. L’inverse est vrai également. Trop souvent, le manager accueille la nouvelle personne de son équipe avec un speech de 30 secondes… pour ne la revoir dans un cadre formel qu’un an après lors de son évaluation annuelle. Dans plus de 60 % des cas, le nouveau collaborateur n’a pas d’objectifs formalisés durant les 6 premiers mois
Et donc pour réduire le turnover
Déçus ou frustrés par leurs premiers jours, certains collaborateurs préfèrent partir. Un échec pour l’entreprise qui a souvent beaucoup investi dans la phase de recrutement. Un processus de onboarding efficace peut considérablement réduire ces départs. Par exemple, depuis la mise en place d’un process d’intégration formalisé, l’entreprise américaine Hunter Douglas est passée d’un turnover de 70 % à 16 % durant les 6 premiers mois.

Le « onboarding » commence idéalement deux mois avant l’arrivée du collaborateur. Objectif : garder le contact en transmettant certes des informations administratives mais surtout en conservant un lien avec le futur collaborateur. C’est l’aspect socialisation du onboarding. Caler une réunion avec le manager pour définir les objectifs du nouveau salarié, lui donner accès en amont au réseau social d’entreprise, avertir les services concernés par son recrutement pour anticiper les démarches logistiques… Autant de process que des solutions informatiques se proposent aujourd’hui d’automatiser.

Résultat : à son arrivée, le collaborateur a déjà rempli la paperasse administrative et connaît l’organisation de son environnement de travail. Autant de temps gagné pour faire connaissance de manière qualitative et d’échanger autour de ce qui compte vraiment : les valeurs et la culture de l’entreprise.

A propos de l’auteur : après avoir cofondé MandrakeSoft (maintenant Mandriva), éditeur de solutions Linux, en 1998, Frédéric Bastok rejoint e-manation (maintenant Lingway, éditeur de solution de traitement des CV) en 2003 où il a en charge le marketing. En 2006, il quitte e-manation pour MrTed comme responsable commercial France.
Président d’Externeo, spécialiste du SEO appliqué au site carrière, de 2009 à 2011, il rejoint SilkRoad technology début 2011 comme Directeur des Services.
Il est aussi président de l’UNESSOR. Il vient de co-écrire un livre sur le SIRH aux éditions Vuibert.