Déploiement SIRH : les 7 points principaux d’attention

Ouarda Guergour dispose d’une douzaine d’années d’expérience dans le déploiement de SIRH, y compris à l’international, pour des clients grands comptes comme BNP Paribas, Air France, Vinci ou Clarins. Elle travaille en professionnelle indépendante à travers son cabinet Pivotpoint.

Dans une analyse réalisée pour RH Matin, Ouarda Guergour expose les principaux points de recommandation et de vigilance dans le déploiement d’un SIRH.

Elle explique également les différences de déploiements de SIRH (approche intégrée ou modulaire de type best of breed). Avec son regard très opérationnel, elle évoque aussi l’intégration de l’IA dans le SIRH et le pilotage de ce type de projet dans l’intégration

Déploiement SIRH : les points principaux de recommandation

Couverture fonctionnelle et adéquation aux besoins

Il existe des dénominateurs communs, peu importe le secteur d’activité et même les enjeux techniques. Néanmoins, le périmètre fonctionnel peut varier en fonction des besoins des organisations.

En France, l’aspect légal est très important : conventions collectives, accords de branches, accords d’entreprise, règles internes d’entreprise…

Toutes ces dimensions peuvent cadrer et structurer les pratiques de gestion RH comme la GTA qui nécessite des paramétrages spécifiques par exemple. Elles se répercutent sur les projets de développement de SIRH et leur complexité. Ces éléments doivent être pris en compte dès le démarrage du projet

L’étape du cahier des charges est essentielle : elle formalise les besoins fonctionnels et spécifiques attendus du futur SIRH.

On y décrit les processus RH cibles, les fonctionnalités attendues, les contraintes techniques, organisationnelles, légales et réglementaires. Ces éléments conditionnent le choix final de la solution. Aujourd’hui, la plupart des éditeurs SIRH ont une bonne connaissance du marché français, de ses pratiques RH et de son cadre légal.

Le cahier des charges doit prioriser les besoins critiques, notamment les paramétrages clés et les fonctionnalités indispensables. Il arrive toutefois que certaines exigences soient oubliées ou mal exprimées, et ne soient découvertes qu’après la signature du contrat avec l’éditeur.

Cette situation est fréquente. Des solutions de contournement peuvent généralement être envisagées. Et si l’intégration directe dans le SIRH s’avère techniquement impossible (ou trop risquée), il est toujours possible d’imaginer une solution externe ou parallèle, sans impacter la stabilité de l’ensemble.

Ce qu’il faut garder en tête, c’est qu’il n’existe pas de solution parfaite sur mesure. L’intégration standard d’un SIRH ne suffit pas. Il y a toujours un certain niveau de personnalisation à mettre en place en fonction des processus RH, des contraintes organisationnelles et des spécificités métiers de chaque entreprise.

Ergonomie et expérience utilisateur

Si le SIRH se révèle compliqué, il ne sera malheureusement pas utilisé par les employés. L’interface doit être moderne, intuitive, mobile, etc.

Les collaborateurs attendent une expérience similaire à l’usage d’une application grand public d’un téléphone.

Une bonne ergonomie assure une adoption par les managers, les équipes et les salariés. C’est un critère décisif à inscrire dans le cahier des charges. Une mauvaise adoption, c’est un échec et donc du gaspillage d’argent.

Budget maîtrisé et ROI mesurable

Un projet SIRH doit être perçu comme un véritable investissement, avec un retour sur investissement concret. Les entreprises évaluent le coût global (licences, implémentation, maintenance, formation, support) et s’attendent à des gains mesurables en efficacité et en productivité.

Cependant, les dépassements budgétaires sont fréquents.

C’est pourquoi je recommande systématiquement à mes clients de prévoir une marge de contingence de 10 à 20 %.

Les imprévus peuvent venir de l’éditeur, de l’intégrateur ou même de l’organisation interne. Cette marge permet de couvrir d’éventuels ajustements ou contournements non prévus initialement dans le cahier des charges.

Aujourd’hui, les DRH veulent pouvoir justifier leur investissement : combien d’heures administratives économisées ? Quelle réduction du turnover grâce à une meilleure gestion des talents ? Ces indicateurs doivent être anticipés dès la phase de cadrage pour aligner les objectifs business et RH.

Qualité du support client, accompagnement et fiabilité de l’éditeur

Pêle-mêle, on trouve son degré de disponibilité, sa réactivité, ses compétences, sa réputation, ses références clients, sa pérennité financière. Il faut prendre en compte d’autres critères comme l’accompagnement au déploiement, la capacité de mises à jour (suivi des évolutions légales RH à intégrer dans les logiciels).

Intégration et l’interopérabilité

Le SIRH doit être en mesure de se connecter avec l’ensemble des outils déjà existants chez le client (paie, badgeuse, synchronisation avec l’annuaire d’entreprise, etc) et interfaçable (jonction assurée avec d’autres logiciels par API ou middleware).

Evolutivité, modularité et innovation

Les entreprises regardent si le SIRH est flexible, facilement paramétrable, et modulaire pour ajouter des fonctionnalités innovantes ultérieurement. Il vaut suivre la roadmap produit du fournisseur de solutions et veiller à la capacité du SIRH pour exploiter de la data et l’IA.

Sécurité et conformité en termes de qualité des données

On le sait : les données RH dans un SIRH sont sensibles. Beaucoup de données personnelles circulent. Leur sécurité est non négociable. Il faut donc se montrer vigilant sur ce point, en exigeant des garanties auprès de l’éditeur (hébergement sécurisé, respect du RGPD, certification de type ISO…).

SIRH : approche SIRH intégrée ou best of breed

J’ai pu travailler sur des projets présentant ces deux approches :

Plateforme intégrée

Tous les modules sont intégrés dans un même système, un même éditeur, un même logiciel qui couvre tous les processus (paie, gestion des congés, recrutement, formation, etc).

• Principaux avantages : l’expérience unifiée pour les utilisateurs, des données cohérentes qui circulent sans rupture, moins de saisies multiples, un interlocuteur unique du côté de l’éditeur. Donc le client gagne en simplicité et en fiabilité au quotidien.
  
  
• Principaux inconvénient : la profondeur fonctionnelle. C’est un vrai reproche qu’on fait aujourd’hui aux outils intégrés type Workday, Oracle, ou SAP SuccessFactors. Le client peut être aussi amené à payer des fonctionnalités non utilisées. Il existe aussi un risque de dépendance technologique en ayant signé un contrat avec un seul éditeur.

Systèmes ou plateformes modulaires dit best of breed

Cette approche permet au DRH de constituer une mosaïque de services RH sur mesure avec une sélection de ce qui l’intéresse dans chacun des processus RH : un ATS performant pour le recrutement, un LMS spécialisé pour la formation, etc.

• Principaux avantages : cela lui permet d’aller en profondeur dans chacun des processus, d’avoir des fonctionnalités poussées permettant d’améliorer l’expérience collaborateur. Le SIRH, il faut le voir comme un service proposé aux employés en interne. C’est légitime d’exiger un UX moderne et encore récemment avec des fonctionnalités IA intégrées.
  
  
• Principaux inconvénients : le revers de la médaille, c’est l’intégration technique. Pour que ces solutions communiquent entre elles de manière fluide, il faut des interfaces comme des agrégateurs et des API. Cela nécessite du travail supplémentaire et cela peut générer des coûts cachés. Chaque module ayant sa propre UX, il faut accompagner les utilisateurs sur l’adoption de chaque outil. Il faut trouver des moyens d’unifier les usages SIRH dans cette mosaïque de services en évitant des entrées multiples.

Entre l’approche de déploiement de SIRH en mode intégré ou en plateformes modulaires, nous voyons des DRH qui ont besoin et ont envie de combiner les 2 approches : la solidité d’un socle unifié et la flexibilité d’outils spécialisés. Actuellement, on observe une augmentation d’un modèle hybride.

SIRH et intelligence artificielle

Aujourd’hui, il y a beaucoup de curiosités autour de l’IA. Les éditeurs rajoutent des briques progressivement et commencent à exposer des feuilles de route technologiques pour accélérer le rythme de l’innovation pour intégrer l’IA dans les SIRH.

Une vraie question se pose dans ce contexte : vos données sont-elles prêtes pour l’IA ? Il est impératif de travailler d’abord sur ces données avant d’attaquer l’IA. Sont-elles de qualité ? Sont-elles unifiées ?

C’est ce qu’on explique souvent aux clients qui s’y intéressent : il faut d’abord commencer par un audit de la gestion des données pour apprécier le degré de maturité avant d’envisager l’IA.

Une fois l’étape de la gouvernance et qualité data franchie, il faut définir les cas d’usage avec l’IA.

Celle-ci ne s’arrête pas au tri de CV et à la génération de réponses aux candidats. Aujourd’hui, on a envie d’exploiter l’IA au maximum à travers une expérience utilisateur et des parcours personnalisés pour des cas d’usages comme la rétention des talents, la mobilité, la formation personnalisée, etc.

Il faudra ensuite prioriser les projets IA en s’alignant sur la stratégie de l’entreprise, en prenant en compte les contraintes techniques et en toujours en gardant en tête l’objectif d’un ROI opérationnel.

Pilotage des projets de déploiement SIRH

Il existe plusieurs parties prenantes essentielles à concilier :

• tous les responsables RH concernés (siège, filiales…). Tout dépend de la configuration du SIRH en cas de déploiement international,
• des représentants de la DSI et de l’IT,
• les équipes finance et IT et tout autre métier opérationnel nécessitant de consommer les données employés et qui peuvent encore donc être concernées par le déploiement du Core RH principalement.
• des sponsors côté RH, DSI et un chef de projet susceptible d’effectuer un reporting auprès du Comex. Ils sponsors ont un rôle clé dans déploiement d’un SIRH pour veiller au bon déroulement du projet, stimuler l’intérêt du projet au niveau groupe et réaliser le suivi auprès du Comex et débloquer le budget nécessaire au bon déroulement du déploiement SIRH.