Projet SIRH SaaS - Définir ses besoins

Dans ce nouveau guide pratique, découvrez tous les conseils et toutes les étapes clés  pour mener à bien un projet SIRH SaaS.

Souvent le début d’un projet SIRH SaaS rime avec la rédaction d’un cahier des charges. Cette étape est certes clé mais n’est, en aucun cas, la première. Il faut d’abord bien définir les besoins de son organisation. Quels sont les process existants ? Quels sont les besoins clés ? Comment y répondre ?

Connaître les process existants

Un projet SIRH SaaS ne part pas d’une feuille blanche. Il faut tenir compte de tous les process RH existants déjà. “Il est essentiel de prendre le temps de rencontrer tous les acteurs pour bien connaître leur façon de travailler” conseille Estelle Langlois, chef de projet SIRH chez Sisley. Cet audit de l’existant doit être très précis et donner lieu à une restitution écrite. “La validation de la synthèse écrite par les personnes interviewées évite tout malentendu par la suite” ajoute Estelle Langlois.

Recueillir les besoins

Une fois l’existant connu, arrive la phase d’expression des besoins. Les opérationnels doivent être consultés et donner leur avis. “Ce sont eux qui connaissent leur métier et ils mettent souvent le doigt sur les lacunes actuelles” remarque Estelle Langlois. Des réunions d’équipe peuvent être alors organisées. Elles donnent souvent lieu à des échanges riches. Les visions et les pratiques sont ainsi débattues avec conviction. Des points individuels sont également nécessaires. Chacun doit pouvoir s’exprimer en toute liberté et confidentialité. Cette étape donnera lieu à une synthèse écrite devant être validée.

Hiérarchiser les besoins

Tous les besoins ne pourront être satisfaits. Les outils SaaS ont fait des progrès colossaux, et même s’ils sont de plus en plus flexibles et paramétrables, des choix devront être faits. Pour préparer cette prise de décisions, il faut hiérarchiser les besoins et les fonctionnalités désirées. “Cette fonctionnalité sera-t-elle utilisée par tous ? Est-elle indispensable ? Peut-on arriver au même résultat en utilisant une voie plus rapide ? Voici les questions à se poser” illustre Estelle Langlois.

Les rapprocher des objectifs principaux

La direction d’une entreprise ne lance pas un projet SIRH SaaS pour la beauté du geste. Des objectifs business sont tout le temps associés à cette décision. Ces objectifs peuvent être :
- économiques : diminuer les charges de personnel sur un process ;
- qualitatifs : augmenter la qualité du service rendu aux managers et aux collaborateurs ;
- analytiques : avoir des outils de reporting puissants…

Il faut alors voir comment les besoins exprimés par les utilisateurs peuvent correspondre aux objectifs business donnés. Plusieurs scénarios peuvent être élaborés avec des atouts et des contraintes spécifiques à chacun.

Jouer la transparence

Cette étape d’expression des besoins a le mérite d’associer les opérationnels. Un formidable atout dans l’adoption future de la solution. Les utilisateurs sont ainsi associés au projet dès le départ et ils comprennent mieux son cheminement. Ils réalisent aussi les choix qui devront être faits dans le futur et le changement des habitudes qui en découlera sûrement. “La transparence est essentielle. Un spécialiste SIRH ne peut pas bien connaitre tous les métiers de son organisation. Il doit être à l’écoute et savoir partager ses réflexions” conclut Estelle Langlois.

Laurent Pilliet