Projet SIRH SAAS - Rédiger son cahier des charges
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Le cahier des charges diffère légèrement lorsqu’une entreprise se lance dans un projet SaaS. Quels nouveaux éléments prendre en compte ? Quelles parties prioriser une fois les besoins bien définis ?
Définir les fonctionnalités importantes
Cette démarche devrait aider par la suite pour le choix de la solution
« Parmi les besoins structurants de nos clients, nous leur proposons de cibler les fonctionnalités attendues », rapporte Olivier Laurent, directeur associé du cabinet Althéa Groupe. Ces quatre ou cinq fonctionnalités prédéfinies permettront de retenir un panel d’éditeurs sur une base non-discriminante.
Garder en tête la configurabilité
C’est une donnée importante du cahier des charges. Tout en sachant que l’outil SaaS reste un modèle standardisé, il faudra tout de même penser à la configurabilité de la solution et à son niveau de flexibilité. « Il me semble plus important d’étudier les questions sur le degré de paramétrage plutôt que les solutions en elles-mêmes », estime David Guillocheau, directeur associé du cabinet Talentys. Dans l’expression des besoins, le cahier des charges prendra alors davantage la forme d’un cas d’usage plutôt qu’une définition précise des fonctionnalités.
Formaliser des processus
Avec ses différents clients, Olivier Laurent a pris l’habitude de leur demander dès la phase du cahier des charges de formaliser des processus. Dans le futur, l’entreprise devra de toute manière intégrer les processus développés par la solution choisie. Autant qu’elle y réfléchisse déjà en amont. « Tous les projets qui se sont soldés par un échec comportait un problème d’alignement dans les pratiques », fait remarquer l’expert.
Identifier les niveaux de service
En fonction du domaine RH concerné, l’entreprise devra dans la rédaction du cahier des charges spécifier le niveau de service souhaité. Différents critères peuvent être pris en compte : le pilotage, l’utilisation de la plateforme, l’évolutivité de la solution, sa fréquence… Il faudra aussi définir le degré d’implication de l’éditeur. Supervisera-t-il la mise en oeuvre ? Passera-t-il la main à un partenaire pour les différents déploiements ?
Déterminer les conditions d’hébergement
C’est une des spécificités du SaaS. La question de l’hébergement devra également être traitée dans le cahier des charges. Quelles seront les exigences sur ce point ? Les données devront-elles être uniquement stockées sur le territoire français ? Qui aura accès aux données ? Et avec quel degré de sécurité ? Enfin, l’entreprise devra également s’assurer de récupérer l’ensemble de ses données une fois le contrat fini ou rompu.
Aurélie Le Caignec