Tribune - PME / ETI : 5 conseils pour concevoir et déployer votre solution en mode SaaS à l’international

Les solutions en mode SaaS rencontrent un succès croissant auprès des PME et ETI internationales. Plus flexibles que leurs ainées « on premise », elles n’en sont pas moins complexes à mettre en place. Revue de 5 conseils pour réussir.

Les « Petites et Moyennes Entreprises » (PME) ainsi que celles dites « de Taille Intermédiaire » (ETI) privilégient, en raison de leurs effectifs, un management plus direct et moins formel que les grands Groupes. Si une majorité d’entre elles continuent d’utiliser des outils de type « Excel » ou « Google apps » pour gérer les données de leurs collaborateurs ou suivre les entretiens de recrutement, certaines, internationales, décident de franchir le pas et d’opter pour une solution intégrée en mode SaaS (Software as a Service).

Comparée à une solution « on premise », celle-ci présente de nombreux avantages : un déploiement rapide, une maintenance et une exploitation réalisées par un éditeur, des mises à jour automatiques, une accessibilité via Internet et moins de dépenses liées à l’administration SIRH.

Pour autant, concevoir et déployer une solution en mode SaaS à l’international, dans une PME ou une ETI, relève toujours du défi : 6 mois pour mettre en œuvre un outil, 1 an pour obtenir de premiers résultats et un ROI (Return On Investment) de 3 ans maximum ! Le mode SaaS contraint donc les entreprises à adopter une approche différente en termes de pilotage, de conception, de déploiement et de conduite du changement.

1 - Tirer parti des bénéfices et des contraintes du mode SaaS

Le principal intérêt d’une solution en mode SaaS est de proposer des fonctionnalités « sur étagère » issues des meilleurs pratiques du marché. Communes à un ensemble de clients, elles sont enrichies régulièrement par l’éditeur, entre 3 et 4 fois par an. Une PME ou une ETI pourrait rencontrer des difficultés à intégrer des processus spécifiques dans un tel outil. Accepter de faire des « concessions fonctionnelles » et s’adapter à un outil, et non l’inverse, est souvent gage de simplification.

2 - Disposer de processus matures

Dès la phase de choix d’une solution en mode SaaS, il est essentiel de formaliser les processus qui seront couverts, à terme, par l’outil et de s’interroger sur leur optimisation éventuelle. Ceux-ci ont vocation à être partagés avec l’ensemble des entités, en particulier à l’international. Une telle démarche présente 2 grands avantages : faciliter le choix de la solution et accélérer les ateliers de conception avec l’éditeur.

3 - Sécuriser la contractualisation

La contractualisation avec l’éditeur doit requérir une vigilance toute particulière de la part de la PME ou de l’ETI. Seront analysés dans le détail : le contenu des services (assistance à la recette, formation de l’équipe projet…) ainsi que le niveau d’engagement pendant le projet et au-delà (délai de résolution des incidents, durée de la période de garantie…).

4 - Préparer la conception et le déploiement international très en amont

Pour réussir le déploiement international d’une solution en mode SaaS, il est nécessaire d’impliquer les filiales le plus en amont possible, si possible dès la phase de choix de l’outil (lors du test de maquettes éditeurs, par exemple). Il s’agit d’un véritable facteur d’adhésion.

5 - Mobiliser les sponsors et préparer la conduite du changement

Enfin, la réussite du projet sera grandement conditionnée par la capacité à mobiliser les sponsors (par la mise en place d’instances dédiées, de rencontres individuelles…) et à réaliser des outils de conduite du changement adaptés au mode SaaS (évolutifs tout en s’appuyant sur l’ergonomie « supposée » des solutions).

Aussi, la mise en place d’une solution en mode SaaS représente, pour les PME et les ETI à vocation internationale, un projet à la fois exigeant, complet et mobilisateur. Le résultat peut être à la hauteur des espérances en donnant une nouvelle ambition à l’entreprise tout en permettant à la fonction RH d’améliorer sa performance.

A propos de l’auteur : Diplômé de l’EDHEC et de Sciences Po Paris, Charles-Antoine est Manager au sein de ConvictionsRH. Il accompagne les entreprises (en particulier les ETI, à l’instar de Manitou et d’Adisseo) lors du choix et de la mise en place de leurs SIRH en mode « SaaS » à l’international. Certifié PMI-PMP, il les appuie également dans le pilotage de leurs projets.