Onboarding ou l’accueil des nouveaux employés

Dans le domaine de la gestion des ressources humaines, l'onboarding, terme anglais que l’on peut traduire en français par accueil ou intégration des nouveaux employés, désigne le processus qui a pour objectif de faciliter leur arrivée dans une organisation.

L’objectif est de les aider à s’adapter à leur nouvel environnement de travail et de les mettre en condition pour qu’ils puissent être productifs et satisfaits dans leur poste.

L’onboarding fait partie de la famille des modules RH, exploité de manière intégrée dans des SIRH ou en accès autonome, intègre plusieurs dimensions.

Avec l’implication active de la DRH, elle a vocation à réduire le turnover, améliorer la satisfaction des employés et favoriser leur engagement à long terme.

Pre-boarding : préparation avant l’arrivée

L’objectif est de :

• Préparer les formalités administratives : contrat de travail à signer, création du dossier employé…
• Pré-installer le poste de travail : matériel (ordinateur, téléphone, etc.), accès au système d’information et outils et logiciels utilisés dans l’entreprise comme la messagerie,
• Gérer la communication : envoi d’un e-mail de bienvenue avec des informations pratiques (heure et lieu de rendez-vous, contacts internes…),
• Informer les membres de l’équipe.
• Etablir un premier planning pour les premiers jours : réunions, formations, présentations…

Phase d’onboarding le premier jour

Elle peut inclure plusieurs éléments pour favoriser une première bonne impression.

• Accueil personnalisé par le manager, le DRH ou un membre de l’équipe RH ;
• Présentation des locaux, des équipements, et des collègues ;
• Présentation de l’entreprise, de sa culture, de ses valeurs et de son fonctionnement.

Cross-boarding : accompagnement et suivi

L’onboarding peut être un processus progressive intégrant :

• La mise en place d’un système de parrainage ou de mentorat,
• L’instauration de réunions régulières pour faire le point sur l’intégration du nouvel employé,
• L’évaluation des besoins en formation complémentaire,
• L’intégration sociale avec l’organisation de moments de détente en mode afterwork pour faciliter les interactions entre collègues ou la participation à des activités annexes au sein de l’entreprise.

Offboarding : accompagner le départ d’un collaborateur qui quitte l’entreprise

Si la phase d’onboarding est importante en amont, celle d’offboarding l’est tout autant en cas de départ d’un collaborateur : résiliation de contrat, démission…

Quelles que les soient les circonstances de départ, il est important de prendre quelques précautions :

• Bonne gestion administrative du dossier RH par le DRH pour fin de suivi opérationnel,
• Transition avec les équipes pour les dossiers en cours,
• Coupure des accès au SI et services numériques.