Responsables formation, partez à la chasse aux coûts !

Mutualiser les achats de formations

Augmenter la qualité des formations tout en réduisant les coûts. Sur le papier, ces deux objectifs semblent contradictoires. Il paraît, par exemple, difficile de réduire les coûts de gestion tant les achats sont éclatés, du fait de la diversité des acteurs et des disciplines abordées. Pour réconcilier ces deux enjeux, Place de la Formation suggère de mutualiser les achats de formations et d’ainsi bénéficier d’un volume d’achat supérieur, donc de réductions substantielles. « La centralisation des achats de formations entraîne une réduction moyenne des coûts d’achat de l’ordre de 15 % », écrit Jérôme Lesage, PDG du groupe. Sans compte les économies en matière de gestion administrative.

Réduire le panel des prestataires

Pour simplifier la gestion de la formation tout en réduisant les coûts, certaines entreprises choisissent de créer un guichet unique de commandes en faisant appel à un commissionnaire à l’achat. Concrètement, cette option permet de ne référencer qu’un seul prestataire qui est, lui-même, chargé de référencer les autres fournisseurs. « Par ce mécanisme, les directions achats réduisent leur panel de manière drastique sans affecter la liberté de choix de la direction formation qui peut, par l’intermédiaire du commissionnaire, contracter avec tout prestataire », explique Jérôme Lesage. Les économies estimées sont de l’ordre de 12 à 15 % dès la première année.

Centraliser la gestion administrative

Les entreprises ne souhaitant pas se tourner vers les sociétés d’externalisation ont d’autres options pour centraliser leur gestion administrative. Dans son livre blanc, Place de la Formation prêche pour sa paroisse en citant les logiciels de gestion de la formation, qui permettent de dématérialiser les processus administratifs en octroyant les organismes de formation à téléverser les documents relatifs aux formations suivies. Passé les coûts d’abonnement de ce type d’outil, les avantages peuvent être nombreux. Notamment : une seule facture récapitulant toutes les actions de formation réalisées à traiter par mois. Des économies de temps, donc d’argent.

Piloter la formation par la performance

L’avantage d’alléger la gestion administrative, c’est que les responsables formation peuvent se consacrer à leur mission principale (et de loin la plus stratégique) : piloter l’activité formation de leur entreprise. Jérôme Lesage conseille d’aborder cette mission par le prisme de la « performance objective ». Tracer, par le biais d’outils informatisés, l’ensemble des données liées à la formation peut permettre aux entreprises d’identifier les éventuels coûts cachés. Volumes engagés, dispositifs financiers activés, modalités pédagogiques mises en œuvre, qualité perçue et réelle des formations… Autant de données qui méritent d’être a minima suivies, au mieux analysées.

Aurélie Tachot