Gouvernance d’entreprise : avec easyQuorum, les assemblées générales sont dématérialisées
Par Philippe Guerrier | Le | Workspace
Propriété depuis 2021 du groupe Wolters Kluwer, easyQuorum fait basculer l’organisation des assemblées générales des entreprises dans le cloud. Pour favoriser son adoption, elle compte sur Microsoft Teams.
Avec la période de Covid-19 qui a contrarié plus d’un déplacement professionnel, la dématérialisation des assemblées générales est une formule qui a connu une accélération de son usage.
« La principale difficulté avec la digitalisation des AG est liée à la rigidité des fondements de statuts juridiques qui peuvent remonter à 20 ou 30 ans et qui n’ont pas fait de mises à jour. Néanmoins, avec la période Covid-19 qui a accéléré le télétravail et le travail collaboratif, tout a évolué », indique Maxime Loiselle, directeur des ventes d’easyQuorum.
Apparue en mode start-up en 2016, acquise en octobre 2021 par Wolter Kluwers et intégrée dans son entité Legal Software, Legal & Regulatory, la solution de dématérialisation des AG et des conseils d’administration (board portal) est implémentée chez 650 clients, dont Natixis, Audiens et Qonto.
Exploitée sous forme d’une solution SaaS hébergée chez OVH avec la qualification SecNumCloud (référentiel de l’ANSSI garantissant la qualité et la sécurité de service) obtenue en 2020, easyQorum est une solution de dématérialisation des instances qui « facilite l’organisation et la tenue à distance des instances de gouvernance dans le respect des obligations légales ».
En 2022, plus de 3,5 millions de convocations ont été envoyées via easyQuorum et 1,5 million de votes a été réalisé depuis 150 pays.
« Les priorités d’easyQuorum sur le deuxième semestre 2023 sont liées aux attentes de nos clients et à la temporalité de notre marché :
- développements liés au workflow et au collaboratif pour l’échange d’informations entre les parties prenantes (organisateurs des AG, responsables et les participants de CA) ;
- consolidation de la V2 d’easyQorum intégrée dans Microsoft Teams depuis décembre 2022 dans une approche hybride », déclare Maxime Loiselle.
Digitalisation de toutes les AG, sauf celles des entreprises cotées
« 75 % des AG de nos clients se déroulent traditionnellement dans la période avril-juin. Nous accompagnons aussi les AG de fin d’année pour la consolidation des résultats », déclare Maxime Loiselle.
Rattachée à l’entité Wolters Kluwer Legal Software, Legal & Regulatory qui exploite le catalogue de solutions logicielles juridiques et de règlementation du groupe, la plateforme easyQuorum s’adresse d’abord :
- aux organisateurs d’AG, essentiellement les directions juridiques des entreprises.
- « 90 % du temps d’un juriste passe dans l’organisation d’une AG polluée par des tâches chronophages et 10 % est dédié à sa véritable expertise. Nous voulons changer l’approche d’organisation de l’AG et inverser cette tendance : prendre 10 % du temps à organiser une AG pour se dégager des 90 % de temps nécessaires. L’objectif final étant de passer le moins de temps possible dans l’organisationnel ;
- Nous ne traitons pas les AG des sociétés cotées car nous pourrions rencontrer des difficultés à identifier vraiment les véritables détenteurs d’actions de la maison-mère », indique Maxime Loiselle.
- aux actionnaires, associés et adhérents pour l’exploitation de la documentation institutionnelle et financière, le vote en ligne et la connexion vidéo en direct à l’AG (via Microsoft Teams, Webex ou Zoom).
Parallèlement, des déclinaisons easyQuorum sont commercialisées pour dématérialiser les conseils d’administration, les comités, les commissions, etc.
« La cible des DRH, qui prennent la main sur des réunions RH comme celles organisées avec des CSE ou des IRP, est une perspective de marché pour easyQuorum. Mais cela ne figure pas dans nos priorités. Nous nous concentrons sur la qualité de service pour les directions juridiques », indique Maxime Loiselle.
Principales fonctionnalités d’easyQuorum
- « C’est une plateforme qui a bénéficié d’un développement empirique. Elle a évolué en fonction des milliers de cas de figures rencontrés avec des paramètres avancés ;
- Nous accompagnons aussi des associations, des fédérations, des grandes banques, des industriels », déclare Nicolas Sarraquigne, directeur commercial France de la branche Wolters Kluwer Legal Software, Legal & Regulatory, qui commerciale easyQuorum.
Appels à des prestataires techniques externes
Des partenariats technologiques sont établis pour prendre en charge certains services connexes :
• pour l’envoi de courrier postal ou par e-mail pour les convocations d’AG ;
• la signature électronique ;
• la dématérialisation de la vie juridique des entreprises ;
• la dématérialisation et remplissage facile des registres obligatoires des sociétés ;
• l’envoi et le retour des bulletins de vote scannés et transformés en flux de données.
Intégration d’easyQuorum dans Microsoft Teams
Comment faciliter son acceptation par les entreprises ? easyQuorum se rapproche de leurs environnements numériques traditionnels.
En décembre 2022, un partenariat a été mis en place entre Wolters Kluwer Legal & Regulatory et Microsoft pour intégrer la solution de dématérialisation des AG et des boards sur la plateforme de visioconférence et de travail collaboratif Microsoft Teams (270 millions d’utilisateurs actifs par mois).
L’application easyQuorum intégrée à Teams permet d’accéder à ses fonctionnalités (accès à l’ordre du jour et aux documents, contrôle d’identité des participants, confirmation de présence, votes…), et toujours dans un environnement sécurisé.
