5 conseils pour réussir son appel d’offre SIRH

Mettre en place ou changer de système d’information ressources humaines : une tâche risquée, longue et coûteuse pour les services RH qui appréhendent souvent ce chantier tant il est complexe et stratégique. En la matière, mieux vaut donc savoir s’entourer des bonnes personnes. Une fois le plan stratégique posé, la gouvernance du projet définie, le cahier des charges validé, voici quelques bonnes pratiques recommandées par RHondemand.com pour aborder sereinement l’exercice délicat de l’appel d’offre.

1. Définir les critères de choix en amont

Ergonomie des produits, couverture fonctionnelle, solidité financière du partenaire, positionnement tarifaire, capacité d’innovation, modularité et facilité d’intégration… Quels sont les critères prioritaires pour l’entreprise ? La première clé d’un appel d’offre réussi relève de la capacité du chef de projet RH à lire les offres du marché à la lumière de ses propres enjeux stratégiques. En bref, avant de solliciter la masse d’éditeurs qui se bousculent au portillon, une analyse sur mesure du marché s’impose.

2. Consulter les éditeurs « en entonnoir »

Sur la base de cette étude préliminaire, un premier contact pourra d’abord être pris auprès d’une douzaine de prestataires pour recueillir des informations générales… et pré-sélectionner en connaissance de cause les 5 ou 6 éditeurs à qui l’on demandera de plancher sur l’appel d’offre. Seules 2 ou 3 propositions seront finalement shortlistées pour une soutenance orale.

3. Se méfier des démonstrations

Les éditeurs de SIRH sont généralement très éloquents lorsqu’il s’agit de présenter leurs solutions, parfois à juste titre. Toutefois, l’apparente simplicité et facilité de prise en main des outils en démonstration ne dit rien sur l’important travail préalable nécessaire, notamment en termes de gestion des données et de définition des workflows. En somme, prenez le temps de challenger les consultants avant-vente et ne faites pas votre choix uniquement sur la base d’une bonne première impression.

4. Faciliter les réponses et objectiver leur analyse

Pour éviter le casse-tête au moment de comparer les réponses à l’appel d’offre, le chef du projet SIRH pourra fournir un cadre de réponse commun fourni à tous les participants. Ce template devra toutefois être suffisamment large pour permettre à chacun des éditeurs de se différencier. La grille d’évaluation sur laquelle seront jugées les propositions devra également être définie en amont.

5. Entrer en négociation avant de faire son choix final…

Afin de bénéficier d’un argument supplémentaire pour faire pression sur le devis initial… Mais surtout pour obtenir des garanties de l’éditeur pressenti sur sa volonté de s’engager à long terme à vos côtés. 

Pour en savoir plus sur les étapes clés du processus de sélection d’une solution RH, le centre d’expertise et de ressources RHondemand.com a abordé la question en détail lors d’une intervention dans le cadre des

l’an dernier. Il commercialise par ailleurs des cahiers des charges et benchmarks des solutions et acteurs du marché SIRH actifs en France, au prix de 490 €.

Gaëlle Fillion