Nestlé prévoit de booster sa productivité RH de 30 %

Qui a dit qu’à 150 ans, il était impossible de se réinventer ? Le groupe Nestlé prouve parfaitement le contraire. En juillet dernier, à l’issue d’un appel d’offres, il s’est rapproché de PeopleDoc dans le cadre d’un projet de digitalisation RH qu’il souhaitait porter. « Nos méthodes RH n’étaient adaptées ni à nos effectifs, ni aux défis de demain, ni à l’image que nous souhaitions véhiculer auprès de la jeune génération », raconte Léo Castro, responsable paie et administration du personnel chez Nestlé France. Une problématique qui se traduisait, au quotidien, sous diverses formes. Notamment une, loin d’être anecdotique pour le groupe de 13 000 collaborateurs, répartis sur 23 sites en France et organisés en CSP (paie, gestion administrative…). « Notre dernier audit a nécessité l’intervention de quatre gestionnaires RH pendant quatre jours afin de trouver les documents demandés. Si nos documents avaient été numérisés, il n’aurait mobilisé qu’une personne et duré qu’une demi-journée », illustre-t-il.

Un déploiement en moins de six mois

Après avoir convaincu sa direction générale et monté une équipe projet, Léo Castro, a jeté son dévolu sur trois outils : PeopleDoc Entreprise, permettant de centraliser et gérer les dossiers salariés, PeopleDoc Signature, optimisant les démarches contractuelles grâce à la signature électronique et PeopleDoc Salarié, offrant aux collaborateurs un coffre fort numérique sécurisé. « Si nous avons choisi cet éditeur, c’est essentiellement parce que ses solutions étaient best of breed, c’est-à-dire uniquement dédiée aux RH, et non à la finance ou au management », explique le responsable paie. Une phase pilote auprès de 4 des 19 sociétés du groupe, qui a impliqué 3500 salariés, 55 professionnels RH et 170 types de documents RH, a permis à Nestlé France d’avancer pas à pas. « Après avoir mené une réunion de lancement en août, nous avons formé l’équipe projet en septembre puis les utilisateurs RH en octobre. Le go-live de PeopleDoc Entreprise a ensuite été en novembre et celui de la signature électronique et du coffre fort numérique en janvier dernier », raconte-t-il. Contrairement aux idées reçues, la mise en œuvre du projet n’a pas mobilisé l’équipe longtemps. « En temps cumulé, je pense que cela nous a pris 10 jours, étalé sur trois mois », confie Léo Castro.

La communication, facteur de succès

Les résultats suite à l’implémentation des solutions ne se sont pas fait attendre. « A l’issue de la première semaine, le taux d’adoption du coffre fort numérique était déjà de 20 %. Notre objectif est d’atteindre 50 % d’ici le mois de juin et ainsi d’améliorer notre productivité RH de 30 % », résume Léo Castro. A date, le groupe, qui a déjà numérisé plus de 61 000 documents, constate un gain de temps et une réduction de coûts. Ce succès, Nestlé, qui dénombre 1 GRH pour 500 salariés, le doit à son accompagnement des RH (via des formations individuelles) et sa communication. « Nous avons levé les craintes que les utilisateurs avaient autour du digital et du cloud, simplement en s’appuyant sur des exemples concrets de leur vie comme la déclaration en ligne des impôts », témoigne-t-il. Des affiches, des emailings ainsi que des spots TV en interne ont ainsi accompagnés le déploiement des solutions qui, si elles remportent le nouvel appel d’offres, pourraient être déployées à l’international.

Aurélie Tachot