Umanis opte pour une approche « data driven » de ses RH

Quels étaient vos enjeux en déployant Workday HCM ?

Umanis est une ESN spécialisée dans la data et les solutions métiers « data driven ». Elle est composée de 3000 employés plutôt jeunes - notre moyenne d’âge est de 36 ans - et très attirés par les nouvelles technologies puisqu’ils déploient, chez nos clients, des outils informatiques. Comme une partie de notre effectif est sur site et l’autre chez nos clients, il nous semblait primordial d’outiller nos ressources humaines avec des solutions mobiles, accessibles depuis une tablette ou un smartphone, dans une logique de self-service. Nous avons donc déployé la solution HCM de Workday en février 2019 afin d’améliorer l’efficacité de nos processus RH et paie. Cet outil nous permet aujourd’hui d’accéder à l’ensemble des processus RH en un clic, depuis la phase de recrutement jusqu’à la sortie du collaborateur, en passant par l’onboarding, la gestion du personnel, la paie… Seule la formation (la partie LMS) est gérée par l’outil de Talentsoft, car celui de Workday ne nous permettait pas d’intégrer des parcours de certification.

Quels résultats avez-vous obtenu ?

L’implémentation de Workday HCM nous a permis de simplifier, d’harmoniser et de faire converger l’ensemble de nos processus RH, dont la plupart était jusqu’ici gérée via un tableau Excel. L’équipe RH peut, par ailleurs, diffuser sa communication RH de manière plus efficiente, puisqu’elle s’affiche sur la page d’accueil de l’outil, qui est le point d’entrée de tous les utilisateurs. En juin, nous avons organisé notre première campagne de performance via l’outil puis, en septembre, notre première campagne de rémunération. Au cours de ces temps forts, la solution nous a permis de repérer et tagguer nos talents et de les suivre en leur proposant des formations. L’outil nous a également permis de donner une cible de rémunération en fonction d’un profil ou d’un type de compétences afin d’ajuster les différences de salaires constatées parfois en interne. En 2020, nous lancerons la seconde vague de campagne de rémunération, cette fois-ci en intégrant notre population de salariés touchant des parts variables.

L’outil vous permet-il d’avoir une approche « data-driven » de vos RH ?

L’accès aux données RH en temps réel nous aide à prendre des décisions plus éclairées. Nous connaissons en permanence notre effectif, notre taux d’absentéisme, notre turnover, les raisons de départ de nos talents, nos meilleures sources de recrutement… Grâce à cette approche « data-driven », nous savons par exemple que nous avons augmenté de 22 % notre taux de cooptation depuis le mois de février 2019, sachant que chez Umanis, la cooptation est une action de sourcing à part entière : 80 % des candidats amenés via la cooptation sont recrutés. Cette connaissance de la donnée RH est d’autant plus stratégique pour nous que nous embauchons des profils historiquement volatiles, dont la rémunération évolue rapidement. La solution de Workday nous permet par exemple d’ajuster les salaires de nos managers big data ou de nos data scientists en temps réel, en fonction de leur tension sur le marché.

Comment s’est déroulée la conduite du changement ?

Nous considérons que la valeur d’une entreprise repose sur ses collaborateurs. La conduite de changement était donc clé pour nous. Il s’est passé environ un an entre le choix de la solution et son déploiement en interne. Pendant ce laps de temps, nous avons organisé des ateliers avec notre fonction managériale, nos ressources humaines et Workday. Ces temps d’échanges ont constitué la clé de la réussite de notre conduite de changement. Une fois la solution déployée, nous avons également réalisé une vidéo de lancement pour présenter l’outil aux futurs utilisateurs. Aujourd’hui, 100 % de nos collaborateurs connaissent Workday HCM d’après notre dernière enquête mensuelle et 92 % se disent satisfaits suite à l’implémentation de l’outil. Nous constatons que nos 70 % collaborateurs se connectent à l’outil depuis leur smartphone et 30 % depuis leur PC, ce qui nous conforte dans l’idée que le critère de la mobilité était clé dans le choix de la solution.

Quelle suite souhaitez-vous donner à ce projet ?

L’implémentation de Workday a non seulement été l’occasion d’optimiser nos processus RH, notamment de diminuer le nombre de niveaux d’approbation, mais aussi de professionnaliser notre approche. Nous avons continué sur cette lancée en intégrant la signature électronique, afin que nos jeunes recrues puissent signer leur contrat de travail de manière électronique. Début 2020, nous mènerons d’autres projets. Nous prévoyons de développer un coffre-fort numérique pour que nos salariés puissent stocker, à vie, leurs documents personnels. Aujourd’hui, nous cherchons également à capitaliser sur nos données RH afin d’avoir des analyses prédictives sur notre gestion des talents, notre absentéisme, les risques psycho-sociaux… Nous estimons qu’il nous faut compiler cette data RH pendant deux ans pour que son volume soit suffisant et que son analyse nous permette de nous benchmarker sur le marché des ESN.