Onboarding : où en sont les entreprises ?

Une démarche d’onboarding dans les règles de l’art débute plusieurs mois avant l’arrivée d’une nouvelle recrue pour anticiper les démarches administratives et logistiques… et se termine un an après. Cela fait 10 ans que Silkroad, éditeur américain de logiciels gestion des talents, s’intéresse à la question. Son produit vedette s’appelle RedCarpet. Un nom idoine pour illustrer sa promesse : dérouler le tapis rouge aux nouveaux collaborateurs afin d’accélérer leur productivité, développer leur engagement et réduire le turnover.

Un process peu outillé au regard des enjeux

« Le onboarding, c’est comme M. Jourdain, tout le monde en fait un peu sans le savoir » observe Didier Bichon, VP EMEA de Silkroad. En effet, selon l’étude, 80 % des professionnels interrogés confirment qu’ils disposent d’un programme d’accueil et d’intégration pour leurs nouveaux collaborateurs. Mais ils sont tout autant à le considérer « perfectible » ou même « médiocre ». Seuls 47 % affirment d’ailleurs avoir mis en place des outils informatiques dans le cadre de cette phase d’intégration.  Alors que les 4/5^e des sociétés interrogées dans l’étude comptent plus de 500 salariés, on constate en effet que le métier des RH ferait plutôt appel à des solutions d’intégration artisanales, souvent perçues comme insatisfaisantes ou insuffisantes : le fameux livret d’accueil notamment, pour 64 % d’entre eux, ou un email de bienvenue à 31 %.

Réduire le « churn »

Premier enjeu du onboarding : développer d’emblée la socialisation de l’employé. Un facteur clé pour réduire le taux d’attrition, ou « churn » en anglais. Autrement dit ce pourcentage de collaborateurs qui désertent l’entreprise avant la fin de leur période d’essai. « Le coût brut du remplacement d’un salarié qui part au cours de sa première année est évalué entre 5 et 10 K€ » explique Richard Lac de l’Observatoire SIRH. « Quand on inclut les coûts cachés comme le temps de formation, le chiffre moyen généralement observé est de 27 K€ » complète Didier Bichon.

La dématérialisation du parcours d’intégration, et l’optimisation des process de back office sont deux autres objectifs. En somme, une meilleure fluidité entre les services concernés par le recrutement - RH, services généraux, informatique, accueil - grâce à un déclenchement automatique de tâches qui rappellent le nouvel arrivant au bon souvenir de tous. Lorsque le système demande son RIB au salarié, il est envoyé simultanément à la paie, à la mutuelle ou à la comptabilité pour les notes de frais par exemple. « L’Oréal a décidé de généraliser la démarche auprès de tous ses futurs collaborateurs, y compris les stagiaires et certains prestataires extérieurs  » explique l’éditeur. Le prix moyen d’un abonnement annuel au système RedCarpet est de 20 000 €. Plus un montant équivalent pour la mise en place. 

Et le off-boarding ?

Si l’ « embarquement » est au cœur de la démarche, ce que l’on pourrait qualifier trivialement de « débarquement » en fait également partie, avec tous les enjeux de réputation et de sécurité que cela comporte. Assurer le transfert de compétences, faire une copie des données avant de formater son ordinateur, caler l’entretien de départ, faire signer les papiers administratifs… autant de process qu’une solution logicielle peut accompagner au moment du départ du collaborateur. « Culturellement, les Français ont encore du mal à passer par des outils informatiques pour partir d’une entreprise. Alors que c’est très naturel aux USA ou au Royaume-Uni » conclut Didier Bichon.

Gaëlle Fillion