Indemnités journalières : KMSI ouvre un portail pour optimiser la gestion

Comment endiguer les risques de non-recouvrement par les entreprises des arrêts maladie auprès des organismes sociaux (comme l’Assurance Maladie) ? Avec son nouveau portail IJ disponible dans le cloud (SaaS), KMSI apporte une réponse inédite dans la digitalisation des services RH.
Cette société technologique, qui travaille avec les éditeurs SIRH traditionnels (ADP, Cegedim, Cegid…) et qui dispose d’un pôle informatique (Clariteam), connaît bien cette problématique de non-recouvrement à mi-chemin entre les RH et la paie. Elle en a même fait son cœur d’expertise auprès des grands comptes et des entreprises de taille intermédiaire.
Les responsables de directions RH et financières peuvent s’arracher les cheveux au regard de la complexité de la gestion des arrêts de travail, du volume des dossiers à traiter et du temps passé.
L’enjeu financier de recouvrement est important :

• pour une entreprise de 1000 salariés, elle peut représenter jusqu’à 300 000 euros soumis au délai de prescription de 27 mois (forclusion).
• En moyenne annuelle, une entreprise recense entre 19 et 20 jours d’absence maladie par salarié, relève Anne Verger, directrice de l’activité maladie chez KMSI.

Indemnités journalières : des circuits de versements à cerner

Au cœur du mécanisme figure les indemnités journalières (IJ), correspondant au revenu de remplacement versé par l’Assurance Maladie. Elles compensent la perte de salaire d’un salarié pendant son arrêt maladie. Il faut saisir le circuit de transmission : le salarié déclaré malade par un médecin (ou qui prend un congé maternité ou paternité) doit adresser un arrêt de travail à la fois à son employeur et à sa caisse de sécurité sociale.
Pour déclencher le versement des IJ de l’employé concerné, l’employeur doit transmettre une attestation de salaires au choix : 

• au site Net-entreprises.fr, qui fédère l’ensemble des déclarations sociales nominatives ou DSN (un système qui a été généralisé depuis janvier 2017) ;
• à un logiciel de paie certifié ;
• par courrier postal à la CPAM (Assurance Maladie).

Au-delà du circuit classique de versement des IJ, il faut prendre en compte le système de subrogation, qui maintient le salaire de l’employé en avançant les sommes prises en charge par l’assurance maladie (et les caisses complémentaires si besoin). Dans ce cas, le recouvrement des IJ auprès des organismes sociaux revient au duo DRH et DAF dans l’entreprise. Le service paie déclare les dates d’arrêt et les salaires via la DSN, le service comptabilité émet ensuite le règlement du salaire maintenu et encaisse les remboursements des CPAM.
Traditionnellement, le système de recouvrement des avances de trésorerie auprès des organismes sociaux est fluide via les flux DSN du site Net-entreprises.fr (gestion des déclarations sociales). Mais il peut se gripper aux dépens des entreprises. Au final, KMSI estime que 25 à 30 % des arrêts de travail ne sont pas remboursés automatiquement du fait d’anomalies diverses dans les dossiers.

Portail IJ :Optimiser la gestion des indemnités journalières

Pour assurer une gestion administrative optimale avec l’appui des flux DSN, KMSI dévoile son nouveau portail IJ de rapprochement automatique des indemnités journalières avancées en paie avec celles remboursées. Il propose un rapprochement quotidien entre les remboursements accessibles sur Net-entreprises.fr, les avances faites par l’entreprise et la banque.
Le portail IJ, hébergé en mode SaaS chez OVH, permet aux entreprises d’administrer cette gestion de manière autonome. KMSI y voit trois principaux intérêts :

• optimiser la gestion des IJ (avec la connaissance de l’ampleur de la créance et le recouvrement jusqu’à 100 % des montants avancés en paie) ; 
• accélérer les remboursements ;
• maîtriser plus efficacement la trésorerie de l’entreprise.Anne Verger explique la genèse de ce projet.

« Technologiquement, le portail IJ est un outil full Internet (SaaS) qui offre un service de rapprochements automatiques. Initialement, nous avons développé le portail lors de la sortie de l’offre IJ GOING (solution d’externalisation) en 2014 pour proposer des services attractifs d’un point de vue économique et conçus en France. C’était notre propre outil de gestion. De grandes sociétés ont souhaité en disposer car elles ne voulaient pas externaliser cette prestation de gestion des IJ. Elles ont envie d’être autonomes dans la gestion de leurs arrêts maladie. »
En guise de coulisses technologiques, Anne Verger précise : « Chaque nuit, le portail IJ se connecte au site Net-entreprises.fr pour télécharger automatiquement les bordereaux. Après lecture et analyse, le portail rapproche les IJ remboursés des IJ avancées en paie chez de nos clients. Tout se fait de manière automatique. »
Parallèlement, la société technologique, qui évolue entre la gestion de la paie et les SIRH, est aussi en mesure de se concentrer sur la proportion des 25 à 30 % des dossiers IJ non conformes qui nécessitent une action complémentaire. Elle peut y répondre à travers son offre IJ GOING, présentée comme la solution d’externalisation de la gestion administrative du recouvrement qui a « incubé » le portail IJ.

Covid-19 : « Le portail IJ a un lien infime avec l’actualité »

Côté client, l’accès au portail IJ est facturé à partir d’un coût récurrent mensuel en fonction de l’effectif. Ce qui aboutit à un coût par collaborateur et par mois (que l’on soit malade ou pas). « Fin décembre 2019, nous avons fait nos premières propositions commerciales pour l’IJ Portail. Nous avons des accords de principe en attendant la contractualisation. Ca avance bien », esquisse Anne Verger.
Ainsi, le volume d’arrêts maladie traités par entreprise n’entre pas dans les critères pour déterminer le prix d’usage. C’est un volet important que les entreprises vont scruter : en raison de l’épidémie du Covid-19 qui sévit actuellement, il faut s’attendre à une hausse du volume d’arrêts maladie qui sera généré en France et donc à une hausse du volume d’IJ à traiter. Eventuellement via le portail IJ qui est inauguré par KMSI.
« Le lien entre notre logiciel et l’actualité est infime. Le seul lien existant est une volumétrie d’arrêts maladie qui va être démultipliée, aussi bien pour des arrêts-maladie dit ‘traditionnels’ que pour des parents en arrêt afin de garder un ou des enfant(s) de moins de 16 ans », commente Anne Verger.