Guide pratique - Les règles d’or d’une paie réussie

Externalisation : le process est roi 

Envisager l’externalisation uniquement par le prisme de la réduction des coûts est une très mauvaise raison de faire ce choix. Vous gagnerez autant, voire plus, en optimisant l’efficience de vos processus qu’en externalisant. Et c’est justement le pré requis d’une bonne externalisation. « Si vous externalisez un dysfonctionnement, il n’en sera que pire, explique David Bellaiche, président d’Althéa Groupe, un cabinet de conseils RH et SIRH. Ce n’est pas à votre prestataire de gérer la complexité de votre organisation. Avant toute chose, il est important de rationnaliser vos processus. » Et Karim Quartier, associé chez Segeco Consulting, un cabinet de conseils dédié aux ETI et PME, de confirmer : «  la capacité du client à écrire son process et à le faire respecter en interne est essentielle. Avec l’externalisation, les systèmes fonctionnent selon des règles et des procédures fixes. Il faut se demander si l’on est capable de les respecter et à quel coût ? C’est une question de maturité de l’entreprise. »

Plus vous donnerez d’informations à votre prestataire, plus vous aurez une offre performante. Ce peut être le moment idéal pour rédiger un livre blanc sur votre fonction paie par exemple.  « La phase de choix du fournisseur et la contractualisation sont primordiales dans la réussite de votre projet, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un cabinet spécialisé, souligne David Bellaiche. La négociation contractuelle sur les points comme les niveaux de services et de responsabilités ou encore l’éventuelle reprise de personnel sont structurants. »

Maitrise et pilotage interne : les pré requis

C’est votre capacité à avoir les équipes nécessaires et à maintenir un niveau d’expertise suffisant dans un marché en constante évolution, avec les risques corrélés, qui sera déterminante. « Il faut s’assurer de pouvoir suppléer les compétences, autrement dit avoir au moins deux personnes qui maitrisent chaque spécialité », conseille Karim Quartier. Attention effectivement à ne pas mettre tous les pouvoirs dans les mains d’une personne qui serait la seule à maîtriser les processus. «  De bonnes relations entre la DRH et la DSI sont nécessaires, rappelle David Bellaiche. Assurez-vous des capacités de la DSI d’avoir une équipe dédiée pour la maintenance applicative et l’exploitation du SIRH ». 

Une parfaite maitrise de la législation est une incontournable pour éviter les risques de conflits et d’erreurs. Il faut donc veiller à maintenir un haut niveau de compétences sociales et juridiques en interne afin de se tenir informé des dernières évolutions en matière législative.

Enfin, qu’il s’agisse du choix d’un logiciel de paie ou d’un prestataire, envisagez la question du coût de façon globale. Autrement dit, prenez en compte non seulement la fonction paie mais aussi la gestion de temps ou encore l’administration du personnel. À vous de choisir la solution qui convient le mieux au fonctionnement et aux besoins de votre société.

Magali Morel