La Mutuelle Générale migre sa paie sur Workday

Flash-back. En 2016, la solution de paie de La Mutuelle Générale, « Zadig » d’ADP, arrive à bout de souffle. L’éditeur lui fait savoir que le produit ne serait plus maintenu d’ici un an et propose de basculer sur son offre « Decidium ». La mutuelle française, qui dénombre 1 800 collaborateurs, en profite pour faire une étude comparative des produits existants. « Comme nous devions de toute façon changer de solution, autant en prendre une plus moderne et moins chère », se rappelle Stéphane Gannac, directeur général adjoint en charge des ressources humaines. La Mutuelle Générale arrête son choix sur Workday pour la paie et la gestion du temps. Elle met en avant sa couverture fonctionnelle et son évolutivité, le groupe ayant la volonté de rationnaliser le nombre de ses outils RH. Il s’agit, par ailleurs, pour Stéphane Gannac, « d’une plateforme nativement digitale et non d’un produit traditionnel sur lequel on ajoute une couche digitale. » L’argument financier a fini de convaincre la direction générale. Avec un coût par bulletin passant de 38 à 15 euros, l’investissement sera rentabilisé en quatre ans et demi.

Un choix risqué

Retenir Workday était toutefois une prise de risque. Si l’éditeur américain est connu pour la partie «  front  » - la gestion des talents et la performance -, elle n’a alors pas de référence en France pour la paie. « Or, sur la paie, il n’y a aucun droit à l’erreur. La prise de risque était toutefois partagée. En tant le premier client français pour la paie, nous avons bénéficié d’un accompagnement exceptionnel de Workday. » La Mutuelle Générale demande néanmoins des gages à Workday. Elle obtient que les données soient stockées en Europe (Irlande) avec un back-up aux Pays-Bas. L’interface et la documentation étant en anglais, elle exige leur traduction. En ce qui concerne le passage au prélèvement à la source, elle demande que l’éditeur soit référencé par la DGFIP, l’Administration fiscale montrant une tolérance pour les entreprises utilisatrices en cas de problème. La mutuelle prend aussi un certain nombre de précautions. Avant la mise en production au 1^er janvier 2018, elle réalise deux paies à blanc, ADP fonctionnant en parallèle. Elle conserve aussi ADP en back-up durant le premier trimestre 2018. Enfin, le déploiement de la gestion du temps est décalé au 1^er mars.

Bulletin dématérialisé et badgeage virtuel

Pour accompagner le changement, La Mutuelle Générale met à la disposition de ses collaborateurs un grand nombre de supports : un guide pratique, un film en motion design, des vidéos mettant en scène les gestionnaires de paie. « Nous en avons peut-être trop fait, reconnaît Stéphane Gannac. Les employés ont surtout contacté la cellule d’assistance, ouverte de janvier à avril. En lui-même, l’outil est intuitif, ce qui facilite sa prise en main. » A ses yeux, ce qui a vraiment formalisé le passage au digital, c’est la dématérialisation du bulletin de paie, stocké dans un coffre-fort électronique hébergé par PeopleDoc et, plus encore, le badgeage virtuel. Les non cadres pointent virtuellement depuis leur poste de travail et non plus sur une badgeuse physique. Du côté des managers, Workday offre un accès aux informations RH en situation de mobilité pour notamment valider les congés.

Huit personnes à la paie utilisent Workday dont quatre pour l’administration, deux pour le contrôle et deux en interface avec les salariés. « J’ai souhaité qu’ils intègrent l’équipe projet en les remplaçant durant cette période par des intérimaires. Un projet de cette ampleur, ce n’est pas courant dans une DRH. On en voit tous les dix ans. Je souhaitais qu’ils soient partie prenante », raconte Stéphane Gannac. L’outil change le rôle même des gestionnaires de paie. « Leur mission est davantage dans le contrôle et l’analyse et non plus dans l’exécution. » Dans une logique de self-care, le salarié fait lui-même un changement d’adresse ou de RIB, simplement en envoyant les justificatifs dématérialisés. Ce qui évite un grand nombre de saisies pour le service paie.

D’autres déploiements en 2019

La Mutuelle Générale ne compte pas s’arrêter là. En janvier 2019, le module carrières de Workday sera déployé à la place de Talentsoft. Le stock d’entretiens d’évaluation a déjà migré. En mai, ce devrait être au tour du recrutement avec la signature électronique du contrat de travail et des avenants. Les recrues pourront remplir en ligne tous les documents administratifs avant même leur arrivée physique en entreprise. Pour les recruteurs, ce sera la possibilité de multiposter une offre d’emploi sur les jobboards.

En juin, La Mutuelle Générale devrait également déployer la revue du personnel dans le cadre du process d’augmentation des salaires. Chaque responsable de service se verra attribué une enveloppe à partir de laquelle il pourra faire des simulations, des propositions. Jusqu’à présent, le groupe procède par échange de clés USB et par simulation sur tableur. Enfin, en 2020, La Mutuelle Générale devrait placer la formation sur Workday. A terme, elle passerait ainsi de huit outils à deux, conservant Altedia pour la GPEC.

Xavier Biseul