5 conseils pour réussir la digitalisation de ses entretiens d’évaluation

1. Se poser les bonnes questions

Le tout digital ne doit pas être une fin en soi… Dans cette optique, il est important que la fonction RH se pose les bonnes questions avant d’entamer cette transformation digitale : Pourquoi digitaliser la campagne d’entretien d’évaluation ? Quelle en sera la valeur ajoutée ? Comment un outil digital pourra fluidifier l’ensemble des process ? « La digitalisation doit permettre d’être plus efficace dans la gestion, de perdre moins de temps sur la partie des tâches administratives, de préparation, de gestion du process des entretiens d’évaluation et de la revue d’objectifs pour laisser la part belle à la discussion managériale », rappelle Alexandre Imbeaux, chef de produit Poplee chez Lucca. Le premier écueil dans lequel il ne faut pas tomber est de vouloir digitaliser la relation manager-collaborateur.

2. Ne pas se tromper dans le choix de l’outil

« Si l’entreprise n’a pas encore de SIRH, je leur conseille de se tourner vers des SIRH qui proposent des outils de création de formulaires pour l’ensemble des rendez-vous RH. Pour celles qui possèdent déjà un SIRH mais qui considèrent que le module de management de la performance n’est pas assez souple, elles peuvent se tourner vers des solutions en SaaS telles que Elevo, Javelo ou encore Jemanage.com », met en avant Florence Martin, fondatrice d’Objectif Cube. Ces solutions, centrées sur le management de la performance, proposent des outils de création de formulaires qui permettent de créer une trame d’entretiens personnalisée et sur-mesure, correspondant ainsi à la culture managériale de l’entreprise. Autre critère essentiel : l’ergonomie. « Il faut choisir un outil que les managers et les collaborateurs vont avoir envie d’utiliser. Il doit être intuitif et facile à prendre en main », ajoute Alexandre Imbeaux. 

3. Investir sur la communication interne

Comme dans toute conduite du changement, il est essentiel de communiquer pour informer en interne de la mise en place de la digitalisation des entretiens d’évaluation. « Dans cette optique, il faut accompagner l’ensemble des collaborateurs comme les managers avec une communication simple, à travers par exemple une campagne d’affichage dans les couloirs, un mail explicatif, des brochures  ou une page web dédiée pour expliquer le fonctionnement de l’outil digital et délivrer des bonnes pratiques à mettre en place pour le bon déroulement de l’entretien d’évaluation », observe Florence Martin. 

4. Avancer pas à pas

« Si la façon dont on va gérer le process évolue, le cœur du process, c’est-à-dire la raison d’être de ces entretiens, qui est de se rencontrer pour faire le point sur l’évaluation des collaborateurs, leurs compétences et leur développement, ne change pas », souligne Alexandre Imbeaux. Il ne faut donc pas tomber dans le piège de tout vouloir changer en même temps : l’outil et l’usage. Il est conseillé de ne pas trop modifier la trame des entretiens et de conserver au moins pour la première année les mêmes questions, ce qui n’empêchera pas de la faire évoluer l’année suivante. La bonne pratique ? Appliquer le principe GAME (Globalement Au Moins Aussi Equivalent). « Il faut s’assurer que le process passe dans le Cloud, mais que le fond de la pratique métiers reste inchangé. Si l’on modifie complètement les règles au moment de la mise en place d’un outil, le process d’utilisation est vouée à l’échec car l’outil va être utilisé comme une excuse pour s’attaquer aux nouveaux process », précise-t-il. 

5. Impliquer les managers et les collaborateurs

« Nous recommandons aux DRH de crowdsourcer les questions et de mettre en place des ateliers avec les managers et les collaborateurs pour réfléchir aux sujets à aborder et aux réflexions à mener au cours de l’entretien annuel », déclare Alexandre Imbeaux. L’outil digital reste un moyen sur lequel il est important de ne pas tout miser. « Les entretiens et le sujet de la performance n’est pas un sujet RH, c’est un sujet pour toute l’entreprise, c’est pourquoi, il est important d’y impliquer les équipes managers et collaborateurs car c’est eux qui font vivre le processus », conclut le chef de produit Poplee chez Lucca.

Par Stéphanie Marpinard