SIRH mobile : où en est-on ?

1 - Solutions RH et mobilité : état des lieux du marché

L’ensemble des éditeurs RH sont aujourd’hui capables de proposer aux entreprises des solutions accessibles sur les terminaux mobiles. Mais la rapidité avec laquelle la technologie évolue représente un défi. Comment les éditeurs s’en sortent-ils ? Quels secteurs RH sont les mieux représentés en termes d’accessibilité ?

La mobilité est devenue un enjeu de taille pour tous les éditeurs RH. Et les prévisions de ventes mobiles en France ne font que le confirmer chaque année. En 2014, l’institut GfK table une nouvelle fois sur des ventes en progression avec 17,5 millions de smartphones et 8 millions de tablettes qui devraient être achetés par les consommateurs français. Selon Médiamétrie, 8 millions de foyers sont actuellement équipés de tablettes, soit 30 % des foyers français. Ces données illustrent à quel point les terminaux mobiles inondent la sphère privée pour mieux déborder dans la sphère professionnelle.

Un démarrage autour de la marque employeur

Dans le monde de l’entreprise, la question de la mobilité est arrivée progressivement et les éditeurs de logiciels RH n’ont pas été les premiers touchés par le phénomène : « L’émergence des smartphones a suscité moins de pression que pour les éditeurs de CRM. Dans la fonction RH, c’est arrivé un peu après, avec le marketing de la marque employeur », explique Jean-Luc Moisan, directeur avant vente EMEA chez Technomedia. Les premiers outils ont donc d’abord servi à attirer des candidats via un site carrière mobile afin de mieux refléter l’image d’entreprise innovante. La stratégie s’est depuis étendue à une majorité de sociétés comme l’illustre le responsable de Technomedia : « Le seul secteur qui fait l’unanimité dans les entreprises actuellement est dans le cadre du recrutement, notamment par l’intermédiaire de l’enregistrement des candidatures.  »

En d’autres termes, l’accessibilité mobile est encore loin de concerner tous les domaines RH dans les usages en entreprise mais cela progresse. Du côté de la formation, certains salariés peuvent désormais consulter facilement le catalogue sur leur smartphone et visionner de courtes vidéos. Dans l’évaluation des performances, les managers apprécient de pouvoir mener les entretiens annuels tout en rentrant directement leurs notes sur leur tablette. Et dans le secteur de la mobilité, n’importe quel salarié équipé de l’outil mobile adéquat peut accéder aux annonces de postes en tout temps, de n’importe où. 

Le degré de compatibilité

Une différence importante existe pourtant dans les solutions développées sur le marché. Certains éditeurs misent sur la simple compatibilité de leurs outils à l’ensemble des terminaux mobiles sans forcément prendre en compte la question de l’optimisation. D’autres travaillent davantage le design et l’ergonomie afin d’améliorer l’expérience utilisateur sur smartphones et tablettes. Enfin, quelques éditeurs réfléchissent à des applications natives disponibles sur les plateformes de téléchargement d’applications mobiles. Pour le directeur associé du cabinet Convictions RH, la nuance est importante puisque « plus de 85 % des consultations sur smartphones se font via les applications téléchargées.  »

La forte poussée du salarié usager

Pour résumé, les salariés s’attendent désormais à bénéficier d’outils aussi pratiques que ceux dont ils se servent en dehors du travail. Depuis quelques années, la grande tendance du SIRH mobile va donc vers la simplicité d’utilisation afin d’intégrer davantage de collaboratif dans l’ensemble des processus RH. « Aujourd’hui, trois types d’utilisateurs se côtoient : les utilisateurs occasionnels, les utilisateurs intermédiaires et les utilisateurs avancés. Tout cela est possible car la technologie a changé. Avant, concevoir différentes interfaces graphiques pour un même service était tout simplement impossible », explique Pierre Polycarpe, expert dans la gestion du capital humain chez Oracle.

Reste qu’il existe encore un écart important entre les solutions développées pour le grand public et l’offre SIRH existante. «  Les éditeurs vont devoir travailler sur des solutions encore plus proches des collaborateurs », juge Matthieu Laudereau. D’autant plus que la demande vers ce type de solutions devrait s’accélérer en interne à mesure que les salariés de la génération Y monteront en responsabilité et pousseront ces technologies. Jean-Luc Moisan en est convaincu : « À terme, les applications RH seront disponibles 24h sur 24 pour tous les collaborateurs de la société. »

Aurélie Le Caignec

2 - Trois exemples de solutions pensées pour un usage mobile

Peu répandues encore sur le marché, les outils RH disponibles via les plateformes de téléchargement d’applications mobiles se développent fortement. Ils répondent ainsi à des usages déjà bien établis. En voici trois exemples.

ADP Mobile Solutions en libre service

Remarquée par Matthieu Laudereau, directeur associé du cabinet Convictions RH, la solution ADP Mobile permet aux salariés des entreprises utilisant déjà les outils de l’éditeur américain de consulter leurs derniers bulletins de paie, poser des absences ou accéder aux actualités de leur entreprise à tout moment via leur smartphone. Un nouvel outil dont l’ensemble des clients ADP peuvent bénéficier à travers le monde et sur trois plateformes de téléchargement : iTunes, Android et Amazon. Depuis le développement de l’application en 2013, elle a été téléchargée 2,3 millions de fois. Côté sécurité, ADP Mobile Solutions est protégé par un identifiant et un mot de passe, les échanges sur le réseau entre l’appareil mobile et le serveur sont cryptés, les sessions se déconnectent automatiquement après un temps d’inactivité et les informations du salarié restent cryptées dans le cache du téléphone de l’utilisateur.

TalentSoft Mobile en marque blanche

L’éditeur français propose une application native permettant aux entreprises qui le souhaitent de bénéficier d’un véritable espace carrière mobile. Développé en marque blanche, l’application peut facilement intégrer le logo et la charte graphique de l’entreprise. « C’est purement du marketing RH », indique Joel Bentolila, cofondateur et CIO de TalentSoft. Les candidats intéressés par une entreprise peuvent donc accéder facilement aux aux actualités et aux offres de postes depuis leur smartphone, renforçant ainsi la relation entre les deux. Parmi les fonctionnalités propres au mobile, retenons le recours à la géolocalisation des offres d’emploi et la mise en place d’un système de notification permettant aux candidats de recevoir les dernières informations importantes.

L’accès aux données clés par Oracle Fusion Tap

En termes d’accessibilité mobile, le géant Oracle a été l’un des précurseurs lorsqu’il a sorti Oracle Fusion Tap en 2012. En partant de l’idée que les dirigeants et les managers avaient besoin d’accéder en tout temps, depuis n’importe quel équipement aux informations sur les personnes clés de leur entreprise, ils ont imaginé Oracle Fusion Tap. « Un mode hors ligne est également disponible puisque cela arrive souvent qu’on ne soit pas forcément connecté lorsqu’on en a besoin », signale Pierre Polycarpe, expert dans la gestion du capital humain chez Oracle. L’application s’adapte également au rôle du manager dans l’entreprise. Elle donnera alors l’accès à l’ensemble ou seulement une partie de l’organigramme, des projections de salaires, des données de performances sur le salarié qui intéresse le manager.

Aurélie Le Caignec

3 - Valoriser le travail : facteur clé de réussite

Des processus axés sur les personnes peuvent contribuer à se démarquer de la concurrence. L’optimisation des données relatives aux talents de votre organisation représente aujourd’hui un réel atout dans une « économie axée sur la personne ». Pour atteindre ces objectifs et créer de la valeur, vous devez disposer des bons outils, capables d’optimiser la prise de décision et de transmettre la bonne information aux bonnes personnes. Quatre domaines sont susceptibles de créer de la valeur pour l’entreprise.

Reprendre le contrôle sur le personnel

Reprendre le contrôle implique optimiser la visibilité et la capacité d’analyse en matière de coût, d’aptitude, de capacité et de qualité du personnel et utiliser cette information pour obtenir un avantage compétitif.A cet effet, les entreprises ont besoin d’un système unifié qui combine le système d’information RH principal, contenant les aptitudes et la capacité des effectifs globaux, les métriques de qualité provenant de la gestion des talents et les métriques de coût des systèmes de gestion de la rémunération, de gestion des dépenses et de gestion du travail.

Fidéliser, développer et utiliser les talents

Les organisations ne peuvent pas améliorer leur chiffre d’affaires sans accroître leurs effectifs. Toutefois, la concurrence pour trouver les meilleurs profils est rude. Le turnover des employés peut perturber la bonne marche de l’entreprise et entraîner des dépenses de recrutement et d’intégration significatifs. Il est donc essentiel que les entreprises trouvent un moyen de retenir les employés les plus performants et ceux qui occupent une fonction pivot, qu’elles créent des effectifs de réserve via des programmes de développement et s’assurent qu’ils sont utilisés le plus efficacement possible.

D’autre part, les entreprises se disputent les meilleurs talents. Chacune d’entre-elles doit s’efforcer d’identifier et de fidéliser les ressources les plus performantes, et constituer un vivier de talents dans l’organisation. En outre, une utilisation optimale de la capacité de chacune des personnes constituant la force de travail augmente la rentabilité de l’entreprise.

Comprendre la relation entre les facteurs de production et le résultat du travail

De nombreuses entreprises tentent désespérément d’acquérir une vision détaillée de toutes les tâches qui sont accomplies dans l’organisation et de la façon dont ces tâches sont liées aux objectifs stratégiques définis par l’encadrement.Pourtant, la gestion des tâches, des coûts et des objectifs de rentabilité accrue nécessite d’arriver à une vision claire, fiable et globale des différentes catégories d’intervenants -externes, prestataires et consultants- et des diverses composantes des dépenses liées au travail.Cela n’est possible que si l’on dispose de la visibilité nécessaire pour déterminer où et quand utiliser ce type de collaboration et combiner différents types de personnel pour réaliser un travail. En conséquence, les entreprises, comme leurs systèmes et processus, doivent être flexibles et évolutives, afin de s’adapter à la dynamique des affaires.

Gérer une entreprise flexible et évolutive

La variation des cycles économiques, l’arrivée de nouveaux concurrents, l’évolution des préférences des clients et l’essor des nouvelles technologies sont des facteurs, parmi d’autres, qui poussent les entreprises de toutes tailles à réagir rapidement pour rester dans la course. Les changements qui s’opèrent sur les marchés sont de plus en plus rapides et exigent une capacité d’adaptation prompte et continue. Expansions, contractions, acquisitions, cessions, modifications du modèle d’entreprise et organisationnel doivent tous être « digérés » efficacement et rapidement.Les processus RH doivent désormais permettre aux entreprises d’accroître leur chiffre d’affaires sans augmentation proportionnelle des dépenses. De plus, alors que la consolidation du marché continue, les entreprises doivent intégrer rapidement et efficacement les nouvelles acquisitions, grandes ou petites.Pour mesurer et optimiser la performance des talents de votre entreprise, téléchargez le livre blanc. Pour une démonstration des solutions de Gestion du Capital Humain de Workday, inscrivez-vous sur workday.com/fr

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4 - SIRH mobile : Les entreprises encore dans l’attente

Même si les éditeurs lancent de plus en plus de solutions mobiles et même si les salariés sont prêts à accueillir ces nouveaux outils, les entreprises font encore face à de multiples freins. Quels sont-ils exactement ? Pourquoi n’adhèrent-elles pas aussi facilement à cette idée de mobilité ?

Le frein technologique

Intégrer la question de l’accessibilité mobile dans l’entreprise implique de s’intéresser aux accès des uns et des autres aux informations RH en fonction de leur degré de responsabilité. Cette réalité peut constituer une première difficulté technologique pour la DRH et la DSI. À ceci s’ajoute bien évidemment la multiplication de l’équipement au sein de l’entreprise. Les données RH se retrouvent donc à de multiples endroits et circulent à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise. Pas facile à partir de là de créer un environnement aussi sécurisé qu’avant l’arrivée des smartphones et des tablettes (voir article à suivre).

Alors que certaines entreprises refusent encore catégoriquement d’ouvrir leurs accès en dehors de l’entreprise, d’autres se décident à un premier pas sur certains domaines RH comme le recrutement ou la formation. Elles sont plus hésitantes quand il s’agit de la gestion de capital humain comme l’indique une étude IDG menée dans plusieurs pays européens. On y apprend que les trois quarts des DRH n’étaient pas en mesure de fournir un accès mobile à leurs principales applications de gestion des ressources humaines et de capital humain. Et qu’elles étaient encore plus hésitantes lorsque l’entreprise optait pour le BYOD (Bring Your Own Device).

Le frein économique

Fournir l’équipement mobile aux salariés peut certes permettre à l’entreprise de maîtriser davantage la question de la sécurité des données. Elle représente pourtant un investissement important que toutes les entreprises ne sont pas prêtes à consentir. Reste le recours au BYOD pour les sociétés qui voudraient tout de même tenter l’expérience de la mobilité. Mais là encore, difficile de contrôler la sécurité sur les données RH lorsque la DSI n’a pas complètement la main sur les supports utilisés.

Le frein social

Certaines entreprises peuvent également se sentir mal à l’aise à l’idée que leurs salariés utilisent leurs temps en dehors du bureau pour effectuer des tâches qu’ils auraient pu faire durant leurs heures de travail dans l’entreprise. « Inciter à valider des demandes de formation chez soi peut être considéré comme une extension du temps de travail », donne en exemple Jean-Luc Moisan, directeur avant vente EMEA chez Technomedia.Mais de nombreux freins risquent aussi de tomber si la nécessité de service existe, comme chez les commerciaux. Dans ces cas-là, «  les entreprises n’hésitent plus à s’équiper », a pu observer le responsable de Technomedia.

Aurélie Le Caignec

5 - Accès mobile et sécurité : les bons réflexes de défense

Avec les terminaux mobiles vient forcément la question de la sécurité. C’est d’ailleurs la plus forte inquiétude des entreprises qui souhaiteraient bénéficier d’une plus grande accessibilité mobile de leurs outils RH. Mais quelle démarche devraient-elles entreprendre pour éliminer un maximum de risques ?

D’après Jean-François Beuze, fondateur de la SSII Sifaris, les dangers sont bien réels : « On a d’abord mis en avant les applications et les usages liés aux smartphones avant la sécurité. » Sans compter que les informations stockées dans les clouds des différents éditeurs attirent également l’attention des pirates. En 2010, une étude menée par Fortify révélait l’ampleur du phénomène. On y apprenait à l’époque que 12 % des pirates sondés s’étaient déjà introduits dans des clouds à des fins financières. Rien de rassurant. Pour mieux se prémunir, voici quelques conseils.

Réaliser un état des lieux

Avant de se lancer, il est toujours primordial de mener une réflexion globale entre la DRH et la DSI. Sur les conseils de Benoît Capitant, directeur d’unité opérationnelle du cabinet mc2i, les deux services en profiteront pour réaliser « un état des lieux de l’ensemble des applicatifs afin de voir ceux qui sont éligibles à un accès externe ainsi qu’un état des lieux des solutions proposées pour cet accès externe. Aujourd’hui, des solutions existent mais elles engendrent aussi des contraintes. » L’entreprise devra-t-elle prendre le contrôle sur le terminal mobile du salarié ? S’il ne lui appartient pas, cette stratégie pourrait s’avérer problématique. Elle peut également décider de contrôler l’accès aux applications mobiles. « Mais le niveau de sécurisation sera moindre », poursuit le responsable.

Effectuer des audits

L’audit est sûrement l’une des principales actions à mener pour se prémunir de risques d’intrusion dans les applications fournies par un éditeur. L’entreprise devra poser quelques questions à ce dernier. A-t-il déjà été audité ? À quelle fréquence ? Accepte-t-il de se faire audité une nouvelle fois ? C’est la stratégie qu’a choisi d’adopter l’éditeur TalentSoft : « Cela répond à toute une démarche faite d’audits en interne et en externe par des partenaires. Nos clients ont aussi la possibilité de réaliser tous les audits qu’ils veulent sur notre société. Cela représente un vrai travail continu puisque nos outils évoluent en permanence », rapporte Joël Bentolila, cofondateur et CIO. L’audit devra être capable d’analyser la sécurité à tous les niveaux : dans les datacenters, dans les réseaux et dans les applications.

Penser à la question de la responsabilité

Il sera aussi important de ne pas négliger les responsabilités juridiques en cas d’intrusion dans les données sensibles. L’entreprise et l’éditeur devront s’accorder là-dessus, notamment dans le contrat.

Former les collaborateurs

Le danger peut venir de l’extérieur mais également de l’intérieur. L’entreprise devra donc former l’ensemble de ses collaborateurs à la sécurité des données professionnelles, surtout s’ils utilisent leur propre smartphone. De nombreux conseils peuvent s’avérer utiles : ne pas stocker de données sensibles sur son téléphone, utiliser un mot de passe et une application de protection, ne pas travailler sur des tâches trop importantes alors qu’on est connecté sur le réseau wifi d’un lieu public…

Utiliser une application de sécurisation

Elle sera utile si l’entreprise opte pour le BYOD mais aussi si elle décide de fournir l’équipement tout en donnant aux salariés la possibilité de l’utiliser à des fins personnelles. « Thales a par exemple développé une application permettant de séparer vie personnelle et vie en entreprise. Ce type de produits pourrait être la solution pour sécuriser les smartphones et les tablettes », croit Jean-François Beuze.

Aurélie Le Caignec