SIRH : mode hébergé versus Cloud

1 - SIRH hébergé  ; : les points forts

Le mode Cloud, bien que très tendance, n’a pas encore réussi à détrôner le mode hébergé dans tous les process RH. Focus sur les principales raisons qui parviennent encore à convaincre certaines entreprises de conserver ce mode.

Ainsi, si les solutions Cloud sont majoritaires dans les domaines du recrutement ou encore dans la gestion des talents, cela est encore très loin d’être le cas dans le domaine de la paie par exemple. « La complexité de la paie est telle en France que les solutions Cloud ne peuvent pas fonctionner », justifie David Bellaiche, président du Groupe Althéa. Les multiples conventions collectives, les usages propres à l’entreprise et la complexité de la législation permettent donc au mode hébergé de conserver une place de choix dans certains process RH, paie comme gestion administrative.

Un mode sur-mesure

L’un des principaux avantages d’un SIRH en mode hébergé reste, en effet, sa capacité à s’adapter aux process internes de l’entreprise. « Ce mode permet de conserver son propre environnement et offre la possibilité de pouvoir s’adapter aux besoins de l’entreprise en proposant des développements spécifiques », explique Matthieu Laudereau, directeur associé de ConvictionsRH. Un mode hébergé permet également à l’entreprise d’avoir un meilleur contrôle de son système d’informations. « La réversibilité est assez simple à gérer puisque l’entreprise est propriétaire de son application dans une logique de mode licensing », ajoute Matthieu Laudereau.

Un gage de sécurité

Autre atout notable du mode hébergé : la sécurité des données. Justifiant une maîtrise de confidentialité des données, certaines entreprises choisissent de les conserver en interne afin de les sécuriser. L’entreprise reste alors maître de ses informations, puisque celles-ci ne quittent pas leurs serveurs. « L’hébergement des données est souvent un frein au mode Cloud bien que ces solutions offrent souvent de bonnes garanties », nuance tout de même Annabelle Girault, consultante chez Danae Conseil.

Une meilleure maîtrise des coûts à long terme

Si la réduction des coûts a été l’une des principales clés du succès des solutions Cloud ces dernières années, les économies sur le long terme restent encore à prouver… « Dans une grande entreprise avec un SI très important aux changements réguliers, il n’est pas évident que les économies réalisées avec un mode Cloud soient plus effectives sur le long terme », s’interroge ainsi Adeline Darnay, consultante chez Mc2i Groupe. Une réalité confirmée par David Bellaiche : « Si les solutions en mode SaaS permettent une réduction des coûts les six premières années, cette tendance s’inverse au profit du mode hébergé à partir de la septième année ».

Pas de disparition à court terme

Si les spécialistes du marché reconnaissent aujourd’hui une hégémonie du mode Cloud au sein des nouveaux projets SIRH, tous semblent cependant unanimes pour dire que cette omniprésence n’a pas encore signé l’arrêt de mort du mode hébergé. « Aujourd’hui, la maturité du mode Cloud n’étant pas encore totale et complète, certaines entreprises préfèrent rester sur des logiques hébergées », analyse ainsi Matthieu Laudereau. Et David Bellaiche de conclure : « Le mode hébergé ne devrait pas être amené à disparaître dans les années à venir car certaines fonctions RH nécessiteront toujours du sur-mesure ».

2 - La dynamique des solutions Cloud

Apparu au début des années 2000, le Cloud a su répondre aux exigences des entreprises en recherche de productivité et de maîtrise de coûts. En 2013, selon l’observatoire SIRH, 58 % des entreprises ont ainsi opté pour une solution en mode SaaS au sein de leur SIRH. Tour d’horizon des principales qualités qui font aujourd’hui son succès.Un déploiement rapide

En s’appuyant sur des méthodologies prédéfinies par des éditeurs et une conception technique réduite à des actions de paramétrages et de mise en place d’interfaces, le délai de mise en œuvre d’une solution Cloud est plus court que pour un mode hébergé. « Grâce à son interface Web et à son architecture, le paramétrage et le déploiement d’une solution Cloud pourront être réalisés en quelques mois », confirme en effet Annabelle Girault.

Une maîtrise des coûts

En reposant sur l’hébergement d’applications et leur accès à distance, le choix d’une solution Cloud réduit radicalement les coûts d’implémentation, d’exploitation et de maintenance. « L’éditeur prend en charge la responsabilité de l’infrastructure, mais également toute la maintenance de l’application », précise Thierry Mathoulin, directeur France chez Workday. Le paiement à la consommation offre également la possibilité de centraliser et de rationaliser les dépenses en fonction du niveau d’utilisation et de l’activité de l’entreprise. « Opter pour un SIRH en mode Cloud permet de réduire l’investissement de départ car on paye la location d’un service, on ne l’achète pas », rappelle Adeline Darnay.

Des mises à jour automatiques

L’un des principaux atouts d’un SIRH en mode Cloud reste sa capacité à évoluer. Les fonctionnalités sont, en effet, régulièrement enrichies par l’éditeur, en général de trois à quatre fois par an. « Le mode Cloud permet de mettre en place des montées de version très rapides qui ne requièrent que quelques heures. Les clients sont toujours sur la version la plus moderne de notre application », met en avant Thierry Mathoulin.

Simplicité d’usage, mobilité et internationalisation

Contrairement au mode hébergé, le Cloud ne nécessite pas d’intervention quotidienne des équipes IT. « Il est également plus intuitif, plus ergonomique et plus tourné utilisateur », ajoute Annabelle Girault. Autre atout non négligeable : son accessibilité. L’accès aux applications via les outils mobiles de type smartphone ou tablette est, en effet, aujourd’hui fondamental pour des salariés en situations de mobilité, et s’est généralisé grâce aux solutions Cloud. Enfin, à l’heure de la mondialisation, « les grandes entreprises internationales pourront plus aisément déployer leurs processus à l’ensemble de leurs filiales basées à l’étranger grâce au mode Cloud », conclut David Bellaiche.

Un avenir plein de promesses

Plus qu’un effet de mode, le Cloud a réussi en quelques années à s’imposer au sein de la sphère privée, comme professionnelle. En répondant aux enjeux des stratégies RH dans la plupart des entreprises, les éditeurs de SIRH en mode Cloud devraient donc se tailler la part du lion dans les années à venir. Seul frein au succès, la sécurité des données devra encore être éclaircie pour parvenir à convaincre les derniers réfractaires…

3 - « Notre taux de satisfaction client est inégalé dans le secteur puisqu’il atteint 97 % », Sabine Hageg

Leader incontestable des solutions Cloud RH et Finance dans le monde, l’éditeur américain Workday, qui souhaite renforcer sa présence en France, devrait y sortir une solution paie dès 2016. Sabine Hagege, responsable de la stratégie produit EMEA chez Workday, fait le point sur l’offre Cloud de Workday.

Pouvez-vous nous présenter l’offre Cloud de Workday ?

Workday propose une gamme de SIRH très complète et 100 % SaaS avec une gestion administrative, une gestion de la rémunération, une gestion des talents, sans oublier une offre de recrutement que nous avons livrée à nos clients en avril dernier. Le tout est complété par des solutions de planification stratégique (ou Workforce Planning) et, par une gestion des absences et une gestion des temps. Notre volonté a été, dès le départ, de proposer une application complètement unifiée, c’est-à-dire que l’ensemble des fonctionnalités et des modules partagent les mêmes fondations, s’appuient sur les mêmes données référentielles, permettant ainsi une analyse des données et un reporting en temps réel.

Qu’est-ce qui différencie votre solution de celle de vos concurrents ?

Workday est aujourd’hui le seul acteur du marché à proposer une solution unifiée, permettant à la fois de gérer les processus RH, d’effectuer l’analyse des données et de prendre des décisions, en temps réel, dans une même application qui est accessible à tous par le biais des terminaux mobiles. La satisfaction de nos clients et la relation que nous établissons avec ceux-ci sont réellement au centre de nos préoccupations. Notre taux de satisfaction client est ainsi inégalé dans le secteur puisqu’il atteint 97 %. Le fait d’avoir la même ligne de code, pour nous comme pour nos clients, nous permet à la fois de concentrer les investissements sur l’innovation et en même temps de collaborer très étroitement avec eux en les impliquant lors de la conception de nouvelles fonctionnalités.

Qu’est-ce qui motive aujourd’hui une entreprise à héberger son SIRH dans le Cloud ?

Les raisons sont nombreuses. Le premier facteur est bien évidemment le ROI : les coûts sont moindres, les temps de déploiement sont plus courts, les besoins en matériel sont moins importants puisque la solution est hébergée par l’éditeur… Le Cloud permet également aux entreprises de bénéficier en permanence des dernières innovations sans actions particulières de leur part. Les clients cherchent avant tout à avoir l’ensemble de leurs données facilement accessibles et exploitables, en temps réel, dans un seul système. D’autant plus, qu’aujourd’hui, la sécurité dans le Cloud n’est plus vraiment un problème.

Quels sont les objectifs et projets de Workday en 2015 ?

Nous allons continuer à travailler sur le développement de solutions paie pour l’Europe. Un module paie destiné au Royaume-Uni est, d’ores et déjà, prévu pour 2015 ; celui pour la France devrait, quant à lui, être disponible en 2016. Nous venons également de dévoiler un autre projet d’envergure lors de notre conférence utilisateurs qui s’est déroulée à San Francisco : les Insight Apps. Ces dernières viendront compléter l’offre RH et Finance de Workday sous la forme d’applications qui s’adresseront chacune à un besoin métier particulier. Les Insight Apps s’appuieront sur des algorithmes très pointus basés sur des données internes et externes afin de fournir des recommandations liées à la gestion des ressources humaines (ou financière). Elles pourront, par exemple, identifier le meilleur candidat pour un poste en fonction d’un certain nombre de critères ou encore, apporter des recommandations en termes d’évolution de personnes au sein de l’entreprise.

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4 - Scénarios de refonte de son SIRH : les points clés à ne pas oublier

Vaste chantier, un nouveau SIRH doit répondre à la politique globale d’une entreprise. La refonte de son SIRH nécessite donc de respecter certaines étapes et se prépare très en amont. Quelles sont les bonnes pratiques à respecter pour en garantir la réussite ? Voici quelques éléments de réponse. 

1. Définir la stratégie de gouvernance de son SIRH

Le projet de refonte doit s’inscrire dans les objectifs stratégiques de l’entreprise. Quelle valeur ajoutée ce système d’informations va-t-il apporter ? « La refonte doit être incluse dans la politique globale de l’entreprise car cette volonté de changement est un souhait de l’entreprise avant d’être un choix de services », analyse Adeline Darnay. Les phases d’analyses en amont de cette refonte vont donc être primordiales.

2. Réfléchir à son organisation et ses processus

La refonte d’un SIRH s’accompagne le plus souvent d’une refonte de ses processus. En optant pour le Cloud, l’entreprise devra, en effet, adapter ses process à la solution et non le contraire. « Comme la solution Cloud est standardisée, il faudra s’assurer que toutes les fonctionnalités dont on a besoin sont bien présentes dans l’outil », rappelle Annabelle Girault. Et David Bellaiche d’ajouter : « S’il n’y a pas de travail en amont sur l’organisation, sur la définition des enjeux et une réflexion sur les processus, la refonte du SIRH ira droit à l’échec ».

3. Calculer son ROI

Le ROI sur un projet SIRH doit se travailler dès les premières phases de cadrage. « Lors de l’analyse des modes opératoires, il est important de s’interroger sur la valeur ajoutée de son SIRH, comment gagner en efficience et en qualité », déclare Matthieu Laudereau. Cette étape permettra de bien déterminer son retour sur investissement, mais aidera également à définir les bons ingrédients de conception de son futur SIRH, en termes d’options de paramétrages. 

4. Accompagnement du changement

« L’accompagnement du changement est un élément clé puisque l’entreprise va modifier ses processus pour s’adapter aux produits », prévient David Bellaiche. La communication autour du nouveau système d’informations est, en effet, crucial car ce dernier ne touchera pas uniquement le quotidien de la fonction RH, mais également celui des managers, des dirigeants et de l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise.

5. Bien choisir sa solution

« Au-delà de la solution et de sa couverture fonctionnelle, c’est également le choix de l’éditeur qui est important car en adaptant vos processus à sa solution, c’est un peu les clés de la boutique que vous lui remettez », analyse David Bellaiche. Il est donc essentiel de connaître au préalable la vision et la stratégie de marché de l’éditeur. « Dans le cadre d’une solution Cloud, où l’entreprise n’est pas propriétaire d’un outil mais locataire d’un service, les aspects contractuels, tels que la réversibilité du contrat et les clauses financières, devront être passés au peigne fin », conclut pour sa part Annabelle Girault.

5 - Témoignage : « En adoptant un mode SaaS, l’entreprise se soumet à une transformation RH », Laetitia Léger, Alstom

Le 23 septembre dernier, Laetitia Léger, directrice SIRH au sein du Groupe Alstom, s’est vu remettre le Trophée SIRH dans la catégorie Développement RH pour l’optimisation de l’outil E-Talent Group. Pour Exclusive RH, elle a accepté de partager son expérience sur la mise en place réussie de son modèle de gouvernance dédié SaaS.

« Après un déploiement qui a duré deux ans pour couvrir 70 pays et des changements organisationnels en interne, nous nous sommes rendus compte que notre outil de recrutement E-Talent avait mauvaise presse auprès des utilisateurs », explique Laetitia Léger. Après avoir laissé l’outil en friche pendant quelque temps, la directrice SIRH décide donc de reprendre l’outil en main afin de le redynamiser. Son objectif ? Rapatrier la gestion de l’outil E-Talent Group au niveau SIRH en mettant en place une gouvernance dédiée SaaS.

Une refonte étape par étape

Après avoir recruté un chef de projet senior uniquement dédié à l’outil au sein de l’équipe SIRH, Laetitia Léger décide de remettre en place les upgrades de release qui avaient été abandonnés jusque-là afin de redynamiser l’application en termes de fonctionnalités. « Notre deuxième initiative a été d’organiser des sessions de workshop afin de discuter des améliorations potentielles avec les utilisateurs et ainsi créer une vraie dynamique entre le business et l’équipe SIRH », raconte la directrice. Afin de mener à bien son projet, cette dernière travaille en étroite collaboration avec son éditeur, Oracle. L’objectif est clairement défini : « Améliorer la perception de l’outil dans un délai très court avec des actions visibles, peu coûteuses et rapides ». A cet effet, des sessions d’optimisation sont mises en place à plusieurs mois d’intervalles avec les utilisateurs, puis avec le VP Talent Group dans le souci de définir sa vision et sa stratégie dans les mois à venir. « Le but était de déterminer les outils et les fonctionnalités qui pourraient lui être utiles afin de l’aider dans la mise en place de sa stratégie », précise Laetitia Léger. De cette analyse naît une road map permettant de déployer rapidement de nouvelles fonctionnalités. Enfin, pour une meilleure efficience, un changement du modèle de gouvernance est opéré : « Avec une solution SaaS et une ressource dédiée au sein de l’équipe SIRH, nous avons considéré que nous gagnerions en temps et argent en basculant les tâches de configuration de l’IT vers le SIRH. »

De nombreux bénéfices

Dix-huit mois après l’arrivée du chef de projet dédié à l’outil, le bilan semble positif. « Sur le long terme, nous constatons aujourd’hui d’énormes bénéfices en termes de réactivité et de coût, et nous bénéficions de retours très positifs sur les améliorations que nous avons mises en place sur l’outil », analyse la directrice SIRH. Et de conseiller pour conclure : « En adoptant un mode SaaS, plus qu’un changement d’outils, l’entreprise se soumet à une transformation RH. Afin de mener à bien le projet, il est essentiel de bénéficier d’un important sponsorship du top management qui devra aider à faire passer les messages clés et appuyer cette nouvelle vision de processus RH ».

Stéphanie Marpinard